Các doanh nhân thường coi công việc kế toán giống như ăn bông cải xanh - họ biết điều đó tốt cho họ nhưng lại rất khó chịu. Mục đích là để vượt qua mà không cần phải bịt miệng hoặc suy nghĩ về nó quá nhiều.
Điều đó thật đáng tiếc vì kế toán hiệu quả là một yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp. Các bài báo về tiếp thị và lãnh đạo chiếm các tiêu đề, nhưng các công ty vững chắc có một cách tiếp cận vững chắc đối với kế toán, hầu như không có ngoại lệ.
Gần đây tôi đã chứng kiến sự sụp đổ ảo của một công ty đầy hứa hẹn với một dòng sản phẩm đẹp, một trang web bảnh bao và một chủ sở hữu biết cách nối mạng. Sự thiếu sót chính là một hệ thống chi phí tốt để hiển thị chi phí thực của mỗi sản phẩm được sản xuất.
Đó là một ví dụ cực đoan. Hầu hết các quyết định kế toán kém đều dẫn đến tổn thất tinh vi, không phải là một thảm họa nhanh chóng. Chúng làm hao mòn doanh nghiệp một cách từ từ, điều này làm cho các lỗ rò rỉ rất khó phát hiện.
Làm thế nào bạn có thể biết liệu phương pháp kế toán của công ty bạn có hiệu quả hay không? Để giúp trả lời điều đó, tôi đã tổng hợp một danh sách các cách tiếp cận sai lầm đối với kế toán. Danh sách này dựa trên kinh nghiệm "trong chiến tích" với tư cách là cố vấn CPA / tài chính cho khoảng. 20 công ty tư nhân trong thập kỷ qua. Nó chủ yếu dành cho các công ty quy mô vừa (từ 15-20 nhân viên trở lên) nhưng có thể hữu ích cho các công ty nhỏ hơn có ý định mở rộng quy mô.
"Đóng" là nơi bạn chính thức xem xét từng dòng trên bảng cân đối kế toán của mình và thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào. Cuối cùng, thời gian đã xem xét bị khóa lại, vì vậy nó không thể thay đổi. Tốt nhất, việc này được thực hiện hàng tháng, càng sớm càng tốt sau khi kết thúc tháng.
Tại sao cần đóng cửa cuối tháng?
Việc không thực hiện việc kết thúc một tháng chính thức là một trong những cách tốt nhất để làm tê liệt hoặc thậm chí đánh chìm doanh nghiệp. Nếu không ai trong công ty có thời gian hoặc chuyên môn để thực hiện, công việc có thể dễ dàng được thuê ngoài.
Nhiều doanh nghiệp đang mắc phải sai lầm này và thậm chí không nhận ra điều đó. Đó là bởi vì các chương trình khuyến khích có xu hướng phát triển theo thời gian và dần dần biến thành một mớ hỗn độn.
Dưới đây là những ví dụ phổ biến về những gì tôi đang nói đến:
Mỗi một trong những cách sắp xếp này có điểm gì chung? Họ là một cơn ác mộng kế toán. Trong hầu hết các trường hợp, không thể theo dõi các ưu đãi này một cách tự động. Các bảng tính phức tạp, không chính xác được phát triển để thực hiện các phép tính. Thời gian bị lãng phí khi xoay quanh dữ liệu, kiểm tra độ chính xác của dữ liệu và thực hiện các thay đổi.
Nếu các quy trình không hiệu quả này diễn ra công khai trên dây chuyền lắp ráp, chúng sẽ được đơn giản hóa gần như ngay lập tức. Nhưng khuất tầm nhìn trên màn hình máy tính của phòng kế toán, họ cứ lãng phí tài nguyên trong nhiều năm.
Một trường hợp kinh doanh có thể được thực hiện cho mỗi một trong những cách sắp xếp này không? Đúng. Câu hỏi hay hơn là liệu một sự sắp xếp hợp lý đơn giản hơn có thể đạt được cùng một kết quả kinh doanh không? Thường thì câu trả lời là có!
Hầu hết các chương trình phần mềm kế toán được thiết kế dành cho người làm kế toán chứ không phải người quản lý hoạt động. Ngay cả những hệ thống ERP (Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) sáu con số chính thức cũng có xu hướng khó khăn trong việc lên lịch công việc, theo dõi mức tiêu thụ nguyên vật liệu hoặc theo đơn đặt hàng thông qua một cơ sở sản xuất.
Vì những thiếu sót này, các chương trình riêng biệt đôi khi được sử dụng để lấp đầy khoảng trống. Ví dụ, người quản lý hoạt động có thể sử dụng Microsoft Project để lập lịch trình. Người giám sát sản xuất có thể có một chương trình dành riêng cho ngành với các bảng điều khiển đẹp mắt để theo dõi tiến độ công việc, cũng như sự chuyên cần và hiệu quả lao động.
Tại sao đó là một vấn đề? Tất cả các hoạt động tài chính "thực" diễn ra trong phần mềm kế toán. Hóa đơn và thanh toán của khách hàng, hóa đơn và thanh toán của nhà cung cấp, bảng lương, v.v. xảy ra ở bên kế toán. Báo cáo tài chính chuyển từ phần mềm kế toán.
Tuy nhiên, trong các ví dụ trên, các tài khoản bảng cân đối kế toán chính như hàng tồn kho và sản phẩm dở dang dựa trên dữ liệu trong các hệ thống riêng biệt này. Nếu không có sự ràng buộc đáng tin cậy với phần mềm kế toán, các mục quan trọng có thể rơi qua các vết nứt.
Đây là một minh họa nhỏ cho vấn đề lớn này. Giả sử đơn đặt hàng trị giá 20.000 đô la được hoàn thành vào ngày 30 tháng 11 và được giao vào ngày 1 tháng 12. Căn cứ vào phiếu giao hàng, bộ phận kế toán lập hóa đơn chính xác cho khách hàng 20.000 đô la vào ngày 1 tháng 12.
Để hoàn thành các khoản tài chính tháng 11, giám đốc tài chính yêu cầu giám sát sản xuất danh sách các công việc trong cửa hàng đã được hoàn thành nhưng chưa được giao vào ngày 30 tháng 11. Thật không may, người giám sát sản xuất đã vô tình đánh dấu công việc 20.000 đô la là "đã giao hàng" vào tháng 11. 30 trong cơ sở dữ liệu riêng biệt. Danh sách được cung cấp cho giám đốc tài chính không bao gồm công việc trị giá 20.000 đô la này. Công việc đã vượt qua các vết nứt.
Kết quả tài chính tháng 11 sẽ kém vì tháng 11 phải chi cho công việc nhưng tháng 12 lại thu. Báo cáo của người giám sát lẽ ra đã sửa chữa tình hình nhưng báo cáo không chính xác. Tài chính tháng 12 cũng sẽ không chính xác vì chúng đã được nạp trước 20.000 đô la lợi nhuận thuần túy.
Ví dụ này là phần nổi của tảng băng chìm. Nhiều cơ sở dữ liệu tạo ra khả năng xảy ra sai sót và không chính xác trong mọi thứ, từ chi phí lao động đến hàng tồn kho dở dang đến các khoản phải thu cho đến các khoản phải trả.
Giải pháp lý tưởng là một hệ thống ERP tốt nhất đáp ứng nhu cầu của cả kế toán và hoạt động. Vì điều đó thường không thể thực hiện được, nên Kế hoạch B là sự hợp tác rộng rãi giữa kế toán, hoạt động và CNTT. Nhiệm vụ của nhóm đó là phát triển một cách đáng tin cậy để có được dữ liệu chính xác từ phần mềm hoạt động sang phần mềm kế toán. Giải pháp không nhất thiết phải là liên kết dữ liệu. Nó có thể là một quy trình tự động đảm bảo không có gì lọt qua các vết nứt. Quá trình này không nên dựa vào năng lực của con người.
Trong tất cả các điểm trong bài viết này, điểm này có thể là khó nhất. Đây là một trong những mối đe dọa lớn nhất đối với tính chính xác tài chính và không có "nút dễ dàng" nào để giải quyết vấn đề.
Nếu bạn cần nhập nhiều hơn 5 số theo cách thủ công, hãy tìm cách tốt hơn . Phương châm này không phải lúc nào cũng có thể đạt được, nhưng đó là một mục tiêu tốt.
Phần mềm kế toán giống như một cỗ máy khổng lồ:
Mỗi bước trong quy trình đó phải được tự động hóa hết mức có thể để bộ phận tài chính có thể dành thời gian phân tích các báo cáo có ý nghĩa.
Với các giải pháp fintech hiện nay, việc nhập dữ liệu có thể gần như hoàn toàn tự động (ví dụ:thông qua nguồn cấp dữ liệu ngân hàng và thẻ tín dụng được liên kết với phần mềm kế toán trực tuyến). Ngay cả các quy trình phức tạp như xử lý bảng lương và báo cáo cũng có thể hoàn toàn tự động hoặc thuê ngoài (ví dụ:bảng lương Gusto).
QUAN TRỌNG CAVEAT:TỰ ĐỘNG NÊN KHÔNG NÊN BÁO CÁO Ý NGHĨA TRUMP.
Đây là một ví dụ về cảnh báo này. Giả sử có một chương trình phần mềm kế toán trực tuyến mượt mà có thể tự động hóa hoàn toàn việc nhập dữ liệu nhưng không thể tạo báo cáo chi phí công việc chính xác. Chuyển sang phần mềm như vậy sẽ không được khuyến khích nếu bạn là một công ty định hướng việc làm.
Mặc dù vậy, thường có những cơ hội để sắp xếp hợp lý mà không có những thay đổi mạnh mẽ. Nhiều kế toán là người cầu toàn. Họ ủng hộ thói quen thoải mái hơn là thử nghiệm. Các quy trình kế toán có xu hướng trở nên kém hiệu quả và thủ công.
Với tư cách là chủ doanh nghiệp, bạn có thể hiểu rõ khi ngồi với nhân viên kế toán của mình và hỏi xem liệu bạn có thể xem họ làm gì không. Bạn sẽ học được nhiều điều về kế toán và có lẽ thực sự giúp ích cho quá trình này. Hãy tưởng tượng bạn đang học mẫu giáo (có lẽ bạn thậm chí không cần phải giả vờ!) Và vui vẻ giúp họ đặt câu hỏi từng bước. Hỏi xem cần tài nguyên nào để hợp lý hóa các bước đặc biệt tốn thời gian.
Tiền chi cho phân tích và lập kế hoạch tài chính nói chung là tiền được chi tiêu hợp lý. Tiền chi cho việc nhập dữ liệu không hiệu quả chỉ đơn giản là lãng phí.
Gần đây tôi đã chứng kiến hai ví dụ về điểm quan trọng này. Đầu tiên là công ty mà tôi tham khảo lúc đầu gần như đã thành công vì thiếu hệ thống chi phí công việc tốt.
Ví dụ khác là một công ty sản xuất / bán lẻ kết hợp thành công bắt đầu đối mặt với khó khăn và thua lỗ. Trong quá khứ, họ đã kiếm được lợi nhuận mà không có một hệ thống chi phí công việc tốt. Nhưng khi cơn gió bất ngờ ập đến, họ không có dữ liệu sản xuất chắc chắn và cuối cùng đã đưa ra quyết định chủ quan là đóng cửa bộ phận sản xuất của công ty.
Điều gì sẽ xảy ra nếu cảm nhận của họ không đúng và bên sản xuất là trung tâm lợi nhuận? Trong trường hợp đó, việc thiếu báo cáo tốt đã dẫn đến một quyết định tồi, làm mất đi lợi nhuận tiềm năng trong nhiều năm. Điều gì sẽ xảy ra nếu nhà máy thực sự thua lỗ? Trong trường hợp đó, báo cáo tốt có thể sẽ đóng cửa nhà máy sớm hơn và không để lại thiệt hại đáng kể.
Chi phí dự án hiệu quả đòi hỏi nhiều hơn phần mềm. Các thủ tục chi phí tốt luôn làm chậm quá trình sản xuất, có nghĩa là lãnh đạo cao nhất phải hỗ trợ sáng kiến này. Một số chủ sở hữu / người quản lý tuyên bố tìm kiếm chi phí hợp lý, nhưng khi họ thấy nó giảm năng suất, họ mất quyết tâm.
Quản lý tốt cùng với phần mềm tốt là chìa khóa. Hầu hết các hệ thống ERP cấp 1 và 2 (đặc biệt là các nền tảng dành riêng cho ngành) xử lý chi phí dự án rất tốt. Tuy nhiên, trong các cấp phần mềm thấp hơn, chức năng chi phí dự án có xu hướng bị lỗi. Một số chương trình được sử dụng rộng rãi như Wave và FreshBooks không thực sự cung cấp chi phí dự án. Các chương trình khác tuyên bố cung cấp nó, nhưng chức năng yếu.
Nếu bạn đang tìm kiếm chức năng chi phí dự án trong lĩnh vực cấp đầu vào, hãy xem xét các chương trình sau:
Chạy theo chi phí dự án là một sai lầm đắt giá. Một công ty không biết chi phí của các dự án của mình hoặc các đơn vị sản xuất của nó rất có thể là một doanh nghiệp bị tiêu diệt. Điều này đặc biệt đúng nếu công ty có ý định mở rộng quy mô.
Tôi ngạc nhiên về số lượng chủ doanh nghiệp coi thuế của họ như một thứ hàng hóa phải được thương lượng để có chi phí thấp nhất. Ngay cả những chủ doanh nghiệp nhận ra giá trị của một chuyên gia thuế giỏi cũng thường quên việc tìm kiếm lời khuyên trước khi đưa ra những quyết định lớn, thậm chí rất lớn.
Tôi không phải là một người khai thuế, nhưng tôi đã từng như vậy, vì vậy tôi biết một chút về điểm này. Đúng là có những công ty thuế đắt đỏ đưa ra rất ít lời biện minh cho dịch vụ của họ. Điều này đặc biệt đúng đối với các doanh nghiệp kiểu chủ sở hữu có lợi nhuận khiêm tốn, dựa trên tiền mặt. Bất kỳ cơ hội lập kế hoạch nào tồn tại trong những trường hợp đó có thể sẽ được bù đắp bởi chi phí lập kế hoạch cao.
Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều tự làm hại mình bằng cách không đầu tư vào luật sư tư vấn thuế. Họ trả tiền cho suy nghĩ này theo một trong hai cách:
Sẵn sàng trả một khoản phí bảo hiểm cho một cố vấn thuế, người gia tăng giá trị thông qua chiến lược. Một số doanh nhân muốn có thêm giá trị này nhưng không sẵn sàng trả tiền cho nó. Đó là một sai lầm vì chi phí tăng thêm có thể mang lại lợi tức đầu tư đáng kinh ngạc. Ở mức tối thiểu, doanh nghiệp sẽ có bản khai thuế chính xác mà các chủ ngân hàng, nhà đầu tư hoặc người mua trong tương lai có thể dựa vào. Chỉ điều đó thôi cũng đáng giá rất nhiều.
Đây có lẽ là cách dễ dàng nhất để trực tiếp lãng phí nhiều tiền nhất vào kế toán. Tôi đã học được điều này một cách khó khăn trong một lần di chuyển phần mềm đầu tiên của tôi. Cuối cùng, quá trình di chuyển không thành công và dẫn đến phần mềm bị xóa $ 20.000. Chi phí tất cả có thể cao gấp đôi nếu bạn thêm chi phí tài nguyên nội bộ và mất cơ hội.
Đó là kinh nghiệm nhỏ so với một số. Có những câu chuyện hàng triệu đô la bị lãng phí khi triển khai ERP thất bại. Tôi biết ít nhất một công ty tư vấn có bộ phận chuyên trợ giúp khách hàng và các công ty phần mềm trong các vụ kiện triển khai ERP thất bại.
Sơ đồ một hệ thống ERP. Nguồn:WayZ Consulting
Những câu chuyện kinh dị này có điểm gì chung? Thiếu kế hoạch.
Lập kế hoạch phù hợp bao gồm đảm bảo:
Những điểm này dành cho các công ty triển khai hệ thống ERP cấp 1 hoặc 2 nhưng có thể áp dụng ở quy mô nhỏ hơn ngay cả đối với các gói cấp đầu vào như QuickBooks, Xero và Sage.
Đừng bao giờ đưa ra quyết định lớn về phần mềm theo ý thích. Việc triển khai thành công nhất mà tôi đã tham gia cùng một nhà tư vấn lựa chọn phần mềm, người được trả 25.000 đô la chỉ để giúp chọn phần mềm và chuẩn bị cho tổ chức một hệ thống ERP. Đó là nhiều hơn toàn bộ chi phí của phần mềm trong ví dụ thất bại của tôi. Tuy nhiên, cuối cùng, chúng tôi đã có phần mềm hoạt động đạt được mục tiêu của chúng tôi có lẽ tốt hơn bất kỳ cách triển khai nào mà tôi đã thấy.
Các bước "hướng dẫn" xung quanh điểm này nằm ngoài phạm vi của bài viết này. Nhưng hãy để tôi nói rõ - một trong những cách tốt nhất để lãng phí một số tiền đáng kinh ngạc là đưa ra quyết định phần mềm nhanh chóng và tiết kiệm chi phí điều tra và lập kế hoạch trước.
Điểm này có vẻ chưa thành niên, nhưng đây là lý do tại sao lại không. Hầu hết các doanh nhân hiểu rất rõ các mặt hoạt động kinh doanh của họ. Họ có thể nhanh chóng cho biết khi nhân viên hoạt động không hoạt động tốt.
Về mặt kế toán, điều đó không dễ dàng như vậy. Nếu bạn không hiểu về kế toán, làm thế nào bạn có thể biết được nếu người kiểm soát hoặc người kế toán của bạn không đủ năng lực?
Trên hết, thường có một số cách hợp pháp để tiếp cận bất kỳ tình huống kế toán nào. Tôi thấy một chuyên gia tài chính thường chỉ trích cách làm việc của một chuyên gia khác. Thường thì “cách làm việc” đó là hoàn toàn có thể chấp nhận được, nhưng người chuyên nghiệp đầu tiên không đủ cởi mở để đánh giá cao nó.
Làm thế nào sau đó một doanh nhân có thể biết liệu một kế toán viên có đủ năng lực hay không?
Tôi nhấn mạnh từ khiêm tốn . Có thể rất xúc động khi có một phê bình chuyên môn từ bên ngoài đối với nhân viên của bạn. Giám đốc tài chính được thuê ngoài không được là người cảm thấy cần phải chứng minh giá trị của bản thân bằng cách tìm ra lỗi. Ngoài ra, CFO rõ ràng phải có nhiều kinh nghiệm hơn nhân viên cấp cao nhất của bạn. Nó chỉ đơn giản là sẽ không hiệu quả để mang lại sự bình đẳng.
Giám đốc tài chính đánh giá phải sẵn sàng hiểu đầy đủ về hoạt động trước khi phê bình. Tôi đã từng trải qua những tình huống mà phản ứng ban đầu của tôi là không tin vào sự kém hiệu quả và kém hiệu quả của đội ngũ kế toán, chỉ sau khi điều tra thêm, họ mới nhận ra rằng họ không đi xa như tôi nghĩ.
Tôi đã tư vấn ngắn gọn cho một công ty xây dựng nhỏ với những cuốn sách hoàn toàn là một thảm họa. Họ đã thuê một công ty kế toán để thực hiện công việc này và dường như đã tiếp nhận một thành viên rất kém trong nhóm. Thật tệ, tôi đề nghị có lẽ lựa chọn tốt nhất là đơn giản là bắt đầu lại.
Chủ sở hữu không may đã phải trả giá cho sự trợ giúp không đủ năng lực, chi phí để sửa chữa tình trạng lộn xộn, và chi phí cơ hội của thông tin không chính xác. Rất tiếc, tôi không chắc liệu chủ sở hữu có thực sự nhận ra rằng mình gặp sự cố nghiêm trọng hay không.
Bạn sẽ lãng phí tiền theo hai cách với cách tiếp cận này:
Điểm này đồng hành với Điểm 8. Một phần của việc thuê trợ giúp có thẩm quyền là đối xử với chức năng kế toán một cách tôn trọng. Khi bạn và nhóm kế toán của bạn hào hứng với việc giảm thiểu việc nhập dữ liệu (xem Điểm 4) và tối đa hóa việc lập kế hoạch tài chính và phân tích dữ liệu, khái niệm trung tâm lợi nhuận trở nên sống động và nhân viên cảm thấy được trao quyền.
Có ít nhất ba cách để trì hoãn lãng phí tiền bạc:
Không ai là hoàn hảo, nhưng các hoạt động được vận hành tốt sẽ phân bổ nguồn lực để hoàn thành công việc đúng thời gian. Mặt khác, những người trì hoãn trả tiền thật để nuôi thói quen trì hoãn của họ.
Bài viết này bắt đầu bằng cách so sánh kế toán với bông cải xanh - tốt cho bạn, nhưng rất khó chịu.
Nó không nhất thiết phải như vậy. Một công ty áp dụng phương pháp kế toán phù hợp sẽ thấy nó có thể là một trung tâm lợi nhuận thú vị. Khi điều đó trở thành hiện thực, phần kế toán “tốt cho bạn” sẽ tốt hơn và phần khó chịu sẽ biến mất.
Nếu ai đó có thể làm điều tương tự với bông cải xanh, vui lòng cho tôi biết!