Là một cố vấn tài chính, bạn dựa vào sự tin tưởng của khách hàng. Để duy trì sự tin tưởng này, bạn phải có khả năng giữ an toàn cho thông tin cá nhân của họ.
Thật không may, các cuộc tấn công an ninh mạng đang gia tăng. Với hơn 16,7 triệu nạn nhân của hành vi gian lận danh tính trong năm 2017, khách hàng có lý do chính đáng để đánh giá cao một cố vấn có khả năng giữ thông tin cá nhân của họ khỏi tay kẻ xấu. Có thể giữ an toàn cho dữ liệu khách hàng của bạn; tuy nhiên, nó sẽ yêu cầu lập kế hoạch cẩn thận và chú ý đến từng chi tiết trong quá trình thực hiện.
Một cách để bảo vệ dữ liệu khách hàng của bạn là thông qua phần mềm mã hóa. Bạn có thể và nên sử dụng phần mềm để mã hóa email, tệp được chia sẻ và các nguồn thông tin nhạy cảm khác.
Một số tiểu bang đã yêu cầu cố vấn tài chính sử dụng phần mềm mã hóa. Massachusetts, California và Nevada là một số tiểu bang hiện yêu cầu cố vấn tài chính mã hóa bất kỳ thông tin cá nhân nào có thể nhận dạng khách hàng của họ. Ngay cả khi tiểu bang của bạn không yêu cầu bạn mã hóa thông tin nhận dạng cá nhân, điều quan trọng là bạn phải làm như vậy.
Bạn có thể đang tránh phần mềm mã hóa vì bất kỳ lý do nào. Có thể bạn không quen thuộc với công nghệ hoặc muốn tránh gây nhầm lẫn cho khách hàng cũ của mình. Hoặc có lẽ chi phí mã hóa có vẻ quá cao. Tuy nhiên, những lý do này không nên cản đường bạn. Phần mềm mã hóa không cần quá phức tạp. Nếu bạn không có đủ điều kiện để tự cài đặt, hãy thuê một chuyên gia. Và nếu chi phí của dịch vụ này có vẻ quá cao, hãy nghĩ đến cái giá phải trả của việc vi phạm dữ liệu. Nếu trường hợp xấu nhất xảy ra, gần như chắc chắn bạn sẽ tốn nhiều thời gian và tiền bạc hơn để xóa vi phạm dữ liệu so với việc cài đặt phần mềm mã hóa.
Mã hóa hoạt động bằng cách che giấu thông tin nhạy cảm khỏi con mắt tò mò của tin tặc. Thông thường, nó liên quan đến một thuật toán phức tạp chuyển đổi dữ liệu văn bản thuần túy thành các ký tự dường như ngẫu nhiên. Nếu không có khóa đặc biệt, hầu như không thể giải mã được. Vì bạn sẽ có khóa phần mềm nên bạn sẽ thấy dữ liệu bình thường. Tuy nhiên, những phần mềm không có khóa phần mềm sẽ không thể giải mã dữ liệu của bạn.
Trên thị trường ngày nay, hầu hết sử dụng ít nhất khóa 128 bit để bảo vệ dữ liệu. Một số thậm chí còn sử dụng mã hóa cao hơn như 256-bit. Con số càng cao, càng nhiều bảo vệ được cung cấp.
Nhiều người chuyển sang sử dụng các cổng thông tin khách hàng an toàn do các bên thứ ba cung cấp cho nhu cầu mã hóa của họ. Điều này tạo ra một nơi an toàn cho cả bạn và khách hàng của bạn để truy cập dữ liệu mà không sợ tin tặc rình rập. Bạn nên nghiên cứu nhiều nhà cung cấp trước khi chọn con đường này. Tìm giải pháp phù hợp với nhu cầu của khách hàng cũng như của chính bạn. Khi bạn nghiên cứu các nhà cung cấp bảo mật mạng khác nhau, hãy đặt câu hỏi cho họ về các biện pháp bảo mật của họ. Họ càng cung cấp nhiều bảo mật hơn, thì dữ liệu khách hàng của bạn sẽ được bảo vệ tốt hơn.
Mã hóa có thể được sử dụng để bảo vệ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Cân nhắc mã hóa thư từ giữa bạn và khách hàng của bạn, trình duyệt được sử dụng để truy cập dữ liệu, email, tệp được lưu trữ và các nguồn thông tin cá nhân khác. Về cơ bản, nếu một tệp chứa dữ liệu khách hàng của bạn, thì bạn nên xem xét mã hóa nó.
Mã hóa là một công cụ quan trọng đối với các nhà tư vấn tài chính. Tuy nhiên, một số tính toán trước khi thu thập dữ liệu của bạn có thể làm giảm nhu cầu mã hóa. Với ít mã hóa hơn, bạn có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Thêm vào đó, gánh nặng bảo vệ dữ liệu khách hàng khỏi tay kẻ xấu trở nên dễ dàng hơn khi có ít dữ liệu cần bảo vệ hơn.
Mặc dù bạn có thể sẽ cần tất cả thông tin chi tiết về tài khoản ngân hàng cá nhân của khách hàng, nhưng hãy dành một phút để nghĩ xem bạn thực sự cần những thông tin nào khác. Một số thông tin có thể hữu ích khi có, nhưng có thể không hoàn toàn cần thiết để thực hiện các dịch vụ của bạn.
Hãy xem dữ liệu bạn hiện đang thu thập từ khách hàng. Chạy qua danh sách để xem liệu bạn có thể loại bỏ bất cứ điều gì không. Suy nghĩ về dữ liệu bạn thực sự sử dụng và dữ liệu nào bạn hiếm khi sử dụng. Xóa một mục khỏi quy trình thu thập thông tin ban đầu không có nghĩa là bạn không thể lấy thông tin đó vào một ngày sau đó nếu cần. Thay vào đó, điều đó có nghĩa là bạn không có gánh nặng bảo vệ dữ liệu mà bạn sẽ không sử dụng trước mắt.
Hãy nhớ rằng bạn luôn có thể yêu cầu một phần dữ liệu sau này nếu nó trở nên có liên quan.
Trách nhiệm bảo vệ dữ liệu không chỉ thuộc về vai bộ phận CNTT của bạn. Ngay cả khi bạn có tất cả phần mềm mã hóa phù hợp và cập nhật nó thường xuyên, thì vẫn có thể xảy ra vi phạm dữ liệu. Trên thực tế, nhiều vụ vi phạm dữ liệu là do lỗi của con người, không phải do lỗi mã hóa.
Một nghiên cứu năm 2018 cho thấy hơn 25% tất cả các vụ vi phạm dữ liệu ở Hoa Kỳ là do sự bất cẩn hoặc lỗi của người dùng. Bạn có thể giúp ngăn chặn điều này xảy ra thông qua đào tạo nhân viên về các quy trình để bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng. Cung cấp cho nhân viên của bạn các công cụ họ cần để xử lý thông tin khách hàng một cách an toàn là điều quan trọng. Bạn cũng nên thông báo cho nhân viên biết lý do tại sao việc xử lý thông tin khách hàng một cách chính xác là rất quan trọng. Chi phí cho việc vi phạm dữ liệu có thể gây ra thảm họa về mặt tài chính cho cả bạn và khách hàng của bạn.
Tạo ra các khóa đào tạo bắt buộc cho nhân viên là cách tốt nhất để giáo dục họ. Khi bạn phát triển chương trình đào tạo của công ty mình, hãy cân nhắc rằng một nhân viên có kiến thức rộng về các yêu cầu về quyền riêng tư và bảo mật sẽ có khả năng bảo vệ dữ liệu khách hàng tốt hơn. Với nhiều kiến thức hơn, họ được chuẩn bị tốt hơn để ngăn chặn vi phạm và nhận ra các thỏa hiệp hệ thống. Bạn cũng nên xem xét đào tạo chuyên biệt hơn cho những nhân viên tương tác chặt chẽ hơn với dữ liệu khách hàng.
Hướng dẫn nhân viên các phương pháp quản lý dữ liệu tốt nhất trong công ty của bạn. Cung cấp cho họ tất cả các quy trình cần tuân theo để xử lý đúng cách khóa mã hóa của bạn. Hãy cho họ biết tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu khách hàng khỏi con mắt tò mò của những kẻ trộm danh tính. Giúp họ hiểu những điều cơ bản về phần mềm mã hóa để họ sẵn sàng phát hiện ra một vi phạm tiềm ẩn một cách nhanh chóng. Nhắc họ rằng mỗi nhân viên chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu khách hàng. Truyền cho mỗi nhân viên của bạn tinh thần trách nhiệm cá nhân và cung cấp cho họ những công cụ cần thiết để bảo vệ dữ liệu thành công.
Cũng có thể là một ý kiến hay khi tạo một sổ tay về những gì nhân viên của bạn học được trong quá trình đào tạo để họ tham khảo lại khi cần thiết. Bản in ra giấy của thông tin này có thể đóng vai trò như một nguồn tài nguyên quý giá khi nhân viên gặp phải các câu hỏi xử lý dữ liệu trong công việc. Ngoài ra, hãy cân nhắc việc đào tạo thường xuyên để giúp nhân viên luôn cập nhật các phương pháp xử lý dữ liệu tốt nhất, vì chúng có thể sẽ thay đổi theo thời gian. Đào tạo hàng quý hoặc hàng năm nên phản ánh bất kỳ cập nhật nào đối với phần mềm mã hóa và các thay đổi đối với quy trình xử lý dữ liệu của bạn.
Cho dù bạn có kế hoạch như thế nào thì khả năng bị vi phạm dữ liệu vẫn luôn hiện hữu. Khi phần mềm mã hóa trở nên mạnh mẽ hơn, bọn tội phạm cố gắng phá hoại các phương thức bảo mật không gian mạng ngày càng phát triển.
Kẻ trộm dữ liệu có lý do chính đáng cho sự kiên trì của chúng. Dữ liệu là một trong những hàng hóa có giá trị nhất trên thị trường. Với thông tin cá nhân bị đánh cắp, tội phạm có thể tàn phá tài chính cá nhân của nạn nhân.
Thật không may, vi phạm dữ liệu đang trở nên phổ biến hơn mỗi ngày. Điều quan trọng là phải có sẵn kế hoạch khẩn cấp để bạn có thể bảo vệ khách hàng của mình nếu xảy ra vi phạm dữ liệu tại công ty của bạn.
Làm việc với bộ phận CNTT của bạn hoặc cơ quan an ninh mạng để xây dựng kế hoạch khôi phục và khôi phục dữ liệu bị đánh cắp. Kế hoạch này sẽ cho phép bạn hành động ngay lập tức để khắc phục mọi khả năng vi phạm dữ liệu. Nó phải bao gồm các chi tiết về quy trình khôi phục dữ liệu của bạn, cách bạn sẽ làm cho khách hàng của mình biết về vi phạm và các thủ tục của bạn để bồi thường cho những khách hàng bị ảnh hưởng. Bạn cũng nên cân nhắc đầu tư vào bảo hiểm an ninh mạng. Tùy thuộc vào phạm vi bảo hiểm, chương trình bảo hiểm này có thể giúp trang trải các chi phí phục hồi và bồi thường cho khách hàng của bạn. Trong trường hợp xảy ra thảm họa an ninh mạng, một kế hoạch khẩn cấp có thể giúp giữ cho công ty của bạn đi đúng hướng.
Vi phạm dữ liệu là mối đe dọa đối với bất kỳ cố vấn tài chính nào. Không thể đánh giá thấp tầm quan trọng của việc mã hóa, đào tạo nhân viên thích hợp và thiết lập một kế hoạch khẩn cấp. Bằng cách triển khai một giao thức an ninh mạng mạnh mẽ trong công ty của bạn ngay hôm nay, bạn có thể giúp đảm bảo tính bảo mật lâu dài cho dữ liệu của khách hàng của bạn.
Axos Advisor là chương trình phục vụ các cố vấn tài chính bằng cách cung cấp tài khoản ngân hàng độc quyền cho khách hàng của họ và trang tổng quan CRM để quản lý tài khoản của khách hàng. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào trong quá trình này, vui lòng liên hệ với nhóm Cố vấn Axos của chúng tôi theo số 1-866-833-0529 hoặc gửi email [email được bảo vệ].