Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn cần khách hàng để tồn tại. Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể cấp tín dụng cho khách hàng để họ không phải trả tiền ngay khi nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ. Khi bạn lập hóa đơn cho khách hàng, bạn bao gồm các điều khoản chính sách thanh toán nêu chi tiết thời điểm tiền đến hạn. Nếu họ không thanh toán cho đến quá thời hạn, bạn sẽ bị trả nợ.
Bạn cũng có rất nhiều chi phí khi bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, như tiền thuê nhà, vật tư và tiền lương. Các nhà cung cấp có thể gửi cho bạn hóa đơn thay vì yêu cầu thanh toán ngay lập tức. Đôi khi, bạn có thể bị thanh toán nợ hoặc thanh toán thiếu.
Còn nợ có nghĩa là thanh toán bị chậm lại. Các khoản nợ có thể có nghĩa là thanh toán đã quá hạn hoặc thanh toán chưa đến hạn cho đến sau thời gian dịch vụ. Doanh nghiệp có thể thực hiện thanh toán còn nợ cho nhà cung cấp hoặc nhận thanh toán còn nợ từ khách hàng. Nhân viên có thể bị trả trước, nghĩa là họ sẽ không nhận được tiền lương cho đến sau kỳ trả lương.
Khi ai đó bán hàng hóa hoặc dịch vụ được thanh toán trước, họ sẽ không nhận được tiền cho đến khi hết thời hạn thanh toán. Đây có thể là kết quả của một trong những điều sau:
Là chủ doanh nghiệp, bạn vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp. Bạn là nhà cung cấp cho khách hàng của công ty bạn. Và, bạn là khách hàng khi mua hàng kinh doanh từ các nhà cung cấp.
Các nhà cung cấp thanh toán nợ không gửi hóa đơn hoặc yêu cầu thanh toán cho đến sau khi khách hàng nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ. Không giống như các khoản thanh toán quá hạn, việc thanh toán nợ không phải là lỗi của khách hàng. Nó chỉ có nghĩa là nhà cung cấp không lập hóa đơn cho đến khi kết thúc thời hạn dịch vụ.
Đôi khi, bạn có thể bị thanh toán nợ. Tiện ích là những dịch vụ phổ biến mà bạn nhận được nhưng không được tính phí cho đến khi kết thúc thời hạn dịch vụ.
Ví dụ, bạn nhận được một hóa đơn điện cho doanh nghiệp của bạn. Hóa đơn bao gồm dịch vụ từ ngày 3 tháng 6 - ngày 1 tháng 7 và bạn sẽ được thanh toán vào ngày 3 tháng 7, thay vì trong thời gian dịch vụ. Thanh toán của bạn sau đó sẽ được thanh toán lại, nhưng nó không bị coi là muộn.
Bạn cũng có thể lập hóa đơn cho khách hàng còn nợ. Sau khi cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ, bạn không lập hóa đơn cho khách hàng cho đến khi kết thúc thời hạn dịch vụ, thay vì trước hoặc trong thời gian dịch vụ. Bạn sẽ không bị tính phí quá hạn vì thanh toán không bị trễ hạn.
Nhiều doanh nghiệp nợ lương. Bạn trả tiền cho nhân viên sau khi họ đã thực hiện công việc cho doanh nghiệp của bạn. Tiền lương của họ không được lên kế hoạch phân phối cho đến sau thời hạn trả lương. Mặc dù bạn không trả tiền cho nhân viên của mình cho đến sau thời hạn trả lương, nhưng tiền lương không bị quá hạn.
Ví dụ, một nhân viên làm việc từ ngày 31 tháng 6 - ngày 11 tháng 8. Bạn trả lương cho họ vào ngày 18 tháng 8, một tuần sau khi kỳ trả lương kết thúc. Điều đó có nghĩa là bạn trả nợ cho nhân viên.
Một số doanh nghiệp chọn chạy tính lương trong khi nhân viên vẫn đang làm việc trong thời gian trả lương. Đây được gọi là lương hiện tại. Một nhân viên làm việc từ ngày 31 tháng 6 - ngày 11 tháng 8. Bạn trả lương cho họ vào ngày 11 tháng 8. Để nhân viên đó nhận được tiền lương của họ vào ngày 11 tháng 8, bạn cần chạy bảng lương vài ngày trước đó. Bạn dự đoán rằng nhân viên sẽ làm việc theo giờ đã định của họ. Điều này có thể gây nhầm lẫn hơn, đặc biệt nếu nhân viên nghỉ việc và không được trả lương.
Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ, việc tính lương còn thiếu đơn giản hơn việc tính lương hiện tại.
Có thể đôi khi thanh toán thông thường bị chậm lại vì quá hạn. Các loại thanh toán này có thể lặp lại. Khi khách hàng không gửi khoản thanh toán của một tháng đúng hạn, khoản thanh toán tiếp theo của họ sẽ bị truy thu.
Giả sử bạn trả tiền dịch vụ cho nhà cung cấp hàng tháng. Bạn bỏ lỡ khoản thanh toán tháng 6 của mình. Khi bạn thanh toán vào tháng tiếp theo (tháng 7), khoản thanh toán sẽ bị truy thu cho khoản thanh toán tháng 6. Để bắt kịp, bạn cần thực hiện hai khoản thanh toán vào tháng 7— một cho tháng 6 và một cho tháng 7..
Bạn cũng có thể có những khách hàng trả tiền trễ hạn cho doanh nghiệp của bạn. Điều này xảy ra nếu khách hàng không thanh toán cho bạn trong khung thời gian bạn yêu cầu trên hóa đơn.
Có nhiều lý do bạn có thể gặp phải khi thanh toán. Dưới đây là một số lý do dẫn đến việc thanh toán trễ hạn:
Nếu bạn có kế toán dồn tích, bạn sẽ đánh dấu các hóa đơn đã nhận từ nhà cung cấp là tài khoản phải trả — khoản tiền bạn nợ nhưng chưa thanh toán.
Bằng cách ghi nhầm hoặc quên đánh dấu các khoản phải trả, bạn có thể quên rằng mình đang nợ tiền. Kết quả là bạn bị tụt hậu trong các khoản thanh toán. Mỗi khoản thanh toán bổ sung mà bạn gửi sau thời hạn đến hạn là một khoản thanh toán còn lại.
Khách hàng không nhận được hóa đơn, ghi sai hóa đơn hoặc không có tiền để thanh toán sẽ không thanh toán ngay cho bạn. Khi nào (và nếu) họ trả tiền cho bạn, thì đó là chuyện phía sau.
Nếu bạn thanh toán thiếu và bị coi là trễ hạn, nhà cung cấp có thể áp dụng các hạn chế sau:
Hoặc, nhà cung cấp có thể quyết định không kinh doanh với bạn nữa. Để tránh các hạn chế đối với doanh nghiệp của bạn, hãy đảm bảo rằng các khoản thanh toán của bạn được thực hiện kịp thời. Cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi chi phí và thu nhập của bạn để tránh bị nợ đọng.
Nếu khách hàng trả nợ cho bạn, bạn cũng có thể áp dụng các hạn chế. Để giữ cho tiền mặt chảy vào doanh nghiệp của bạn, bạn cần tránh để khách hàng thanh toán nợ. Để khuyến khích thanh toán kịp thời, bạn có thể triển khai các điều khoản thanh toán hóa đơn rõ ràng hơn. Bằng cách đó, khách hàng biết khi nào bạn coi các khoản thanh toán của họ đã quá hạn. Bạn có thể tính lãi sau một số ngày nhất định mà không cần thanh toán.
Cần một cách để ngăn chặn việc thanh toán hoặc bị trả nợ? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot cho phép bạn dễ dàng theo dõi chi phí và thu nhập của mình. Bằng cách đó, bạn không bị mất các ngày đến hạn thanh toán. Ngoài ra, bạn có thể tạo hóa đơn để khách hàng thanh toán cho bạn đúng hạn. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!