Bạn có thấy mình thỉnh thoảng mua hoặc yêu cầu nhân viên mua thứ gì đó cho doanh nghiệp của bạn không? Nếu vậy, bạn có thể được hưởng lợi từ việc sử dụng một quỹ tiền mặt nhỏ. Tìm hiểu thêm về tiền mặt nhỏ là gì, mục đích của tiền mặt nhỏ và cách sử dụng tiền mặt nhỏ cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Tiền mặt lặt vặt là gì?

Tiền mặt nhỏ, hay quỹ tiền mặt nhỏ, là một lượng tiền mặt nhỏ mà doanh nghiệp của bạn giữ lại để thanh toán cho các chi phí kinh doanh nhỏ hơn. Tiền mặt nhỏ là một giải pháp thay thế thuận tiện cho việc viết séc cho các giao dịch nhỏ hơn.

Ví dụ:bạn có thể cử một nhân viên đi lấy đồ dùng văn phòng, như kim bấm hoặc giấy máy in. Bạn sẽ sử dụng quỹ tiền mặt ít ỏi của mình để hoàn trả cho nhân viên của mình khi mua vật tư.

Tiền mặt lặt vặt được dùng để làm gì?

Bạn có thể sử dụng tiền mặt nhỏ cho bất kỳ giao dịch mua nhỏ nào. Việc sử dụng tiền mặt ít ỏi ở bất cứ đâu, từ việc mua một con tem cho đến việc giao bánh mì tròn cho một cuộc họp vào sáng sớm.

Sử dụng tiền mặt giúp bạn tiết kiệm thời gian từ việc viết ra và sử dụng hết séc. Và, một số nhà cung cấp không chấp nhận mua hàng bằng thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng cho các khoản thanh toán dưới một số tiền nhất định.

Các quỹ tiền mặt nhỏ bao nhiêu?

Số tiền giữ trong quỹ tiền mặt nhỏ khác nhau đối với mỗi doanh nghiệp. Đối với một số người, $ 50 có thể là đủ. Những người khác có thể có 200 đô la trong quỹ tiền mặt nhỏ của họ. Các quỹ tiền mặt nhỏ thường phụ thuộc vào tần suất doanh nghiệp của bạn thực hiện các giao dịch mua nhỏ.

Hầu hết các doanh nghiệp sẽ dự trữ đủ tiền mặt trong quỹ của họ để đáp ứng nhu cầu hàng tháng của họ. Tuy nhiên, việc giữ quá nhiều tiền mặt có thể dẫn đến việc không sử dụng đến tiền trong tài khoản.

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể cần phải đánh giá lại số tiền bạn giữ trong quỹ tiền mặt lặt vặt của mình. Tăng và giảm tiền của bạn nếu cần.

Trách nhiệm giải trình bằng tiền mặt nhỏ

Một nhân viên được chỉ định, người giữ tiền mặt nhỏ, tính toán việc sử dụng tiền mặt lặt vặt của doanh nghiệp bạn. Khi nhân viên lấy tiền từ quỹ tiền mặt, người giữ tiền phải ghi lại ai đã lấy tiền, số tiền đã lấy, tiền để làm gì và ngày tháng.

Một nhân viên sử dụng tiền mặt nhỏ nên cung cấp biên lai mua hàng cho người giữ tiền mặt. Đưa biên lai cho bộ phận tài chính của bạn hoặc người xử lý sổ sách kinh doanh nhỏ của bạn.

Bạn thường đánh giá quỹ tiền mặt lặt vặt của mình vào cuối mỗi tháng để có số dư chính xác hơn. Hãy nhớ ghi lại các khoản chi nhỏ bằng tiền mặt trong tài khoản của bạn dưới dạng các bút toán.

Những điều nên và không nên làm

Xem lại những điều nên làm và không nên làm bằng tiền mặt để đảm bảo bạn xử lý quỹ của mình một cách chính xác.

Bạn phải xác định rõ khoản tiền nhỏ có thể được sử dụng vào việc gì. Đảm bảo nhân viên của bạn hiểu quỹ tiền mặt nhỏ có thể hoặc không thể được sử dụng để làm gì bằng cách tạo chính sách tiền mặt nhỏ.

Chỉ định một số tiền hợp lý cho quỹ tiền mặt lặt vặt của bạn. Thiết lập một số tiền để đáp ứng nhu cầu tiền mặt nhỏ của doanh nghiệp của bạn là điều cần thiết. Khi quỹ tiền mặt ít ỏi của bạn gần hết, bạn phải nạp lại. Bạn không muốn bổ sung số dư quá thường xuyên. Và, bạn không muốn số tiền quá cao trong trường hợp bị mất cắp.

Đừng cấp quyền truy cập tiền mặt nhỏ cho mọi nhân viên. Người giữ tiền lẻ của bạn nên là nhân viên duy nhất phân phối tiền mặt. Người quản lý tiền mặt nhỏ của bạn xác định xem khoản chi đó có phù hợp theo chính sách tiền mặt nhỏ của doanh nghiệp bạn hay không.

Tiền mặt nhỏ được coi là một tài sản có tính thanh khoản cao. Nhân viên hoặc khách hàng có thể dễ dàng ăn cắp tiền mặt của bạn. Đừng để quỹ tiền mặt lặt vặt của bạn không được giám sát. Cân nhắc giữ tiền mặt lặt vặt của bạn trong ngăn kéo, két an toàn hoặc tủ đựng hồ sơ.

Tiền mặt và thuế nhỏ

Vì hầu hết các khoản mua sắm nhỏ bằng tiền mặt đều dành cho chi phí kinh doanh, bạn sẽ có thể khấu trừ chúng vào thuế của doanh nghiệp mình vào cuối năm.

Giữ và ghi lại mọi biên nhận cho các khoản mua sắm nhỏ bằng tiền mặt. Bạn phải ghi lại từng khoản chi phí nếu bạn muốn khấu trừ nó khỏi thuế kinh doanh của mình. Nếu bạn không ghi lại những giao dịch mua bằng tiền mặt lặt vặt của mình, bạn sẽ không thể khấu trừ các khoản chi phí khi bạn nộp thuế kinh doanh.

Xem lại IRS Publication 583 để biết thêm các yêu cầu nhỏ về tiền mặt và các khuyến nghị đối với việc lưu trữ hồ sơ.

Cần một cách đơn giản, giá cả phải chăng để lưu giữ hồ sơ tiền mặt lặt vặt của bạn? Phần mềm kế toán của Patriot cho phép bạn dễ dàng quản lý tiền đến và tiền đi. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!

Bài viết này được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là 12/5/2014.