“Lao động trong giá vốn hàng bán trông thật điên rồ. Tôi biết tháng này chúng tôi không phải trả nhiều tiền lao động mua sắm như vậy. Bạn có thể chỉ cho tôi bảng phân tích về con số đó được không? ”
“Hiện tại, chúng tôi có nhiều đăng ký hơn chúng tôi có thể đếm — Slack, Office 365, Xero, Bill.com, Calendly, Zoho CRM, Trello — và chúng tôi đang đăng ký các đăng ký mới hàng tháng! Bạn có thể cho tôi biết tổng chi tiêu hàng tháng của chúng tôi cho những thứ này không? ”
“Tôi chỉ muốn xem báo cáo thu nhập phù hợp với ngân sách của chúng tôi. Đi du lịch. Trong ngân sách của chúng tôi, nó được chia ra theo chỗ ở, vé máy bay, vận chuyển mặt đất, v.v. Khi tôi nhìn vào báo cáo thu nhập, tất cả những gì tôi thấy là một con số — du lịch và nó cho thấy chúng tôi đã vượt quá ngân sách. Tôi muốn xem chi tiết, vì vậy tôi biết tại sao. ”
“Tất cả những chi tiết này đều tuyệt vời, nhưng điều tôi thực sự muốn là một báo cáo dài một trang cho thấy doanh số bán hàng, tỷ suất lợi nhuận gộp của chúng tôi và có thể là 10 loại chi phí chung (bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, v.v.) tất cả đều tốt tóm tắt gọn gàng. ”
Đây là những tình cảm quen thuộc với bất kỳ ai đã ngồi qua một vài cuộc họp về tài chính. Cuộc thảo luận diễn ra và chắc chắn ai đó nói rằng “Thật tuyệt nếu chúng ta có thể nhìn thấy…” Giám đốc tài chính có biểu hiện bực tức trên khuôn mặt của họ và viết yêu cầu vào sổ ghi chú của họ. “Tôi sẽ thấy những gì tôi có thể làm,” họ nói một cách khô khan.
Sự thật là, họ có thể không chắc chắn nên bắt đầu từ đâu.
Việc báo cáo tài chính không đạt được kỳ vọng của ban lãnh đạo là điều khá phổ biến. Tôi đề xuất hai lý do cho điều này:
Việc khởi động lại biểu đồ tài khoản được thực hiện đúng cách sẽ khắc phục được cả hai vấn đề. Rất may, ngay cả khi khởi động lại toàn bộ quy mô cũng không yêu cầu lượng thời gian hoặc năng lượng lớn. Trên thực tế, tôi đề xuất rằng đó là cách tốt nhất và hiệu quả nhất để nâng cao báo cáo tài chính tại tổ chức của bạn lên một cấp độ tiếp theo .
Gần đây, tôi đã giúp một chủ sở hữu công ty công nghệ cải thiện báo cáo tài chính của mình. “Mở sơ đồ tài khoản của bạn,” tôi nói với anh ta.
“Tôi không nghĩ rằng mình đã từng xem qua điều đó,” anh ấy nói với tôi khi chúng tôi xem qua các tài khoản của anh ấy. Tôi có thể thấy các bóng đèn đang phát sáng khi tôi chỉ cho anh ấy cách các dòng hóa đơn bán hàng của anh ấy được định cấu hình để chuyển đến một tài khoản bán hàng duy nhất trong biểu đồ tài khoản của anh ấy. Với cấu trúc tài khoản đơn giản như vậy, tài chính của anh ấy không thể cung cấp chi tiết về năm dòng doanh thu riêng biệt của anh ấy.
Biểu đồ của các tài khoản giống như khuôn khổ của các kệ và thùng lưu trữ trong một nhà kho. Hãy nghĩ về một công ty phần cứng máy tính nhận được một lượng máy tính để bàn, máy tính xách tay và máy in liên tục. Nếu kho hàng của họ được tổ chức tốt, lô hàng máy tính xách tay Dell sắp đến sẽ được chuyển đến một thùng cụ thể trong phần Dell của khu vực máy tính xách tay của nhà kho. Bằng cách đó, khi khách hàng đặt mua máy tính xách tay Dell, nhân viên kho hàng có thể nhanh chóng và dễ dàng lấy nó.
Nếu nhà kho không có thùng hay giá đỡ mà chỉ đơn giản là ba phòng lớn — mỗi phòng dành cho máy tính để bàn, máy tính xách tay và máy in — việc theo dõi hoặc lấy bất cứ thứ gì sẽ là một cơn ác mộng.
Tài khoản là “thùng” cụ thể chứa các giao dịch kế toán. Biểu đồ tài khoản chỉ đơn giản là danh sách có tổ chức của tất cả các thùng và kệ. Để minh họa, khi công ty máy tính ghi lại việc bán máy tính xách tay Dell trong ví dụ trên, kế toán sẽ chuyển đến phần Doanh thu của biểu đồ tài khoản và đưa số tiền bán vào tài khoản Bán hàng-Máy tính xách tay, hoặc có thể là Doanh thu-Máy tính xách tay- Máy tính xách tay Dell nếu biểu đồ tài khoản của công ty chi tiết hơn.
Báo cáo tài chính cuối tháng (bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập) chỉ đơn giản là tóm tắt và nhóm các số dư có trong các tài khoản cá nhân vào cuối tháng. Do đó, báo cáo tài chính không thể chi tiết hoặc cung cấp thông tin hơn sơ đồ cơ bản về cấu trúc tài khoản.
Khách hàng công nghệ của tôi có một “phòng” lớn cho tất cả các Bán hàng, không có thùng và kệ. Báo cáo thu nhập cuối tháng của anh ta không thể chi tiết hơn một tài khoản đó. Trong nháy mắt, anh ấy không biết dòng doanh thu nào đang đóng góp vào con số hàng tháng lớn đó.
Tôi khó có thể chỉ trích vì 90% chủ doanh nghiệp có thể liên tưởng đến việc chưa bao giờ nhìn vào biểu đồ tài khoản của họ. Thậm chí, nhiều kiểm soát viên và giám đốc tài chính còn yếu về cách cấu trúc một biểu đồ tài khoản mạnh mẽ để tạo ra thông tin tài chính dễ dàng và rõ ràng mà ban quản lý muốn xem .
Các công ty phần mềm kế toán có một phần nguyên nhân cho điều này. Họ biết (đặc biệt là các nhà cung cấp đầu vào) hầu hết mọi người sẽ gặp khó khăn trong việc thiết lập một biểu đồ chất lượng của các tài khoản. Để khắc phục điều đó, họ tự động hóa phần thiết lập và xây dựng biểu đồ tài khoản được tạo sẵn trong phần mềm.
Thật không may, việc sử dụng một biểu đồ tài khoản được tạo sẵn giống như cố gắng xây một ngôi nhà mơ ước trên một nền bê tông có kích thước vừa vặn. Ngôi nhà cuối cùng sẽ rất khác so với giấc mơ và không hoạt động tốt.
Có ba khía cạnh cần xem xét khi khởi động lại biểu đồ tài khoản:
Dưới đây là các bước cần thực hiện để giải quyết từng điểm trong số này và tăng tốc biểu đồ tài khoản của bạn để có được khả năng hiển thị tài chính mà công ty bạn cần.
Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ ban đầu đều thành lập kế toán cho phù hợp với kế toán thuế của mình. Khi công ty phát triển, các nguồn tài chính dựa trên GAAP là cần thiết cho các ngân hàng, nhà đầu tư và các cơ quan như các công ty liên kết. Thông thường, các khoản tài chính dựa trên GAAP là phần cuối của quá trình.
Nhưng có một cấp độ khác. Cấp đó là kế toán quản lý và đó là nơi bạn tạo báo cáo tài chính với thông tin bạn muốn xem . Các CPA về thuế và kiểm toán vẫn điều chỉnh các báo cáo của bạn để phù hợp với mục đích của chúng, vì vậy hãy tiếp tục và thực hiện hoàn chỉnh. Mục tiêu mới là các báo cáo tài chính cung cấp số liệu bạn cần điều hành hoạt động của bạn trong suốt cả năm.
Một số kế toán khuyên bạn nên gắn bó với biểu đồ tài khoản theo định hướng GAAP và tạo tài chính theo định hướng quản lý thông qua các báo cáo tùy chỉnh. Các báo cáo tùy chỉnh này tập hợp các con số từ các phần khác nhau của biểu đồ tài khoản để có được cách quản lý bố cục báo cáo tài chính đang tìm kiếm.
Cách tiếp cận đó có thể hoạt động miễn là bạn có khả năng báo cáo tùy chỉnh. Trong trường hợp đó, CPA thuế và kiểm toán có phần mềm báo cáo tùy chỉnh để dễ dàng chuyển đổi biểu đồ theo định hướng quản lý của bạn sang định dạng của chúng. Chỉ cần đảm bảo giúp họ dễ dàng bằng cách kết hợp bất kỳ tài khoản đặc biệt nào họ cần vào tài khoản biểu đồ được sửa sang lại của bạn.
Tỷ suất lợi nhuận gộp là lợi nhuận sau khi trừ đi chi phí trực tiếp từ việc bán hàng. "Chi phí trực tiếp" là gì? Đó là câu hỏi lớn. Mọi người đều đồng ý rằng lao động trực tiếp và nguyên vật liệu trực tiếp luôn là chi phí trực tiếp. Ngoài ra, định nghĩa là tùy ý.
Ví dụ, theo GAAP, một chi phí cố định như khấu hao thiết bị sẽ là chi phí trực tiếp cho nhà sản xuất. Tuy nhiên, trong môi trường tập trung vào quản lý, chi phí cố định thường không nằm ngoài biên lợi nhuận gộp, để giữ cho nó không bị bóp méo bởi sự thay đổi của doanh số bán hàng.
Ví dụ:nếu khấu hao là $ 50 mỗi tháng và doanh thu là $ 500 mỗi tháng, khấu hao là 10% doanh thu. Nếu doanh số bán hàng tăng vọt lên 1.000 đô la một tháng, khấu hao vẫn là 50 đô la và bây giờ chỉ là 5% doanh thu. Trong tình huống đó, doanh thu - không phải hiệu quả sản xuất hoặc ước tính tốt hơn - đã thay đổi tỷ suất lợi nhuận gộp. Điều đó có thể gây hiểu lầm, đặc biệt nếu người giám sát sản xuất được bồi thường theo chỉ số lợi nhuận.
Dưới đây là một gợi ý:Chi phí trực tiếp trên báo cáo tài chính quản lý của bạn phải giống với chi phí mà bạn tính vào báo giá hoặc tính toán giá cả. Nếu bạn chỉ xem xét lao động trực tiếp và nguyên vật liệu trực tiếp khi đấu thầu công việc hoặc định giá, thì đó phải là chi phí trực tiếp duy nhất được hiển thị trên tài chính hàng tháng của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể xem nhanh liệu bạn có đang đạt được lợi nhuận gộp mà bạn nhắm mục tiêu khi báo giá hay không.
Ngoài ra, nếu bạn bao gồm các khoản gián tiếp như khấu hao và vật tư trong báo giá của mình, thì bạn nên đưa chúng vào tính toán tỷ suất lợi nhuận gộp trên báo cáo tài chính của mình. Để làm điều này, hãy xem kỹ điểm 3 bên dưới.
Không phải mọi công ty đều sử dụng tỷ suất lợi nhuận gộp. Trong một số ngành nhất định như quảng cáo, nông nghiệp hoặc tư vấn, hầu hết các chi phí đều kết hợp với nhau dưới danh mục chi phí hoạt động rộng rãi. Trong môi trường đó, có thể không cần thiết phải tách biệt chi phí giữa trực tiếp / gián tiếp và hoạt động, và sẽ không có tỷ suất lợi nhuận gộp về tài chính.
Chi phí gián tiếp là các chi phí chung liên quan trực tiếp đến doanh số bán hàng nhưng không thể được xác định trực tiếp cho một sản phẩm hoặc công việc cụ thể. Ví dụ bao gồm lương giám sát nhà máy, vật tư phát sinh (ví dụ:băng keo, đinh vít), sửa chữa máy móc, bảo hiểm xây dựng cửa hàng, v.v. Các chi phí như phí khai thuế, tiếp thị và chi phí pháp lý sẽ không được coi là chi phí gián tiếp, mà là chi phí vận hành hoặc chi phí chung / quản trị.
Hầu hết các công ty chọn một số liệu như giờ lao động và ước tính tỷ lệ mỗi giờ lao động “sử dụng hết” những chi phí gián tiếp này trong suốt một tháng hoặc một năm. Ví dụ, hãy xem xét một nhà sản xuất đơn giản, tháng trước có 1.000 đô la tiền cung cấp sản xuất và 1.000 đô la sửa chữa cửa hàng, với tổng chi phí gián tiếp là 2.000 đô la. Công nhân sản xuất đã làm việc 200 giờ trong tháng đó. Dựa vào đó, công ty quyết định phân bổ chi phí gián tiếp cho các dự án trong tương lai với tỷ lệ 10 đô la mỗi giờ (tổng chi phí 2.000 đô la / 200 giờ lao động tại cửa hàng).
Khi mỗi giờ chi phí lao động được đăng lên hệ thống, chi phí gián tiếp ước tính là $ 10 mỗi giờ cũng được tự động đăng. Nếu công nhân làm việc 300 giờ, chi phí gián tiếp 3.000 đô la (300 x 10 đô la mỗi giờ) sẽ được đăng lên mô-đun dự án và báo cáo tài chính.
Khái niệm này có lý, nhưng nó sẽ trở nên khó hiểu khi mục này liên quan đến tài chính. Không giống như chi phí tiền lương thực sự, 3.000 đô la là chi phí đầu vào dự án không được thanh toán bằng tiền mặt. Theo đó, khoản bù đắp sẽ không phải là tiền mặt, mà là khoản - $ 3.000 vào tài khoản Áp dụng Chi phí gián tiếp.
Trong một biểu đồ tài khoản được thiết kế tốt, tài khoản bù đắp đó thường được nhóm với các tài khoản nhận chi phí vật tư và sửa chữa thực tế. Bằng cách đó, nếu tổng số tiền cung cấp và sửa chữa thực tế trong tháng là 2.700 đô la, bạn có thể thấy ngay rằng chi phí gián tiếp đã được áp dụng cho các dự án (áp dụng 3.000 đô la, so với 2.700 đô la thực tế).
Điểm này không có nghĩa là một bài diễn thuyết về chi phí dự án, mà để tạo ra nhận thức rằng biểu đồ tài khoản phải phù hợp một cách cẩn thận với cách tiếp cận của tổ chức đối với chi phí gián tiếp. Đây có thể là một trong những mục khó hiểu nhất trên báo cáo tài chính, đặc biệt nếu cách tiếp cận không được tổ chức tốt và đơn giản.
Chi phí gián tiếp áp dụng cho các công ty định hướng dự án, đặc biệt là các nhà sản xuất và nhà thầu xây dựng. Các công ty không theo định hướng dự án, chẳng hạn như các nhà bán lẻ và nhà hàng, thường sẽ không kết hợp chi phí gián tiếp vào cấu trúc tài khoản của họ.
Có nhiều cách để cắt dữ liệu. Ví dụ:Chi phí Bữa ăn có thể là một tài khoản độc lập hoặc nó có thể được trải rộng trên các danh mục mà bữa ăn liên quan đến, chẳng hạn như Tiếp thị, Hội nghị hoặc Du lịch.
Không có một cách nào đúng, nhưng biểu đồ tài khoản phải phản ánh những gì người dùng tài chính cuối cùng muốn thấy. Điều quan trọng là phải tìm hiểu từ đội ngũ quản lý cách họ muốn xử lý các chi phí như bữa ăn hoặc đăng ký công nghệ. Họ muốn họ nhúng vào danh mục họ liên quan (ví dụ:tiếp thị hoặc tài chính) hay họ muốn thấy họ đứng một mình?
Ngoài ra, đối với các công ty phải tuân theo các quy định về thuế của Hoa Kỳ, Bữa ăn là một ví dụ mà bạn sẽ muốn có một cách dễ dàng để cung cấp cho kế toán thuế của mình tổng số tiền độc lập vào cuối năm. Nếu bạn chọn trải rộng Bữa ăn trên các danh mục có liên quan, bạn sẽ muốn vẫn giữ chúng trong các tài khoản riêng biệt trong từng danh mục.
Cuối cùng, tất cả biểu đồ tài khoản, ngân sách và sở thích quản lý đều phải phù hợp với một hệ thống kế toán hiệu quả.
Số tài khoản giống như số thùng trong nhà kho. Số tài khoản cơ sở gồm năm chữ số hoạt động tốt (bốn số cho một thiết lập rất đơn giản). Phương pháp hay nhất là sử dụng 10000 cho tài khoản tài sản, 20000 cho nợ phải trả, 29000 cho vốn chủ sở hữu, 30000 cho bán hàng, 40000-50000 cho chi phí trực tiếp / gián tiếp, 60000-70000 cho chi phí hoạt động / chi phí chung và 80000-90000 cho tài khoản phi hoạt động chẳng hạn như lãi suất và thuế.
Chia đều số tài khoản của bạn một cách cẩn thận để có chỗ cho sự phát triển. Ví dụ:nếu tài khoản Kiểm tra Doanh nghiệp chính là 10000, thì tài khoản Kiểm tra Bảng lương có thể là 10100. Sau đó, bạn có thể chuyển đến 11000 cho Tài khoản Phải thu (thường là danh mục tài sản tiếp theo). Điều đó để lại 10200, 10300, v.v. cho các tài khoản tiền mặt và séc trong tương lai, và để lại toàn bộ nhóm 11000 cho các tài khoản phải thu khác (ví dụ:phải thu của nhân viên hoặc nội bộ).
Đối với các tài khoản thu nhập và chi phí, nên bố trí phụ huynh-con cái để tạo điều kiện thuận lợi cho việc báo cáo tóm tắt và chi tiết đồng thời. Ví dụ, hãy tưởng tượng một công ty công nghệ có ba dòng doanh thu. Tài khoản cấp mẹ cho Bán hàng sẽ là 30000 Bán hàng. Không có giao dịch nào sẽ được đăng vào tài khoản đó. Dưới đó có thể là các tài khoản con:31000 Sales-Web Design, 32000 Sales-Server Management và 33000 Sales-Hardware.
Tránh nhiều hơn 2 hoặc 3 cấp tài khoản con. Ví dụ:33000 Bán hàng-Phần cứng có thể được chia nhỏ hơn nữa thành 33100 Bán hàng-Phần cứng-Máy tính và 33200 Bán hàng-Phần cứng-Máy in. Phần cứng-Máy in có thể được chia nhỏ hơn nữa trong 33210 Phần cứng-Máy in-HP và 33220 Phần cứng-Máy in-Canon. Tại thời điểm đó, chi tiết hơn có thể gây hại nhiều hơn là trợ giúp và dẫn đến kế toán không chính xác. Nói chung tốt hơn là có ít chi tiết hơn và giữ cho nó chính xác hơn là có nhiều chi tiết có xu hướng không chính xác.
Để tạo sự sang trọng cho tổ chức, hãy giữ cho số và mô tả nhất quán. Căn chỉnh số tài khoản chi phí trực tiếp với số tài khoản bán hàng tương ứng. Ví dụ:để theo dõi chi phí của phần cứng được mua để bán lại, bạn có thể sử dụng số tài khoản 43000 COS-Hardware, số này sẽ căn chỉnh bằng số với 33000 Sales-Hardware (các tài khoản con cũng sẽ căn chỉnh). Tính nhất quán rất hữu ích khi thiết kế báo cáo tài chính hoặc ghi sổ nhật ký, và cũng có ý nghĩa đối với những người không phải là kế toán viên.
Một lưu ý liên quan, một số chuyên gia (đặc biệt là những người triển khai phần mềm và chuyên gia CNTT) khuyên bạn chỉ nên có một vài tài khoản trong biểu đồ tài khoản và thay vào đó sử dụng các báo cáo chi tiết trong các mô-đun khác nhau trong phần mềm kế toán của bạn.
Ví dụ:bạn có thể đặt tất cả các hóa đơn của khách hàng vào một tài khoản Bán hàng. Sẽ không có chi tiết trên báo cáo tài chính của bạn. Bạn sẽ nhận được thông tin chi tiết bằng cách chuyển đến mô-đun Bán hàng và chạy các báo cáo hóa đơn, chẳng hạn như Bán hàng theo Hạng mục Bán hàng hoặc Doanh số bán hàng theo Khách hàng. Ở một mức độ nào đó, điều này vẫn được thực hiện. Mô-đun Bảng lương là một mô-đun khác thường có khả năng báo cáo tích hợp sẵn rộng rãi, vượt xa mọi thứ mà biểu đồ tài khoản sẽ cung cấp. Mô-đun Dự án là một mô-đun khác. Vậy tại sao không bỏ qua tất cả chi tiết trong biểu đồ tài khoản và đi theo lộ trình đó?
Mặc dù về mặt lý thuyết thì nghe có vẻ tuyệt vời, nhưng trên thực tế, báo cáo tài chính là những gì được ban giám đốc lập và soát xét một cách trung thực hàng tháng. Báo cáo chi tiết từ các mô-đun khác nhau thường đòi hỏi một số nỗ lực để đảm bảo rằng nó liên quan đến tài chính và vì điều đó (và các lý do khác), nó không được thực hiện một cách nhất quán. Xây dựng một số mức độ chi tiết vào biểu đồ tài khoản là một cách thực tế để đảm bảo thông tin quan trọng luôn có mặt trong đội ngũ quản lý.
Các báo cáo tài chính cuối tháng tốt được thực hiện chính xác với các bút toán lớn không dùng tiền mặt. Ví dụ:nếu tiền lương kiếm được từ ngày 18 đến ngày 31 tháng 10 được thanh toán vào ngày 7 tháng 11, thì một mục nhập nhật ký phải được đăng để chuyển chi phí tiền mặt ngày 7 tháng 11 đó sang ngày 31 tháng 10, để làm cho tài chính tháng 10 được chính xác.
Nếu số tiền ghi sổ nhật ký được kết hợp với các tài khoản chi phí tiền lương thông thường, có thể khó thấy được bao nhiêu chi phí tiền lương liên quan đến các khoản thanh toán bằng tiền mặt và bao nhiêu là trích trước. Điều này cũng đúng đối với các bút toán phức tạp điều chỉnh giá trị sản phẩm dở dang (WIP) hoặc các bút toán thanh toán thừa / thiếu tại các công ty làm việc với các dự án kéo dài nhiều tháng.
Có thể hữu ích nếu chia các mục này thành các tài khoản riêng biệt. Ví dụ:bạn có thể có tài khoản mẹ 45000 Lao động trực tiếp và ba tài khoản con:45100 Lao động Sản xuất, 45200 Thay đổi trong Lao động Tích lũy và 45300 Thay đổi trong Lao động WIP. Mức độ chi tiết giúp dễ dàng giải thích tổng số lao động tổng hợp cho nhóm điều hành, những người có xu hướng chỉ nghĩ về tiền lương được trả bằng tiền mặt vào tháng đó.
Một trong những ưu điểm của biểu đồ tài khoản mạnh mẽ là nó có thể kéo dài thời gian sử dụng của phần mềm kế toán cấp nhập cảnh. Thông thường, sự thất vọng với báo cáo tài chính có thể được khắc phục bằng cách sửa đổi lại biểu đồ tài khoản , thay vì phải trải qua quá trình chuyển sang phần mềm mới rất đau đớn .
Bước quan trọng sau đó là cấu trúc biểu đồ tài khoản để tối đa hóa khả năng của phần mềm. Một nền tảng như Microsoft Dynamics NAV chỉ sử dụng số tài khoản cơ sở cộng với thẻ (“kích thước”) để mã hóa từng khoản chi phí cho một vị trí hoặc bộ phận cụ thể. Một nền tảng như Vista by Viewpoint sử dụng các phân đoạn tài khoản. Tài khoản 40000.01.02 có thể là Vật liệu Trực tiếp (40000) cho Bộ phận Bê tông (02) tại địa điểm Boston (01). QuickBooks và Xero làm theo cách khác. Sẵn sàng sửa đổi cấu trúc tài khoản của bạn để làm việc với phần mềm, chứ không phải ngược lại.
Vì báo cáo tài chính và biểu đồ tài khoản có mối liên hệ chặt chẽ với nhau nên việc xem xét khả năng lập báo cáo tài chính của phần mềm khi cải tiến hoặc thiết lập biểu đồ tài khoản cũng rất quan trọng. Ví dụ:nếu phần mềm không cho phép bạn sắp xếp lại thứ tự của các tài khoản trên báo cáo tài chính, thì việc sắp xếp thứ tự biểu đồ tài khoản của bạn sẽ trở nên rất quan trọng.
Biểu đồ chức năng của tài khoản có lẽ là thuộc tính quan trọng nhất của phần mềm kế toán và báo cáo tài chính. Phần mềm cấp độ đầu vào có chức năng COA mạnh mẽ có thể hoạt động trong nhiều năm. Điều ngược lại cũng đúng.
Gần đây, tôi đã tham khảo ý kiến với một công ty sản xuất / bán lẻ tùy chỉnh trị giá 10 triệu đô la về việc tách hồ sơ kế toán của họ (hồ sơ, không phải bản thân công ty) thành hai “công ty” riêng biệt để có thể có được sự rõ ràng trong báo cáo mà họ vô cùng mong muốn. Bằng cách thực hiện các điều chỉnh chiến lược đối với biểu đồ tài khoản của họ và sử dụng tốt hơn khả năng báo cáo của phần mềm, chúng tôi có thể có được khả năng hiển thị tài chính mà họ cần mà không cần họ bắt tay vào điều có thể sẽ là một thảm họa chi phí cao.
Biểu đồ hiệu quả của cấu trúc tài khoản trực tiếp hoặc gián tiếp thúc đẩy hầu như tất cả các báo cáo tài chính. Tuy nhiên, nhiều tổ chức bỏ qua khái niệm cơ bản này và khập khiễng cùng với những kỳ vọng chưa được đáp ứng.
Không giống như một số vấn đề cơ bản, biểu đồ tài khoản có thể được tối ưu hóa tương đối nhanh chóng . Việc tu sửa được thực hiện tốt thường có thể được thực hiện trong vòng một tháng và có ảnh hưởng đáng kể đến báo cáo tài chính ngay lập tức.
Bởi vì hầu hết các công ty (và giám đốc tài chính) chỉ thiết lập biểu đồ tài khoản có thể một lần mỗi thập kỷ, nên đây có thể là một dự án lý tưởng để thuê ngoài. Hãy liên hệ với Toptal nếu bạn muốn được hỗ trợ thực hiện bước đơn giản nhưng cực kỳ có tác động này để nâng tổ chức của bạn lên một tầm cao mới.