Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp Hệ thống (ERP) thực sự có thể thay đổi cuộc chơi cho các công ty kế toán.

Nơi mà trước đây họ phải theo dõi nhiều quy trình cần thiết cho hoạt động kinh doanh, thì giờ đây việc triển khai một phần mềm duy nhất có thể đơn giản hóa vấn đề một cách đáng kể.

ERP tập hợp nhiều chức năng kinh doanh quan trọng này lại với nhau trên một cơ sở dữ liệu dùng chung.

Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn

Có rất nhiều lợi ích của hệ thống ERP và về cơ bản tất cả chúng đều xoay quanh việc làm cho cuộc sống của bạn và doanh nghiệp của bạn trở nên dễ dàng hơn.

Và khi cuộc sống của nhân viên dễ dàng hơn, điều này chắc chắn cũng sẽ giúp ích cho khách hàng của bạn. Chưa thuyết phục? Hãy cùng xem xét chi tiết hơn một số lý do này.

Dưới đây là danh sách một số lợi ích chính của hệ thống ERP. Để minh họa rõ hơn những điều này, chúng tôi sẽ sử dụng Microsoft Dynamics 365 Business Central như một loại nghiên cứu điển hình, nêu bật những ưu điểm của nó bằng các ví dụ thực tế.

1. Hợp lý hóa các quy trình và cải thiện năng suất

Đây là lợi ích chính của hệ thống ERP. Doanh nghiệp của bạn càng phát triển, hoạt động của bạn sẽ càng trở nên phức tạp hơn. Rất may, hệ thống ERP cung cấp một nền tảng để bạn hợp lý hóa và chuẩn hóa các quy trình, điều này cuối cùng sẽ giúp bạn trở nên hiệu quả hơn nhiều trong công việc kinh doanh của mình.

Dữ liệu không cần phải được nhập theo cách thủ công, vì vậy không còn phụ thuộc vào bảng tính thủ công nữa - OCR hợp lý hóa việc nhập dữ liệu bằng cách tạo giao dịch cho bạn. Sử dụng quy trình làm việc, bạn có thể hợp lý hóa quy trình phê duyệt của mình và tạm biệt việc sử dụng giấy hoặc gửi email. Chỉ có một hệ thống “out of the box” duy nhất, vì vậy không có thời gian bị lãng phí khi chuyển giữa nhiều chương trình. Với một cơ sở dữ liệu tập trung, mọi người đều có khả năng hiển thị đầy đủ mọi thứ, nghĩa là bạn có thể bắt đầu nhìn thấy bức tranh toàn cảnh hơn với dữ liệu “một phiên bản của sự thật” và đưa ra quyết định sáng suốt trong thời gian thực.

2. Chứng minh cho doanh nghiệp của bạn trong tương lai

Một trong những mục tiêu chính của nhiều doanh nghiệp là tăng trưởng. Tuy nhiên, đạt được điều này không phải lúc nào cũng dễ dàng - đặc biệt khi bạn cho rằng bạn cần một hệ thống linh hoạt có thể đáp ứng và phát triển theo nhu cầu kinh doanh của bạn. Đầu tư cho một hệ thống mới cần phải chứng minh lợi tức đầu tư và bạn chắc chắn không muốn trả tiền cho một thứ gì đó sẽ yêu cầu thay đổi trong một vài năm tới. Bạn cần một giải pháp thích ứng.

Đây là lúc mà việc kiểm chứng trong tương lai trở thành một điều thiết yếu và là một trong những lợi ích cơ bản của hệ thống ERP. Hệ thống ERP tốt tạo điều kiện cho sự phát triển trong tương lai và đủ nhanh nhẹn để phát triển cùng bạn. Một hệ thống ERP hiện đại nên sử dụng công nghệ mới nhất và tốt nhất, với sự đầu tư liên tục từ nhà cung cấp để đảm bảo nó đi trước đường cong và có khả năng cung cấp giá trị gia tăng khi bạn cần.

3. Đạt được sự tuân thủ

Đây là một lợi ích của phần mềm ERP mà thường có thể bị bỏ qua. Việc đáp ứng các yêu cầu tuân thủ đối với hoạt động kinh doanh kế toán của bạn có thể rất khó khăn, đặc biệt khi các quy định thường xuyên thay đổi. Hệ thống ERP cho phép bạn theo dõi những thay đổi này và giúp quản lý chúng cho bạn. Việc theo dõi tuân thủ quy định trở nên ưu tiên và hoàn toàn tự động, vì vậy bạn có thể mong đợi kế toán tài chính chính xác hơn, truy xuất nguồn gốc sản phẩm tốt hơn và kiểm soát chất lượng vượt trội. Hơn nữa, bất kỳ chuyên gia đánh giá bên ngoài nào cũng có thể biết chính xác ai đang làm việc gì, với các nhật ký đánh giá phong phú, tất cả đều có sẵn ở một nơi.

Một hệ thống ERP hiện đại nên đi kèm với hỗ trợ tuân thủ theo tiêu chuẩn; được chứng nhận bởi HMRC về Lập thuế kỹ thuật số và cũng giải quyết nhiều yêu cầu quan trọng về GDPR. Kiến thức rằng hệ thống ERP của bạn hỗ trợ nghĩa vụ GDPR của doanh nghiệp bạn là một trong những lợi ích chính của hệ thống ERP. Tuy nhiên, bạn nên luôn tìm kiếm thêm lời khuyên pháp lý để đảm bảo bạn hoàn toàn tuân thủ GDPR.

4. Cải thiện khả năng hợp tác trong nhóm

Một trong những lợi ích cốt lõi của hệ thống ERP là sự hợp tác. Với một hệ thống ERP, bạn có thể mang tất cả các lĩnh vực kinh doanh của mình lại gần nhau hơn và loại bỏ các lỗ hổng. Hệ thống dữ liệu tập trung của nó cho phép cộng tác nhiều hơn trong công ty của bạn, đặc biệt nếu đó là giải pháp dựa trên Đám mây; Cho dù mọi người đang ở văn phòng, đang làm việc tại nhà hay thậm chí đang đi công tác nước ngoài, miễn là họ có kết nối internet thì các nhân viên có thể làm việc cùng nhau.

ERP cập nhật phải dựa trên đám mây và hoàn toàn có thể truy cập - máy tính để bàn, thiết bị di động, máy tính bảng, bạn có thể truy cập những gì bạn cần trên bất kỳ thiết bị nào, trên bất kỳ trình duyệt nào. Điều này mang lại cho nhân viên nhiều tự do hơn để cộng tác trong thời gian thực, bất kể họ ở đâu. Tích hợp Outlook hiển thị dữ liệu khách hàng và nhà cung cấp, vì vậy bạn không cần phải tham khảo bộ phận tài chính của mình để chạy báo cáo con nợ nhằm xác định xem họ có nợ bạn không và bạn có nên thực hiện đơn đặt hàng của họ hay không.

5. Có được sự linh hoạt

Khi nói đến hệ thống ERP, đó không phải là trường hợp một kích thước phù hợp với tất cả. Phần lớn ERP được thiết kế để tích hợp hoàn toàn với các chương trình khác, bao gồm các nền tảng thương mại điện tử, hệ thống CRM và các ứng dụng Office. Chúng cũng có dạng mô-đun, vì vậy bạn có thể chọn mở rộng hoặc tùy chỉnh chúng để đáp ứng các yêu cầu riêng của bạn, cho phép bạn tự do làm mọi việc theo cách của mình.

Trung tâm thương mại là một hệ thống “xuất sắc” được tích hợp với Office, Outlook và Power BI. Nó có thể tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác để làm cho cuộc sống của bạn đơn giản hơn. Tích hợp Outlook cho phép bạn gửi bản sao hóa đơn, bảng sao kê, tạo đơn đặt hàng và tài khoản mới mà không cần rời khỏi Outlook, giúp bạn không phải điều hướng giữa các sản phẩm để thực hiện các công việc hàng ngày. Kiểm soát tín dụng cũng có thể được hoàn thành trong Outlook, tất cả thông tin đều có mặt để người dùng có thể theo dõi các hóa đơn quá hạn, gửi các bản sao kê và sao kê. Microsoft cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để tạo tích hợp tự động trong thời gian thực, ngoài ra, chúng tôi có thể dễ dàng tạo các ứng dụng hỗ trợ để tùy chỉnh.

6. Bảo vệ doanh nghiệp của bạn

Khi nói đến việc đầu tư vào một phần mềm mới, câu hỏi về bảo mật là một vấn đề quan trọng. Bạn cần biết mức độ an toàn khi sử dụng và những biện pháp nào được áp dụng để giữ an toàn cho dữ liệu của bạn. Điều này đặc biệt đúng với hệ thống ERP, do tính nhạy cảm đối với dữ liệu tài chính của khách hàng.

Các giải pháp ERP có tường lửa và các biện pháp kiểm soát để hạn chế quyền của người dùng, cũng như các chính sách bảo mật giúp giữ cho dữ liệu luôn chính xác và an toàn. Với việc Microsoft là một công ty lớn như vậy, họ được hưởng lợi rất nhiều từ mô hình kinh tế theo quy mô. Do đó, dịch vụ Điện toán đám mây Azure của họ hỗ trợ Business Central cung cấp mức độ bảo mật và tuân thủ mà không doanh nghiệp vừa và nhỏ nào có thể đủ khả năng hoặc đạt được với cấu trúc tại chỗ nội bộ của họ.

7. Tiết kiệm chi phí và ROI

Có lẽ lợi ích lớn nhất của hệ thống ERP là kết quả của tất cả những lợi ích trước đó. Với các quy trình hiệu quả hơn, các tính năng tiết kiệm thời gian tốt hơn và ít có khả năng xảy ra hậu quả tốn kém của việc không tuân thủ và vi phạm dữ liệu, doanh nghiệp của bạn chắc chắn sẽ tiết kiệm được rất nhiều.

Với các hệ thống ERP mới nhất trên thị trường, không cần nâng cấp đắt tiền để trở nên tuân thủ hoặc để doanh nghiệp của bạn phát triển. Triển khai nhanh chóng có nghĩa là thời gian ngừng hoạt động tối thiểu và bằng cách loại bỏ nhu cầu hoàn thành các công việc thủ công hoặc lặp đi lặp lại, nhân viên có thể tập trung làm những việc quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn.

Một tính năng tiết kiệm chi phí tuyệt vời khác là cấp phép SaaS. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không phải mua trước giấy phép, vì vậy chi phí có thể được phân bổ trong năm, giúp bạn kiểm soát tốt hơn chi tiêu của mình.

Lời kết

Bằng mọi cách, đây không phải là một danh sách đầy đủ. Có rất nhiều lợi ích khác của hệ thống ERP, tất cả đều được thiết kế để làm cho việc vận hành doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, về Business Central hoặc hệ thống ERP nói chung hoặc bạn cần một số hướng dẫn trong quá trình ra quyết định, chúng tôi có thể trợ giúp.

Tại Xpedition, các chuyên gia ERP của chúng tôi chuyên về kế toán và hiểu các yêu cầu cần thiết cho lĩnh vực của bạn. Tham gia một trong các sự kiện miễn phí của chúng tôi để khám phá thêm.