Với tư cách là chủ sở hữu doanh nghiệp, bạn chịu trách nhiệm xử lý nhiều tài liệu để giữ cho tình hình tài chính của doanh nghiệp bạn đi đúng hướng. Và nếu công ty của bạn xử lý khoảng không quảng cáo của doanh nghiệp, bạn có thể sẽ thấy mình phải sắp xếp cả hóa đơn và đơn đặt hàng.
Một số chủ doanh nghiệp có thể nghĩ rằng đơn đặt hàng và hóa đơn là một và giống nhau. Lưu ý:đơn đặt hàng và hóa đơn là các tài liệu khác nhau.
Nếu bạn muốn tìm hiểu về đơn đặt hàng so với hóa đơn, hãy đọc tiếp.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhầm lẫn giữa đơn mua hàng và hóa đơn. Mặc dù các tài liệu có một số điểm tương đồng, nhưng chúng rất khác nhau. Nếu bạn muốn đảm bảo rằng bạn đang phân phối đúng thủ tục giấy tờ, bạn cần tìm hiểu sự khác biệt giữa hóa đơn và đơn đặt hàng.
Đơn đặt hàng (PO) là tài liệu mà người mua sử dụng để đặt hàng. Người mua thường sử dụng PO khi họ đặt hàng sản phẩm từ người bán hoặc nhà cung cấp. Sau khi người bán chấp nhận thỏa thuận PO, tài liệu này thường có giá trị ràng buộc về mặt pháp lý.
Một đơn đặt hàng chứa đầy thông tin. Các đơn đặt hàng thường bao gồm:
Đơn đặt hàng cũng có thể liệt kê loại sản phẩm, số lượng sản phẩm, giá cho từng mặt hàng và ngày giao hàng (nếu có).
Nếu bạn có khách hàng trung thành hoặc lâu dài thường xuyên đặt mua các sản phẩm giống nhau, bạn có thể sử dụng đơn đặt hàng mua thường xuyên. Đơn đặt hàng mua thường xuyên giúp khách hàng có thể đặt hàng cùng một sản phẩm hoặc dịch vụ nhiều lần bằng cách sử dụng cùng một số PO.
Không giống như PO, hóa đơn là một chứng từ do người bán gửi cho người mua. Hóa đơn tóm tắt hàng hóa và dịch vụ mà người mua đã mua hoặc đã đồng ý mua. Hóa đơn thông báo cho khách hàng của bạn rằng khoản thanh toán của họ đến hạn, điều này có thể giúp giữ cho dòng tiền của bạn ổn định.
Hóa đơn về cơ bản là một hóa đơn bạn gửi cho khách hàng sau khi họ nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Nếu khách hàng mua thứ gì đó mà không thanh toán ngay, hãy gửi hóa đơn.
Bạn cũng có thể nhận hóa đơn từ các nhà cung cấp.
Hóa đơn được sử dụng cùng với PO để cho biết người mua nợ người bán bao nhiêu tiền. Nhưng không giống như đơn đặt hàng, hóa đơn thường không ràng buộc về mặt pháp lý.
Nếu bạn là người bán, bạn có thể tạo hóa đơn theo đơn đặt hàng. Các doanh nghiệp nhận hoặc mong đợi các khoản thanh toán từ việc bán hàng hóa và dịch vụ nên sử dụng hóa đơn.
Thông thường, các doanh nghiệp gửi hóa đơn với ngày đến hạn thanh toán sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được giao. Trong một số trường hợp, bạn có thể gửi hóa đơn sau khi đồng ý về PO.
Hóa đơn thường bao gồm những thứ như sau:
Hóa đơn của mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau, tùy thuộc vào những gì họ cung cấp. Hãy nhớ rằng hóa đơn của doanh nghiệp bạn có thể có thông tin khác với thông tin của doanh nghiệp khác.
Cho dù bạn là doanh nghiệp nhỏ hay tổ chức lớn hơn, có nhiều lý do khiến bạn có thể sử dụng PO và hóa đơn. Hãy xem một số lý do bên dưới.
Tại sao các công ty sử dụng lệnh mua hàng? Bạn có thể sử dụng PO để:
Các công ty cũng có thể sử dụng PO để đảm bảo họ có tài liệu dự phòng trong trường hợp họ được kiểm toán. PO có thể giúp làm rõ các chênh lệch tài chính và ngăn chặn các cuộc kiểm toán.
Tại sao doanh nghiệp sử dụng hóa đơn? Bạn có thể sử dụng hóa đơn để:
Hóa đơn mô tả chính xác những gì bạn đang mua, cho phép bạn biết nơi bạn có thể cần cắt giảm chi phí hoặc cải thiện thói quen chi tiêu.
Với hóa đơn, bạn có thể chính thức theo dõi các khoản thanh toán. Bạn có thể xem những hàng hóa và dịch vụ nào đã được bán, số tiền đã được thanh toán và các khoản phí chưa thanh toán.
Bây giờ bạn đã biết sự khác biệt chính giữa hai tài liệu, hãy cùng xem xét quy trình PO và hóa đơn.
Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, quy trình xuất hóa đơn và đơn đặt hàng hoạt động song song với nhau. Quá trình này phụ thuộc vào việc bạn là người mua hay người bán.
Người mua tạo đơn đặt hàng cho người bán. Người bán sau đó cung cấp cho người mua các sản phẩm. Sau khi người mua nhận được sản phẩm, họ cũng sẽ nhận được hóa đơn từ người bán.
Quy trình dành cho người bán hơi khác một chút. Sau khi người mua tạo PO, người bán sẽ nhận được nó. Khi người bán nhận được PO, họ sẽ gửi sản phẩm và hóa đơn cho người mua để thanh toán.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc hiểu quy trình, hãy xem các bước bên dưới. Sử dụng từ viết tắt CRR để ghi nhớ các bước dành cho người mua. Bạn cũng có thể sử dụng PSS để ghi nhớ các bước của người bán.
Người mua :
Người bán :
Kế toán các đơn đặt hàng và hóa đơn là rất quan trọng để giữ cho sổ sách của bạn có thứ tự. Hai tài khoản chính liên quan đến đơn đặt hàng và hóa đơn:tài khoản phải thu và tài khoản phải trả.
Nếu bạn nhận được PO, đừng tạo mục nhật ký. Thay vào đó, chỉ tạo mục nhập khi bạn giao sản phẩm hoặc khi người mua nhận được chúng. Bước này phụ thuộc vào các điều khoản và điều kiện mà bạn đã thiết lập với người mua.
Bạn phải ghi nợ tài khoản phải thu của bạn sau khi bạn gửi đơn đặt hàng cho người mua. Khi bạn nhận được khoản thanh toán của người mua, hãy đảo ngược mục nhập bằng cách ghi có vào tài khoản phải thu của bạn.
Khi bạn nhận được hóa đơn, hãy ghi có vào tài khoản phải trả của bạn. Sau khi bạn thanh toán đơn đặt hàng của mình, hãy đảo ngược mục nhật ký bằng cách ghi nợ vào tài khoản phải trả của bạn.
Để giữ cho sổ kế toán của bạn chính xác và có tổ chức nhất có thể, hãy lưu giữ các bản sao của PO và hóa đơn của doanh nghiệp trong hồ sơ của bạn. Bằng cách đó, nếu có sự khác biệt, bạn có thể nhanh chóng tham chiếu tài liệu gốc.
Bạn bối rối về sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và hóa đơn? Hãy thử làm bài trắc nghiệm dưới đây để kiểm tra kiến thức của bạn về PO so với hóa đơn (không gian lận).
1. Ai tạo đơn đặt hàng?
A. Người bán
b. Người mua
C. Cả hai điều trên
2. Đơn đặt hàng có thể ràng buộc về mặt pháp lý. Đúng hay sai?
A. Đúng
B. Sai
3. Phát biểu nào sau đây là đúng?
A. Hóa đơn được tạo để phản hồi một PO.
b. Đơn đặt hàng được tạo để đáp ứng với một hóa đơn.
c. Đơn đặt hàng và hóa đơn được tạo cùng một lúc.
Đáp án:B, A, A
Hồ sơ tài chính chính xác giúp tạo ra con đường thành công cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Bạn có theo dõi các hồ sơ quan trọng, như hóa đơn và đơn đặt hàng không? Với phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot, bạn có thể hợp lý hóa cách quản lý sổ sách của mình. Bắt đầu với bản trình diễn tự hướng dẫn của bạn ngay hôm nay!
Chúng tôi thích kết bạn mới! Hãy cho chúng tôi một lượt thích trên Facebook và bắt đầu nói chuyện kinh doanh.