Lựa chọn một kế toán hay phần mềm kế toán là câu hỏi quan trọng mà mỗi doanh nghiệp phải đối mặt ở một thời điểm nào đó. Việc thuê một nhân viên kế toán hoặc cài đặt một phần mềm kế toán đều có những ưu và khuyết điểm. Tuy nhiên, cũng có quan điểm cho rằng sự tiếp xúc chuyên môn của con người lớn hơn nhiều so với công việc do máy móc vận hành.
Để biết nên thuê kế toán hay cài đặt phần mềm, dưới đây là danh sách những ưu và nhược điểm của cả hai phương pháp.
Các kế toán viên chuyên nghiệp nhận thức rõ về mục tiêu của công ty và tình hình tài chính của công ty. Họ khá thành thạo trong việc hướng dẫn công ty về các vấn đề thuế và tư vấn cho cấp quản lý cấp trên về việc sử dụng quỹ hợp lý. Điều này không thể được thực hiện bởi một phần mềm.
Có một kế toán chuyên nghiệp có thể giúp công ty tiết kiệm thuế ở bất cứ đâu họ có thể. Kế toán sẽ có đủ trình độ để tìm ra các khả năng tiết kiệm thuế hợp pháp được Cục Thuế thu nhập cho phép kinh doanh.
Việc thuê một kế toán có trình độ tốt cho nhu cầu của công ty có thể khá tốn kém so với việc có một phần mềm kế toán. Ngay cả khi khai thuế đơn giản, tỷ lệ tính phí sẽ khá cao, tuy nhiên, nhiều kế toán tính phí theo giờ sẽ khá đắt, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ.
Nhiều công ty không kiểm tra lý lịch của nhân viên kế toán trước khi thuê họ và cuối cùng phải trả một khoản tiền khổng lồ cho một người thực tế không biết gì về chủ đề này. Doanh nghiệp cần kiểm tra lý lịch, phản hồi từ các nhà tuyển dụng trước khi thuê nhân viên kế toán vì họ sẽ giữ bí mật về thông tin nhạy cảm của công ty.
Đây là một trong những tính năng tốt nhất của một phần mềm kế toán. Tất cả các phép tính và báo cáo được tạo chỉ với một cú nhấp chuột. Tự động hóa giúp công ty tiết kiệm thời gian, tiền bạc và việc thuê lực lượng lao động để hoàn thành công việc. Một phần mềm kế toán phù hợp và đa năng cũng có thể chia sẻ thông tin với những người dùng khác thông qua thư hoặc bằng các cách khác nhau bằng các softcopies trong thời gian rất ngắn. Nó làm cho mọi thứ trở nên đơn giản và có tổ chức.
Đặc điểm cơ bản của bất kỳ hệ thống kế toán nào là nó có khả năng tích hợp với phần mềm có sẵn. Khi lựa chọn hình thức hạch toán thủ công và nếu có sự hợp nhất hoặc tiếp quản, thì công ty cũng phải chịu chi phí bổ nhiệm những kế toán viên làm đi ghi lại sổ sách kế toán nhiều lần để đảm bảo rằng các báo cáo theo đúng thứ tự. Tuy nhiên, với phần mềm kế toán, các sai lệch có thể được phát hiện một cách nhanh chóng. Không có thêm chi phí thuê thêm một lực lượng lao động để hoàn thành công việc. Khi hợp nhất, tài khoản của các công ty có thể được hợp nhất một cách dễ dàng.
Một phần mềm kế toán tốt sẽ cung cấp cho bạn hàng nghìn mẫu hóa đơn để bạn có thể thêm tùy chỉnh cá nhân của mình vào các hóa đơn mà bạn gửi cho khách hàng của mình, do đó tạo ra một môi trường thân thiện với người dùng hơn, hóa đơn và các tài liệu khác trông đơn giản nhưng trang nhã. .
Thông tin được lưu trữ trong phần mềm kế toán có thể được chia sẻ với nhiều người dùng, do đó dễ xảy ra các hoạt động gian lận và gây hiểu nhầm hơn, Ngoài ra, các lớp bảo mật bổ sung phải được thêm vào để ngăn chặn hành vi sai trái này và đội ngũ kế toán nội bộ phải thường xuyên theo dõi . Điều này cuối cùng dẫn đến sự gia tăng chi phí.
Vì phần mềm kế toán hoạt động trực tuyến, nó đòi hỏi phải nâng cấp liên tục với việc đào tạo thực hành cho nhân viên để làm việc với những thay đổi của hệ thống. Điều này đòi hỏi phải mua phần mềm bổ sung hoặc chỉ định một chuyên gia để đào tạo nhân viên theo các bản cập nhật mới nhất. Tất cả điều này chỉ có thể được sử dụng sau khi thanh toán một khoản phí gây bất lợi cho chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Mặc dù phần mềm này thân thiện với người dùng, nhưng sẽ mất một khoảng thời gian để hiểu các tính năng và làm việc với chúng. Việc đào tạo chuyên môn phải được thực hiện để tránh những sai lầm trong tương lai.
Có liên quan: 4 Điểm khác biệt chính giữa ERP và Phần mềm Kế toán
Có một kế toán viên hoặc một phần mềm kế toán đều có những chia sẻ về ưu và nhược điểm riêng. Các doanh nghiệp nên đánh giá vị trí của họ và nhu cầu của họ trước khi quyết định chọn cái gì. Tuy nhiên, cả hai phương pháp đều có tiềm năng tối đa hóa thu nhập của doanh nghiệp. Đồng thời, nó cũng có lợi khi yếu tố truyền tải của một kế toán và phần mềm kế toán để có được tốt nhất của cả hai thế giới. Cuối cùng, tất cả đều phụ thuộc vào quyết định của công ty.