Việc quản lý và tương tác với các nhà cung cấp bên thứ ba của bất kỳ công ty nào, cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho tổ chức, được gọi là Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp hoặc SRM.

Mặc dù hệ thống quản lý nhà cung cấp luôn được các công ty lựa chọn để quản lý hiệu quả các nhà cung cấp, nhưng qua nhiều ngày, quy trình của nó đã trải qua một quá trình chuyển đổi lớn.

Sự phát triển đột ngột về công nghệ và quy mô toàn cầu của nền kinh tế đã mang lại cho khách hàng nhiều sự lựa chọn về nhà cung cấp, điều này khiến các công ty gặp khó khăn trong việc quyết định một hệ thống quản lý nhà cung cấp tốt nhất cho công ty của họ.

Các yếu tố chính thúc đẩy Quản lý nhà cung cấp

Để hiểu được tiện ích của hệ thống quản lý nhà cung cấp trong một công ty, điều quan trọng là phải tập trung vào 10 cách tốt nhất mà chúng ta có thể thực hiện một hệ thống quản lý nhà cung cấp thành công. Dưới đây là một số điều mà bạn cần chủ yếu xem xét:

1. Tăng chi phí hoạt động

Chi phí hoạt động ngày càng tăng dẫn đến quy mô hoạt động tăng lên, dẫn đến nhu cầu ngày càng tăng đối với các nhà cung cấp địa phương cũng như toàn cầu.

Lý do đằng sau chiều sâu ngày càng tăng của cơ sở nhà cung cấp của tổ chức là vì sự phức tạp ngày càng tăng của nguồn cung. Tính dễ bị tổn thương của tổ chức phụ thuộc vào rủi ro ngày càng tăng trong chuỗi cung ứng.

Quản lý dữ liệu cung cấp cho phép các tổ chức hợp lý hóa dữ liệu quan trọng của nhà cung cấp để cung cấp thông tin chi tiết có ý nghĩa nhằm cải thiện việc quản lý nhà cung cấp. Phù hợp với các tiêu chuẩn công nghiệp về hiệu suất của nhà cung cấp để các tổ chức có thể đạt được hiệu suất tốt nhất trong phân khúc.

2. Thêm hiệu quả cho chuỗi cung ứng

Cơ sở nhà cung cấp của tổ chức ngày càng tăng, do có một loạt các yếu tố như quy trình kinh doanh toàn cầu hóa gia tăng, giúp tiếp cận các nhà cung cấp toàn cầu, làm tăng mức độ phức tạp của chuỗi cung ứng, tăng quy mô hoạt động của tổ chức, v.v. Quá trình việc quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng trở nên khó khăn do số lượng nhà cung cấp ngày càng tăng.

3. Tiết kiệm chi phí và kiểm soát chất lượng

Có nhiều cơ hội tiết kiệm chi phí hơn và giám sát chặt chẽ chất lượng đầu ra của nhà cung cấp do các thực hành quản lý nhà cung cấp mạnh mẽ. Điều này có ý nghĩa đối với lợi nhuận của công ty.

4. Cải thiện tính minh bạch về nguồn cung của tổ chức

Hệ thống quản lý nhà cung cấp cho phép nhà cung cấp thu thập thông tin và dữ liệu có giá trị liên quan đến vòng đời của nhà cung cấp. Nó cho phép các tổ chức tăng cường tính minh bạch về số lượng và loại hình các nhà cung cấp tham gia và chất lượng công việc mà họ đang cung cấp cho công ty.

5. Theo dõi sự tuân thủ các thông số liên quan

Có một bộ thông số cụ thể để đảm bảo các yêu cầu của tổ chức. Điều bắt buộc là tất cả các nhà cung cấp phải thực hiện điều đó. Sử dụng hệ thống quản lý nhà cung cấp phù hợp, hệ thống này có thể được đánh giá bằng việc nhà cung cấp tuân thủ một bộ thông số cũng có thể được cải thiện để thu được giá trị tối đa.

6. Đánh giá Hiệu suất của Nhà cung cấp

Sự phát triển của các nhà cung cấp quyết định hiệu quả hoạt động của tổ chức. Quản lý nhà cung cấp cho phép bạn đánh giá hiệu suất quản lý nhà cung cấp, nhưng nó cũng cho phép bạn đánh giá hiệu suất của họ với tư cách là nhà cung cấp, đưa ra phân tích chuyên sâu về hiệu suất của họ.

Quản lý nhà cung cấp bao gồm việc tạo ra các chỉ số hiệu suất chính khác nhau, giúp đánh giá giá trị do các nhà cung cấp tạo ra.

Các chương trình phát triển để hỗ trợ khi bạn đã đánh giá các nhà cung cấp và xác định các lĩnh vực cần cải tiến, quản lý nhà cung cấp có thể giúp bạn thiết kế các chương trình phát triển để hỗ trợ các nhà cung cấp, đặc biệt là những chương trình đáp ứng các yêu cầu dài hạn / quan trọng và giúp cải thiện hiệu suất của họ.

7. Tận dụng quản lý nhà cung cấp

Có vẻ như không phải vậy, nhưng các mối quan hệ bạn xây dựng với các nhà cung cấp của mình có thể rất có lợi cho tổ chức của bạn. Khi bạn cộng tác với các nhà cung cấp của mình và để họ tham gia vào quá trình quyết định cách thức đạt được các yêu cầu liên quan, bạn sẽ xây dựng được mối quan hệ lâu dài, dựa trên sự tin cậy có thể được tận dụng trong tương lai. Cộng tác với các nhà cung cấp giúp họ sẵn sàng hiểu nhu cầu kinh doanh của bạn hơn và cân nhắc các chiến lược theo các điều khoản của tổ chức.

Sau đây là 3 bước của quy trình quản lý nhà cung cấp:

1. Công nhận các mục tiêu kinh doanh

Có một số mục tiêu kinh doanh cần được xác định trước khi bắt đầu với quy trình quản lý nhà cung cấp. Quy trình quản lý nhà cung cấp làm nổi bật mọi bộ phận phụ thuộc vào bên thứ ba để xác định các nhà cung cấp có liên quan theo mọi nhu cầu mà không cần phải nỗ lực và nguồn lực trùng lặp.

2. Xác định tiêu chí lựa chọn để chọn nhà cung cấp

Việc xác định các tiêu chí lựa chọn để lựa chọn nhà cung cấp sẽ giúp bạn hiểu được giá trị tối đa mà họ có thể cung cấp cho công ty theo yêu cầu.

Tiêu chí lựa chọn phụ thuộc vào loại hình tổ chức và yêu cầu của tổ chức từ các nhà cung cấp, thước đo tiêu chuẩn bao gồm; giá cả, chất lượng của công việc trước đây, sự công nhận trong công nghiệp, danh tiếng pháp lý, v.v.

3. Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Quá trình cuối cùng là sự kết hợp của hai quá trình. Sau khi các tiêu chí lựa chọn đã được xác định, bước tiếp theo là đánh giá các nhà cung cấp có liên quan.

Phần lớn các tổ chức đánh giá các nhà cung cấp dựa trên mức giá mà họ đã báo giá. Tuy nhiên, điều quan trọng không kém là yếu tố trong các tiêu chí khác mà bạn đã xác định.

Đánh giá các báo giá và đề xuất được đưa ra bởi các nhà cung cấp tiềm năng và đảm bảo rằng bạn đang có được các cơ hội tiết kiệm chi phí tối đa. Phân tích các điều khoản và điều kiện để xem các nhà cung cấp đang có kế hoạch đáp ứng các yêu cầu của tổ chức tốt như thế nào. Đồng thời, hãy đảm bảo rằng bạn đã thực hiện phân tích toàn diện, kỹ lưỡng về điểm mạnh và điểm yếu của nhà cung cấp và nghiên cứu cách các mối đe dọa và cơ hội của môi trường bên ngoài có thể tác động đến sự tham gia của bạn với nhà cung cấp.