Khi bạn sở hữu một doanh nghiệp, bạn có thể cần thuê thêm một người trợ giúp, chẳng hạn như một nhà cung cấp hoặc nhà thầu, để hoàn thành công việc. Và khi bạn thanh toán cho một nhà thầu hoặc nhà cung cấp độc lập, bạn có thể chịu trách nhiệm (tùy thuộc vào số tiền bạn đã trả cho họ trong năm) về việc phân phối và nộp Mẫu 1099-NEC hoặc Mẫu 1099-MISC. Thật may mắn cho bạn, có một cách dễ dàng để nộp các biểu mẫu này. Cue e-Filing 1099s.
Trước khi chúng ta đi sâu vào cách xử lý 1099s trực tuyến, hãy cùng xem qua một vài biểu mẫu 1099.
Là chủ doanh nghiệp, bạn nên biết về hai biểu mẫu 1099 phổ biến nhất:
Trước năm 2020, chủ doanh nghiệp sử dụng Biểu mẫu 1099-MISC để báo cáo tất cả 1099 khoản thanh toán. Bây giờ, bạn phải sử dụng Biểu mẫu 1099-NEC để báo cáo các khoản thanh toán được thực hiện cho các nhà thầu độc lập. Không sử dụng biểu mẫu 1099 để báo cáo các khoản thanh toán cho nhân viên W-2.
Bất kể bạn cần nộp 1099-MISC, 1099-NEC hay cả hai, bạn đều phải gửi biểu mẫu đến IRS. Và, bạn phải phân phối nhiều bản sao của biểu mẫu cho các bên khác nhau:
Bạn có thể Gửi e-File cả hai biểu mẫu với IRS. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng thời hạn nộp hồ sơ điện tử có thể khác nhau. Nộp và gửi các bản sao của Biểu mẫu 1099-NEC cho người lao động trước ngày 31 tháng 1. Đối với Biểu mẫu 1099-MISC, hãy gửi cho người nhận bản sao của họ trước ngày 31 tháng 1 và nộp biểu mẫu giấy cho IRS trước ngày 1 tháng 3 hoặc e-File trước ngày 31 tháng 3.
Cùng với các biểu mẫu 1099 trên giấy của bạn, hãy nộp Mẫu 1096, Bản tóm tắt hàng năm và chuyển các bản trả lại thông tin của Hoa Kỳ. Biểu mẫu 1096 là tài liệu tóm tắt thông tin trả về bạn gửi với IRS, như Biểu mẫu 1099. Nếu bạn nộp cả Biểu mẫu 1099-MISC và 1099-NEC, hãy gửi biểu mẫu 1096 đi kèm với cả hai bộ biểu mẫu. Nếu bạn gửi Biểu mẫu điện tử 1099, bạn không cần phải gửi Biểu mẫu 1096 tóm tắt — bạn chỉ cần lo lắng về Biểu mẫu 1096 khi nói đến biểu mẫu 1099 trên giấy.
E-Filing (hay còn gọi là nộp hồ sơ điện tử) là quá trình gửi biểu mẫu trực tuyến thay vì nộp đơn qua đường bưu điện.
Gửi biểu mẫu điện tử có xu hướng nhanh hơn gửi biểu mẫu giấy. Chưa kể, e-Filing có thể là một lựa chọn chính xác hơn. Việc nộp hồ sơ điện tử có thể tiềm ẩn những sai sót và lỗi nhập dữ liệu trước khi bạn hoàn tất quá trình Nộp hồ sơ điện tử.
Mặc dù có rất nhiều đặc quyền, nhưng e-Filing không phải là giải pháp hoàn hảo. Các hồ sơ điện tử đôi khi có thể dễ dàng bị mất, đặc biệt nếu máy tính của bạn gặp sự cố hoặc nếu bạn quên sao lưu thông tin.
Nếu bạn không thích ý tưởng Gửi thư điện tử, bạn thường có thể chọn thay thế cho việc gửi thư bằng biểu mẫu giấy.
Bây giờ bạn đã có tóm tắt về 1099s và e-Filing, chúng ta hãy tìm hiểu kỹ về việc nộp hồ sơ điện tử IRS 1099, phải không?
IRS cho phép các doanh nghiệp gửi biểu mẫu e-File 1099 trực tuyến mỗi năm thay vì in thủ công các bản sao giấy và gửi chúng qua đường bưu điện.
Đối với Biểu mẫu tệp điện tử 1099, các doanh nghiệp có thể sử dụng Hệ thống nộp hồ sơ thông tin điện tử (FIRE) của IRS. Hệ thống FIRE của IRS cho phép các doanh nghiệp nộp nhiều loại bản khai thông tin, bao gồm các Biểu mẫu 1042-S, 1097, 1098, 3921, 3922, 5498, 8027, 8955-SSA, W-2G và tất nhiên là 1099. Bạn không thể sử dụng FIRE Hệ thống gửi Biểu mẫu 1094 hoặc 1095.
Bất kỳ ai có Mã điều khiển máy phát hệ thống FIRE (TCC) được yêu cầu gửi bất kỳ thông tin trả lại nào từ phía trên đều có thể e-File.
IRS khuyến khích tất cả các doanh nghiệp và cá nhân nộp hồ sơ điện tử. Bất kỳ công ty, đối tác, chủ lao động, bất động sản hoặc quỹ tín thác nào được yêu cầu nộp 250 bản khai thông tin trở lên đối với bất kỳ năm nào theo lịch đều phải nộp hồ sơ điện tử.
Nếu bạn đang nộp Biểu mẫu 1099-MISC, bạn cũng có thể gửi e-File với tiểu bang của mình nếu tiểu bang đó tham gia vào Chương trình nộp hồ sơ liên bang / tiểu bang kết hợp (CF / SF). Để biết thêm thông tin về chương trình và gửi 1099s cho tiểu bang của bạn, hãy xem Câu hỏi thường gặp về CF / SF của IRS.
Để gửi tệp điện tử 1099 của bạn, bạn phải có phần mềm hoặc nhà cung cấp dịch vụ có thể tạo tệp ở định dạng thích hợp. Hãy nhớ rằng bản sao được quét hoặc PDF của biểu mẫu sẽ không được chấp nhận.
Trừ khi ai đó thay mặt bạn xử lý Hồ sơ điện tử (ví dụ:nhà cung cấp phần mềm kế toán), bạn phải tạo tài khoản Hệ thống FIRE và nhận TCC. Nếu bạn không có mã, hãy gửi mẫu điền trực tuyến vào Mẫu 4419, Đơn đăng ký nộp thông tin trả lại bằng phương thức điện tử, để yêu cầu.
Sau khi bạn đã chuẩn bị xong 1099s, hãy tạo tài khoản FIRE của bạn và nhận TCC, đã đến lúc bắt đầu Gửi e-mail (thật tuyệt!). Để gửi e-File 1099 biểu mẫu của bạn, hãy làm theo các bước bên dưới:
Hãy nhớ rằng các bước trên có thể thay đổi một chút theo thời gian.
Sau khi bạn hoàn thành các bước trên, một trang sẽ hiển thị tóm tắt những gì bạn đã gửi. Bạn có thể gửi một biểu mẫu khác bằng cách chọn “Gửi một biểu mẫu khác?” Để đảm bảo bạn đã gửi thành công (các) biểu mẫu của mình và kiểm tra trạng thái, hãy chọn “Kiểm tra trạng thái tệp”.
Sau khi gửi 1099s, bạn sẽ nhận được email trạng thái tệp trong vòng vài ngày. Nếu bạn không nhận được email, hãy đăng nhập vào tài khoản FIRE của bạn và kiểm tra trạng thái của tệp hoặc gọi trực tiếp cho IRS.
Một lần nữa, đối với e-File 1099s, bạn cần có chúng ở định dạng chính xác. Để đảm bảo bạn có định dạng và loại tệp chính xác, bạn có thể sử dụng phần mềm (ví dụ:kế toán) hoặc nhà cung cấp dịch vụ.
Tùy thuộc vào con đường bạn đi, phần mềm hoặc nhà cung cấp của bạn thậm chí có thể gửi e-File 1099 cho bạn. Xem xét những thứ như chi phí và những gì được bao gồm khi tìm kiếm tùy chọn rảnh tay.
Cần trợ giúp về Biểu mẫu gửi đơn điện tử 1099 vào cuối năm? Của người yêu nước phần mềm kế toán cho phép bạn chọn tham gia 1099 nộp hồ sơ điện tử . Gửi biểu mẫu của bạn vào phần mềm của chúng tôi chỉ với một vài cú nhấp chuột và chúng tôi sẽ gửi biểu mẫu đó tới IRS và các tiểu bang tham gia vào chương trình Gửi hồ sơ điện tử. Hãy dùng thử miễn phí phần mềm kế toán của chúng tôi ngay hôm nay!