Để nắm được chi phí kinh doanh của mình, bạn cần liên tục lập kế hoạch và cập nhật ngân sách kinh doanh nhỏ của mình. Khi bạn lập ngân sách truyền thống, bạn sử dụng ngân sách trước đó và điều chỉnh nó. Đây có thể không phải là cách hiệu quả nhất để tạo ngân sách, đặc biệt là đối với các công ty nhỏ. Một lựa chọn khác là lập ngân sách dựa trên số không. Lập ngân sách dựa trên số không là gì?

Ngân sách là gì?

Trước khi tìm hiểu về lập ngân sách dựa trên số không, điều quan trọng là phải hiểu các phần khác nhau của ngân sách kinh doanh điển hình. Dưới đây là ba điều mà ngân sách cần phải làm:

1. Doanh thu từ dự án:Bạn sẽ kiếm được bao nhiêu?
2. Xác định chi phí:Bạn sẽ chi bao nhiêu?
3. Dự đoán lợi nhuận:Bạn sẽ có bao nhiêu sau khi chi phí?

Lập ngân sách dựa trên số không là gì?

Lập ngân sách dựa trên số không (ZBB) là một cách tiếp cận để tạo ngân sách từ đầu. Ngân sách không dựa trên ngân sách trước đó. Thay vào đó, ngân sách bắt đầu từ 0.

Với lập ngân sách dựa trên số không, bạn cần phải điều chỉnh mọi khoản chi trước khi thêm nó vào ngân sách chính thức. Mục tiêu của lập ngân sách dựa trên số không là giảm chi tiêu bằng cách xem xét nơi có thể cắt giảm chi phí.

Nhân viên của bạn có thể tham gia vào việc tạo ngân sách dựa trên số không. Bạn có thể hỏi nhân viên họ sẽ có những loại chi phí nào và tìm ra nơi bạn có thể giảm chi phí kinh doanh. Nếu một khoản chi phí không mang lại lợi ích cho doanh nghiệp hoặc nếu nó có thể được thực hiện trong nhà, thì nó sẽ được sử dụng ngân sách.

Quy trình lập ngân sách dựa trên số không

Có một số bước khác nhau trong lập ngân sách dựa trên số không cần ghi nhớ. Quy trình lập ngân sách dựa trên số không tuân theo các bước cơ bản giống nhau:

1. Xác định các mục tiêu kinh doanh
2. Phát triển và phân tích những cách mới để đạt được mục tiêu
3. Khám phá những cách mới để tài trợ cho các quy trình kinh doanh
4. Ưu tiên quỹ

Bằng cách thực hiện theo các bước lập ngân sách dựa trên số 0 này, bạn sẽ xác định được những khoản chi phí nào để đạt được các mục tiêu kinh doanh mang lại lợi ích trực tiếp cho công ty của bạn. Sau đó, bạn có thể tìm những cách mới để chi tiêu.

Với ZBB, bạn có thể thấy rằng ngân sách của mình dao động đáng kể giữa các thời kỳ. Bạn có thể có ngân sách 50.000 đô la một năm và 35.000 đô la cho năm tiếp theo, vì ngân sách không dựa trên những ngân sách trước đó.

Khi nào sử dụng lập ngân sách dựa trên 0

Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn bận rộn. Bạn có thể không có thời gian để tạo ngân sách từ đầu vài tháng hoặc thậm chí mỗi năm.

Một số công ty có thể được hưởng lợi từ việc tạo ngân sách dựa trên 0 vài năm một lần và sử dụng ngân sách truyền thống trong thời gian chờ đợi.

Lập ngân sách dựa trên số không so với lập ngân sách truyền thống

Không giống như lập ngân sách truyền thống, lập ngân sách dựa trên số không không xem xét ngân sách được thực hiện trong những năm trước. Lập ngân sách truyền thống xem xét ngân sách của năm trước và điều chỉnh dựa trên thông tin trong các ngân sách đó. Ví dụ:nếu bạn thuê một nhân viên mới, bạn sẽ tăng ngân sách của mình vì bạn sẽ thêm tiền lương mới vào chi phí trả lương của mình.

Lập ngân sách dựa trên số không tốn nhiều thời gian hơn so với cách tiếp cận truyền thống vì bạn cần phải bắt đầu lại từ đầu và lập chiến lược cho những nơi có thể cắt giảm chi phí của mình. Bạn cần biết từng đô la sẽ đến đâu để thực hiện lập ngân sách dựa trên số không.

Cả lập ngân sách dựa trên số 0 và lập ngân sách truyền thống đều quan trọng trong việc tạo ngân sách cho các bộ phận. Nếu bạn có người quản lý các phòng ban khác nhau, bạn có thể phân bổ vốn cho họ trong năm. Với lập ngân sách truyền thống, các nhà quản lý được khuyến khích chi tiêu tiền trợ cấp để họ không bị mất. Lập ngân sách dựa trên số không sẽ tiết kiệm hơn một chút và bạn có thể không thấy chi tiêu không cần thiết, vì mọi chi phí đều được tính đến.

Lập ngân sách dựa trên số không có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ như thế nào?

Lập ngân sách dựa trên số không là một cách tuyệt vời để cải thiện và quản lý ngân sách doanh nghiệp nhỏ của bạn. Nó có thể giúp bạn:

Tạo ngân sách đầu tiên của bạn: Lập ngân sách dựa trên số 0 là cần thiết nếu bạn là một công ty khởi nghiệp. Các công ty khởi nghiệp không có ngân sách trước đó để xem xét, vì vậy bạn sẽ cần phải bắt đầu lại từ đầu. Điều này mang lại cho bạn cơ hội thực sự hoạch định ngân sách của mình và mua sắm xung quanh nhà cung cấp rẻ nhất.

Tiết kiệm tiền: Lập ngân sách dựa trên số không có thể giúp bạn tiết kiệm tiền và cải thiện lợi nhuận của bạn trong năm. Bằng cách phân tích các chi phí kinh doanh không cần thiết đến từ đâu, bạn có thể loại bỏ chúng. Thay vì sử dụng tiền mặt cho những thứ tương tự không mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn, bạn có thể lập chiến lược làm thế nào để tiêu tiền một cách hiệu quả.

Biết tiền đang đi đâu: Nếu bạn cung cấp cho các nhà quản lý một ngân sách, bạn muốn biết tiền sẽ đi đâu. Người quản lý phải viết mô tả họ cần bao nhiêu tiền và họ sẽ sử dụng số tiền đó vào việc gì.

Ví dụ về lập ngân sách dựa trên số không

Giả sử bạn điều hành một tiệm làm tóc và bán dầu gội và dầu xả cho khách hàng. Năm ngoái, bạn đã mua những sản phẩm này từ một công ty khác với giá 30.000 đô la.

Bạn quyết định sử dụng lập ngân sách dựa trên số không cho năm sắp tới. Khi liệt kê các khoản chi phí, bạn nhận ra mình có thể tự sản xuất các sản phẩm tóc với giá rẻ hơn giá của nhà cung cấp. Tự làm sản phẩm sẽ giúp bạn tiết kiệm được 22.000 đô la.

Khi tạo ngân sách dựa trên số không, bạn sẽ chỉ đánh dấu 8.000 đô la (30.000 đô la - 22.000 đô la) là ngân sách chi phí cho các sản phẩm làm đẹp.

Bạn cũng nhận ra rằng bạn có thể cắt giảm các quảng cáo. Thay vì chi 10.000 đô la trong ví dụ về lập ngân sách dựa trên số 0 này, bạn chỉ cần chi 3.000 đô la. Bạn sẽ đánh dấu 3.000 đô la cho quảng cáo.

Và, bạn phát hiện ra rằng bạn có thể nhận được mức giá tốt hơn từ một nhà cung cấp văn phòng khác, giúp bạn tiết kiệm được 500 đô la. Thay vì 1.500 đô la, giờ đây nguồn cung cấp của bạn sẽ chỉ có giá 1.000 đô la.

Nếu bạn đã dựa vào ngân sách sắp tới của mình dựa trên ngân sách của năm trước, bạn có thể không nhận ra những khoản chi phí khác nhau mà bạn có thể cắt giảm. Nhưng với lập ngân sách dựa trên số 0, bạn đảm bảo rằng mọi đô la đều được hạch toán.

Bạn muốn biết liệu bạn có phù hợp với ngân sách của mình không? Bạn cần một cách để theo dõi số tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của mình. Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot cho phép bạn dễ dàng theo dõi thu nhập và chi phí, vì vậy bạn có thể điều chỉnh ngân sách của mình. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!