Sai lầm xảy ra, đặc biệt là khi liên quan đến việc ghi lại các giao dịch trong sổ sách của bạn. Một loại lỗi kế toán dễ mắc phải là lỗi chuyển đổi. Đọc tiếp để tìm hiểu lỗi chuyển vị là gì và nó có thể ảnh hưởng như thế nào đến sổ sách kế toán của bạn.
Lỗi chuyển đổi trong kế toán là khi ai đó đảo ngược thứ tự của hai số khi ghi lại một giao dịch (ví dụ:81 so với 18). Đây là loại lỗi kế toán rất dễ mắc phải, đặc biệt là khi sao chép các giao dịch bằng tay. Bạn có thể mắc lỗi chuyển vị khi viết một số có hai chữ số hoặc một chuỗi số (ví dụ:1835 so với 1853).
Bây giờ bạn đã biết chuyển vị trong kế toán là gì, bạn có thể tự hỏi những sai sót này có thể xảy ra ở đâu. Kế toán chuyển đổi có thể len lỏi vào các bút toán, sổ cái kinh doanh, báo cáo tài chính hoặc hóa đơn của bạn. Bạn cũng có thể vô tình lật ngược số lương của nhân viên trong khi viết phiếu lương của họ.
Về cơ bản, lỗi chuyển vị có thể xảy ra ở bất kỳ nơi nào bạn ghi số.
Hãy nhớ rằng lỗi chuyển đổi không chỉ giới hạn trong sổ kế toán. Các doanh nghiệp cũng có thể mắc phải những loại lỗi này khi viết ra số điện thoại, địa chỉ hoặc dãy số của khách hàng trong địa chỉ email. Tương tự như vậy, các cá nhân có thể mắc lỗi chuyển vị.
Sai lầm trong kế toán gây tốn kém thời gian và chi phí. Có một số vấn đề mà một lỗi chuyển vị đơn giản có thể dẫn đến, bao gồm:
Có nhiều dạng chuyển đổi lỗi kế toán mà bạn có thể thực hiện. Hãy xem các ví dụ bên dưới để tìm hiểu cách một lỗi chuyển vị đơn giản có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Giả sử bạn bán tín dụng cho một khách hàng với giá 1,810 đô la. Trong khi tạo mục nhật ký, bạn ghi có vào tài khoản Bán hàng của mình $ 1,810. Tuy nhiên, bạn chuyển đổi các số và ghi nợ tài khoản Khoản phải thu của bạn $ 1,180.
Đây là mục nhập nhật ký của bạn sẽ trông như thế nào:
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| X / XX / XXXX | Các khoản phải thu | Giảm giá được thực hiện theo tín dụng | 1.180 | |
| Bán hàng | 1.810 |
Như bạn có thể thấy, ghi nợ và tín dụng không bằng nhau.
Bây giờ, hãy giả sử bạn đi lập hóa đơn cho khách hàng về Khoản phải thu ở trên. Bạn lướt qua các mục nhật ký của mình và thấy $ 1.180 mà bạn đã vô tình viết ra.
Thay vì lập hóa đơn cho khách hàng với giá 1,810 đô la, bạn lập hóa đơn cho họ với số tiền 1,180 đô la. Bạn có đủ khả năng trang trải khoản chênh lệch 630 đô la giữa số tiền bạn nợ và số tiền bạn lập hóa đơn không?
Nhà tuyển dụng cũng có thể mắc lỗi chuyển vị trí khi chạy bảng lương. Giả sử bạn đảo ngược các con số về tỷ lệ hàng giờ của nhân viên trong khi nhập thông tin vào phần mềm tính lương của mình.
Mức lương theo giờ của nhân viên là 21 đô la mỗi giờ, nhưng bạn vô tình nhập 12 đô la. Sai lầm này không chỉ khiến nhân viên của bạn bị trả lương thấp hơn mà còn dẫn đến việc tính toán sai thuế.
Đây là một lỗi chuyển vị sẽ yêu cầu thanh toán trước.
Có một số biểu mẫu thuế mà bạn có thể mắc sai lầm khi chuyển đổi, bao gồm tờ khai thuế doanh nghiệp nhỏ và biểu mẫu thuế bảng lương.
Giả sử bạn đang điền vào Mẫu 941, Tờ khai Thuế Liên bang HÀNG QUÝ CỦA Chủ lao động. Bạn ghi lại tiền lương, tiền boa và các khoản thù lao khác mà bạn đã trả cho nhân viên của mình trong quý. Nhưng thay vì viết ra $ 41,935,12, bạn chuyển các số và nhập $ 49,135,12.
Lỗi chuyển đổi đơn giản, dễ thực hiện đó cảnh báo IRS rằng các khoản tiền thuế của bạn không khớp với tiền lương đã trả.
Không giống như các sai lầm kế toán khác, có một mẹo đơn giản mà bạn có thể sử dụng để phát hiện lỗi chuyển đổi. Và tất cả quy về con số “9.”
Nhưng trước tiên, hãy lùi lại một bước nhanh chóng và nói về nơi bạn có thể tìm thấy sự chênh lệch về số lượng. Bạn có thể phát hiện ra lỗi chuyển đổi trong số dư thử khi tài khoản của bạn không bằng nhau.
Số dư thử là một báo cáo mà doanh nghiệp sử dụng để bắt lỗi kế toán. Số dư thử nghiệm cho biết liệu các khoản ghi nợ và tín dụng có bằng nhau hay không. Nếu chúng không bằng nhau, bạn có thể quay lại các mục nhật ký của mình để tìm lỗi bắt nguồn từ đâu.
Thông thường, các doanh nghiệp chuẩn bị số dư thử nghiệm vào cuối mỗi kỳ báo cáo. Tuy nhiên, bạn không cần phải đợi lâu như vậy để phát hiện ra lỗi chuyển vị. Nếu bạn nhận thấy hai tài khoản không bằng nhau, bạn nên hành động ngay lập tức.
Được rồi, bây giờ chúng ta hãy quay lại với số nhận dạng "9" ma thuật về lỗi chuyển vị. Tất cả các chênh lệch về lỗi chuyển vị đều chia hết cho số 9. Nếu sự chênh lệch của bạn chia hết cho số 9, bạn có thể mắc phải lỗi chuyển vị.
Sử dụng các con số từ ví dụ trên, bạn viết ra 1.180 đô la khi đáng lẽ bạn phải viết 1.810 đô la.
Để xác định xem đó có phải là lỗi chuyển vị hay không, hãy tìm sự khác biệt ($ 1,810 - $ 1,180). Bạn còn lại một khoản chênh lệch là $ 630.
Nó có chia hết cho 9 không?
$ 630/9 =70
Có! Thủ thuật chia hết cho 9 cho thấy rằng bạn có một lỗi chuyển vị trong tay.
Cần một cách tốt hơn để theo dõi tiền của doanh nghiệp của bạn? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot có thể giúp bạn. Nhập liền mạch số dư, ghi lại các khoản thanh toán, gửi ước tính và hơn thế nữa! Tại sao phải đợi đến ngày mai? Bắt đầu thử nghiệm miễn phí ngay hôm nay.