Khi khách hàng mua hàng bằng tín dụng, bạn mong đợi họ sẽ trả tiền cho bạn. Nếu không, điều đó có thể gây khó chịu và ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn. Bạn cần biết cách xóa nợ khó đòi khi điều này xảy ra.
Nợ khó đòi là khi ai đó nợ bạn tiền, nhưng khoản nợ đó trở nên vô giá trị (chẳng là bao) vì bạn không thể thu được. Cả doanh nghiệp và cá nhân đều có thể phát sinh nợ xấu.
Nợ xấu kinh doanh là khoản nợ bạn phải gánh chịu từ một hoạt động liên quan đến kinh doanh. Bạn không thể đòi nợ, nhưng trước đây bạn đã báo cáo nó trong sổ sách và tổng thu nhập của mình. Dưới đây là một số cách bạn có thể gánh chịu một khoản nợ khó đòi:
Nói chung, lý do số một khiến một doanh nghiệp có nợ xấu là vì họ đã bán một hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng theo hình thức tín dụng, và khách hàng đó không bao giờ trả tiền. Với tín dụng, khách hàng nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ của họ và sau đó nhận được hóa đơn cho số tiền họ nợ.
Việc hạch toán chi phí nợ phải thu khó đòi có thể tốn nhiều thời gian và chi phí. Nếu bạn sử dụng kế toán dồn tích, bạn đánh dấu các khoản thanh toán còn nợ là tài khoản phải thu. Các khoản phải thu là khoản tiền ai đó nợ bạn.
Khi tiền nợ của bạn trở thành một khoản nợ khó đòi, bạn cần phải xóa nó đi. Viết tắt nó có nghĩa là điều chỉnh sổ sách của bạn để thể hiện số tiền thực trong tài khoản hiện tại của bạn.
Để xóa nợ khó đòi, bạn cần xóa nó khỏi số tiền trong tài khoản phải thu của mình. Bảng cân đối kế toán kinh doanh của bạn sẽ bị ảnh hưởng bởi nợ xấu. Có hai phương pháp bạn có thể sử dụng để xóa tài khoản xấu:
Phương pháp xóa sổ trực tiếp thực hiện sau khi khoản phải thu được ghi nhận. Bạn phải ghi có các khoản phải thu và ghi nợ chi phí các khoản nợ khó đòi để xóa sổ.
| Ngày | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|---|
| 4/3 | Khoảng không quảng cáo phải thu của tài khoản | Bán hàng cho khách hàng | 4.000 | 4.000 |
| 12/2 | Các Khoản Nợ Khó đòi Phải Thu | Thiếu khoản thanh toán của khách hàng | 4.000 | 4.000 |
Với phương pháp trợ cấp, bạn dự đoán rằng bạn sẽ không nhận được khoản thanh toán cho việc bán tín dụng từ tất cả khách hàng của mình. Do đó, bạn ghi nợ chi phí nợ khó đòi và dự phòng rủi ro tín dụng cho các tài khoản khó đòi. Khi có khoản nợ khó đòi, bạn sẽ ghi có các khoản phải thu và dự phòng nợ cho các khoản khó đòi.
Bạn có thể sử dụng tỷ lệ nợ xấu của mình từ các năm trước để xác định số tiền phải trích lập dự phòng nợ khó đòi. Ví dụ, năm ngoái bạn mang về 30.000 đô la, nhưng bạn đã bán được số hàng hóa trị giá 40.000 đô la. Theo phương pháp dự phòng, bạn có thể dự đoán 25% lợi nhuận của mình sẽ là nợ khó đòi.
| Ngày | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|---|
| 4/3 | Chi phí Nợ khó đòi Trợ cấp cho Tài khoản Nghi ngờ | Bán cho khách hàng | 4.000 | 4.000 |
| 12/2 | Dự phòng cho các tài khoản nghi ngờ các tài khoản phải thu | Thiếu khoản thanh toán của khách hàng | 4.000 | 4.000 |
Phương pháp trợ cấp nhằm mục đích tăng độ chính xác của sổ sách của bạn, do đó bạn không dự đoán sẽ có nhiều tiền hơn số tiền bạn sẽ có.
Nếu khoản nợ xấu đã được bao gồm trong tổng thu nhập của bạn, bạn có thể yêu cầu khoản đó với IRS bằng cách sử dụng phương pháp tính phí cụ thể hoặc phương pháp không theo kinh nghiệm. Điều này làm giảm nghĩa vụ thuế của bạn. Trong hầu hết các trường hợp, bạn được yêu cầu sử dụng phương pháp tính phí cụ thể.
Theo phương pháp này, bạn có thể khấu trừ các khoản nợ khó đòi một phần hoặc toàn bộ vô giá trị. Một phần vô giá trị có nghĩa là con nợ đã trả một phần những gì họ nợ. Hoàn toàn vô giá trị nghĩa là con nợ chưa trả được gì. Đối với cả hai, bạn có thể mong đợi rằng bạn sẽ không nhận được bất kỳ khoản tiền nợ nào. Bạn chỉ có thể khấu trừ số tiền bạn đã tính phí trên sách của mình.
Bạn chỉ có thể đòi một khoản nợ khó đòi trước một thời hạn nhất định. Đối với một khoản nợ hoàn toàn vô giá trị, bạn cần phải nộp trước bảy năm kể từ ngày đến hạn hoàn thuế ban đầu hoặc hai năm kể từ khi bạn trả thuế, tùy theo ngày nào muộn hơn.
Đối với một khoản nợ vô giá trị một phần, hãy nộp đơn yêu cầu của bạn trước ba năm sau khi nộp bản khai thuế ban đầu hoặc hai năm kể từ khi bạn trả thuế, tùy theo thời điểm nào sau đó.
Để đòi được khoản nợ khó đòi, hãy nộp một trong các mẫu đơn sau:
Bạn có thể sử dụng phương pháp này nếu bạn sử dụng kế toán dồn tích, có tổng doanh thu trung bình dưới 5 triệu đô la cho tất cả các năm trước và cung cấp các dịch vụ về kế toán, khoa học tính toán, kiến trúc, tư vấn, kỹ thuật, y tế, luật hoặc nghệ thuật biểu diễn .
Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo IRS.
Đối với một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hoặc bán hàng hóa theo hình thức tín dụng, các khoản nợ khó đòi có thể không tránh khỏi. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện các bước để giảm nợ khó đòi.
Cung cấp cho khách hàng hàng hóa và dịch vụ theo hình thức tín dụng là một cách tuyệt vời để tạo ra doanh số bán hàng lớn, nhưng nó có thể khiến bạn phải trả giá nếu khách hàng không bao giờ trả tiền. Bạn có thể quyết định không cung cấp tín dụng hoặc bạn có thể tìm hiểu phải làm gì khi khách hàng không trả tiền cho bạn.
Nếu bạn quyết định tiếp tục cung cấp tín dụng cho khách hàng, bạn có thể cân nhắc việc thay đổi các điều khoản thanh toán của mình. Đảm bảo rằng khách hàng hiểu khi nào thì khoản thanh toán của họ đến hạn khi bạn thực hiện giao dịch bán hàng. Gửi lời nhắc thanh toán và liên hệ với những khách hàng thanh toán muộn.
Khi bạn bán số lượng lớn và không nhận được thanh toán, bạn thậm chí có thể thuê đại lý thu tiền.
Không phải lúc nào bạn cũng có thể kiểm soát các khoản nợ khó đòi, nhưng bạn có thể cố gắng đảm bảo chúng ít xảy ra hơn bằng cách theo đuổi việc thanh toán.
Nợ khó đòi có thể gây hại cho doanh nghiệp của bạn, đặc biệt nếu nó xảy ra thường xuyên. Không thể thu các khoản thanh toán khi bạn cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ có thể làm chậm dòng tiền của bạn. Và, nó có thể làm cho doanh nghiệp của bạn trở nên tiêu cực.
Dòng tiền là dòng tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn chi tiêu nhiều hơn số tiền bạn nhận được, công ty của bạn sẽ có dòng tiền âm. Khi bạn cung cấp cho khách hàng một sản phẩm hoặc dịch vụ, bạn đang chi tiền cho giá vốn hàng bán (COGS) nhưng không nhận lại được gì.
Giả sử bạn sở hữu một công ty bán máy sao chép. Bạn bán một chiếc cho khách hàng với giá 2.500 đô la, nhưng họ không trả tiền ngay lập tức. Bạn gửi hóa đơn vô ích. Bạn đã bao gồm 2.500 đô la trong tổng thu nhập của mình, nhưng bây giờ bạn cần xóa nợ khó đòi, điều này làm giảm dòng tiền của bạn xuống 2.500 đô la.
Để tránh phát sinh các khoản nợ khó đòi, hãy theo dõi tài chính doanh nghiệp của bạn. Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot cho phép bạn tạo và gửi hóa đơn, theo dõi số tiền bạn nợ và ghi lại các khoản thanh toán. Bằng cách đó, bạn có thể đứng đầu các con nợ của mình. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!