Quét tài liệu là một cách đơn giản và hiệu quả để đảm bảo tất cả tài liệu bạn cần cho khách hàng của mình VAT và tờ khai thuế được lưu trữ an toàn ở một nơi và có thể dễ dàng truy cập để kế toán trực tuyến.
Thật vậy, tại sao không cung cấp những ưu điểm của việc quét tại nguồn cho khách hàng của bạn để bạn được giới thiệu với một danh mục đầu tư kỹ thuật số chứ không phải là chiếc túi vận chuyển đáng sợ!
ScanSnap nhiều loại máy quét cho phép chụp mọi thứ liên tục từ biên lai đã in đến hóa đơn và thậm chí cả vé đỗ xe hoặc vé tàu có thể được quét nhanh chóng và đơn giản. thậm chí không cần khởi động PC.
Bạn có thể yên tâm rằng mọi thứ bạn cần đều được lưu trữ trực tuyến an toàn và tất cả ở một nơi, giúp bạn hoặc khách hàng của bạn dễ dàng nộp các tờ khai thuế GTGT và thuế trực tuyến khi đến thời điểm. Đây là cách lưu trữ tài liệu có tổ chức và hiệu quả - lý tưởng cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ.
Dòng máy quét năng suất cá nhân ScanSnap cung cấp khả năng sử dụng một chạm và là cách làm việc thông minh hơn! Quét tài liệu hàng ngày và liên kết liền mạch với tài khoản đám mây, thiết bị thông minh và ứng dụng. Dễ dàng giảm thiểu sự phức tạp thường liên quan đến hoạt động quét trước và sau; chỉ cần quét tài liệu của bạn và ScanSnap sẽ dọn dẹp một cách trực quan và đưa ra bản quét tốt nhất ngay lần đầu tiên. Các lợi ích khác bao gồm:
Quét giúp loại bỏ nhu cầu duy trì các hệ thống nộp hồ sơ dựa trên giấy, hệ thống này tự động tiết kiệm tiền về vật liệu cũng như không gian.
Tính năng quét tài liệu giúp bạn dễ dàng tìm thấy thông tin mình cần khi cần hơn là dành thời gian xem qua các tệp giấy.
Việc lưu trữ dữ liệu đã quét này cùng nhau cũng có nghĩa là nó có thể được truy cập theo nhiều cách khác nhau - chẳng hạn như trên thiết bị thông minh hoặc thông qua dịch vụ đám mây - điều này rất phù hợp với cách làm việc hiện đại, đặc biệt là khi ngày càng có nhiều người làm việc từ xa.
Tài liệu giấy không có xu hướng tồn tại tốt trong trường hợp hỏa hoạn, lũ lụt hoặc đơn giản là mất mát; dữ liệu kỹ thuật số mạnh mẽ hơn nhiều và có thể được lưu trữ và truy cập an toàn từ mọi nơi.
Hồ sơ cần được lưu giữ không chỉ cho mục đích sử dụng kinh doanh mà còn để đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý và quy định - chẳng hạn như tuân thủ GDPR. Các chỉ thị pháp luật gần đây đang thực sự tập trung vào các ưu điểm của việc vận hành một nơi làm việc kỹ thuật số, bao gồm tính di động và cộng tác.
Nếu tài liệu được quét và phân phối thay vì tạo ra nhiều bản sao thì sẽ sử dụng ít giấy hơn, do đó tác động trực tiếp tích cực đến các mối quan tâm về môi trường.
Đối với khách hàng, thời gian phản hồi được giảm xuống, thông tin có sẵn trong vài giây từ máy tính hoặc ứng dụng, đồng thời các địa điểm từ xa và văn phòng kinh doanh toàn cầu được kết nối và có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn.