Vài năm trước, tôi đã dành cả ngày với một khách hàng đi dạo vòng khai mạc của Giải đấu gôn Byron Nelson. Tôi tận hưởng khoảng thời gian như vậy với khách hàng của mình và đó là cơ hội hoàn hảo để nghe họ thực sự nghĩ gì. Khi chúng tôi theo dõi những người chơi golf giỏi nhất tiến vào vòng hai, anh ấy đã hỏi tôi câu hỏi duy nhất liên quan đến công việc kinh doanh trong ngày:“Tôi có nên thành lập văn phòng gia đình không?”

Hầu hết các gia đình giàu có cuối cùng phải đối mặt với câu hỏi này, thường là do áp lực của bạn bè. Giống như nhà nghỉ và du lịch bằng máy bay tư nhân, hình thành một văn phòng gia đình dường như là điều mà bạn bè và hàng xóm đang làm. Nếu công việc kinh doanh và sự nghiệp của bạn đã mang lại cho bạn giá trị ròng đáng kể, ai đó trong vòng kết nối của bạn cuối cùng có thể đề xuất thành lập một văn phòng gia đình.

Bài báo này và bảng câu hỏi đi kèm với nó nhằm giúp bạn và gia đình bạn quyết định xem một tổ chức như vậy có phù hợp với bạn hay không. Đây là điểm khởi đầu cho các gia đình tự đặt câu hỏi. Tuy nhiên, việc thực hiện ý tưởng là một chủ đề dài hơn được thảo luận tốt nhất với các cố vấn có kinh nghiệm. Điều quan trọng cần lưu ý là mỗi câu chuyện minh họa trung thực một khái niệm, nhưng các chi tiết cụ thể đã được thay đổi để bảo vệ tính bí mật của khách hàng.

Văn phòng gia đình là gì?

Theo Ernst &Young, có hơn 10.000 văn phòng gia đình trên toàn cầu và một số ước tính đưa ra con số ở Hoa Kỳ là 6.000. Các văn phòng gia đình lớn nhất nổi tiếng:Bill and Melinda Gates ’Cascade Investment, Sergey Brin’s Bayshore và David Rubenstein’s statement Partners Capital chỉ là một vài ví dụ. Với không gian văn phòng lớn, hàng chục nhân viên và nguồn lực dường như không có hạn, những văn phòng gia đình này rất dễ phát hiện. Hàng nghìn văn phòng gia đình nhỏ hơn nhiều, hầu hết chỉ thuê một hoặc hai người để giúp hiệu trưởng quản lý tài sản của họ.

Có ba loại văn phòng gia đình:

• Văn phòng gia đình truyền thống. Khái niệm này là đơn giản. Một hiệu trưởng giàu có thành lập một pháp nhân, sau đó thuê một nhân viên có nhiệm vụ đầu tư và bảo vệ tài sản của gia đình, quản lý tài sản của gia đình và hỗ trợ họ về lối sống.
• Văn phòng đa gia đình. Sự phát triển nhanh chóng của các văn phòng gia đình đã kéo theo những biến thể mới, sáng tạo. Một trong những phổ biến nhất là văn phòng đa gia đình. Các công ty bên ngoài này được thành lập để thực hiện hầu hết các chức năng của một văn phòng gia đình có đầy đủ nhân viên:Họ giúp thiết lập chiến lược đầu tư, thực hiện thẩm định về các khoản đầu tư tư nhân, hỗ trợ lập kế hoạch thuế và bất động sản, giao tiếp với các nhà quản lý đầu tư và tư vấn về quản trị gia đình. Họ tính phí, thường là tỷ lệ phần trăm trên tổng giá trị ròng và có hàng chục gia đình khách hàng. Các mô hình này có giá cả phải chăng hơn văn phòng gia đình truyền thống, nhưng vì bạn chia sẻ tài nguyên với các gia đình khác nên chúng thiếu mức độ kiểm soát như văn phòng gia đình truyền thống.
• Văn phòng gia đình thuê ngoài. Cuối cùng, văn phòng gia đình thuê ngoài hoàn toàn không phải là một văn phòng hay một tổ chức đơn lẻ, mà là một nỗ lực hợp tác của một số người chơi hỗ trợ. Một cố vấn tài chính xử lý danh mục đầu tư, một luật sư xử lý kế hoạch di sản và một CPA xử lý chiến lược thuế và thanh toán các hóa đơn. Dịch vụ trợ giúp đặc biệt, giáo dục thế hệ tiếp theo và tư vấn quản trị gia đình là những loại dịch vụ thường được bao gồm trong phí tại các công ty tư vấn tài sản lớn. Việc tạo một văn phòng gia đình thuê ngoài thiếu sự kiểm soát và điều phối toàn bộ so với văn phòng gia đình truyền thống, nhưng đây là cách tiếp cận ít tốn kém nhất.

Văn phòng gia đình thuê ngoài khác với bộ ba cố vấn tài chính / CPA / luật sư hiện tại của bạn như thế nào? Hiệu trưởng sẽ cần phải ủy quyền cho các bên liên lạc bất cứ lúc nào, và sau đó anh ta / cô ta chọn một "tiền vệ" để điều phối hầu hết các vấn đề tài chính của gia đình. Đây thường là cố vấn tài chính, người giờ đây sẽ hướng dẫn gia đình nhiều thứ hơn là phân bổ tài sản và quản lý danh mục đầu tư. Các chủ đề như điều phối cuộc họp gia đình, giáo dục tài chính cho thế hệ tiếp theo và lập kế hoạch từ thiện trở thành những cuộc trò chuyện thường ngày.

Ai Cần Văn phòng Gia đình:3 Yếu tố Cần Xem xét Bạn có cần một văn phòng gia đình không? Nếu vậy, bạn nên sử dụng mô hình nào? Thật không may là hầu hết các cố vấn tài chính trả lời câu hỏi này với một phạm vi giá trị ròng cá nhân đơn giản. Bảng cân đối kế toán của bạn là một yếu tố quan trọng, nhưng có nhiều câu hỏi khác cần được trả lời về thu nhập, đa dạng hóa, nhân sự, chi phí chung, chênh lệch địa lý, động lực gia đình, lợi ích từ thiện và cam kết thời gian. Cuộc thảo luận dài hơn, chu đáo hơn này có thể được nhóm thành ba loại:quy mô tài sản của bạn, mức độ phức tạp trong cuộc sống của bạn và các ưu tiên của gia đình bạn.

Không. 1:Quy mô của cải của bạn

Khách hàng mà tôi đã đề cập tại giải đấu gôn là một doanh nhân nối tiếp thành công trong nhiều ngành công nghiệp. Vốn đã giàu có theo bất kỳ tiêu chuẩn nào, công việc kinh doanh lớn nhất của anh ta đang trên đà bán. Giao dịch sẽ nhân lên thanh khoản cá nhân của anh ta và gần như kết thúc trách nhiệm kinh doanh hàng ngày của anh ta. Các sự kiện thanh khoản quy mô lớn thường là chất xúc tác để ai đó bắt đầu xem xét một văn phòng gia đình.

Bao nhiêu của cải biện minh cho một văn phòng gia đình? Hầu hết các cố vấn sẽ đưa ra một thước đo bảng cân đối kế toán. Tuy nhiên, thước đo quan trọng nhất là thu nhập chứ không phải tài sản hay giá trị ròng. Từ các khoản đầu tư tư nhân hoặc từ một danh mục đầu tư có tính thanh khoản lớn, thu nhập bền vững của một gia đình - sau khi chi trả tất cả các nhu cầu về lối sống - phải đủ để trả chi phí nhân viên mà họ muốn thuê. Khi một khoản tiền gốc đốt cháy khả năng thanh toán của họ để trả cho văn phòng, họ đã biến khái niệm văn phòng gia đình thành một dự án kinh doanh đòi hỏi lợi nhuận thị trường dư thừa để tự tài trợ. Đây được gọi là công ty cổ phần tư nhân - không phải văn phòng gia đình.

Ngay cả những văn phòng nhỏ cũng có thể rất tốn kém. Citibank ước tính rằng một văn phòng gia đình nhỏ với hai chuyên gia và bốn nhân viên hỗ trợ có thể trị giá 1,5 triệu đến 1,8 triệu đô la mỗi năm. Morgan Stanley và Botoff Consulting thường xuyên xuất bản một báo cáo bồi thường cho văn phòng gia đình. Vào năm 2019, cuộc khảo sát của họ cho thấy một văn phòng gia đình nhỏ trung bình ở Chicago có thể mong đợi trả cho một giám đốc đầu tư trên 300.000 đô la và một cố vấn chung trên 200.000 đô la. Những con số này là mức lương cơ bản và không bao gồm phúc lợi, tiền thưởng hoặc bù lãi suất.

Nhiều khách hàng vẫn nghĩ về tổng giá trị tài sản ròng, và nó có thể là một thước đo nhanh gọn lẹ. Tôi thường khuyên khách hàng rằng bạn chỉ nên xem xét một văn phòng gia đình truyền thống nếu tổng giá trị tài sản ròng của bạn trên 100 triệu đô la tối thiểu và hầu hết sẽ cần hơn 250 triệu đô la. Đây chỉ đơn giản là một vấn đề thực tế:Tổng tài sản dưới 50 triệu đô la có thể dễ dàng được phục vụ bởi một nhóm cố vấn truyền thống hơn với chi phí thấp hơn nhiều.

Không. 2:Sự phức tạp của cuộc sống của bạn

Trong những ngày đầu tiên của tôi, tôi đã gặp một doanh nhân thành đạt sở hữu một doanh nghiệp rất lớn và nổi tiếng. Kế toán của anh ấy đã chia sẻ bảng cân đối kế toán cá nhân của anh ấy để giúp chúng tôi hình thành giải pháp cho anh ấy. Người đàn ông này trị giá gần 500 triệu đô la, và gần như tất cả số đó đều nằm trong giá trị của công ty. Trên thực tế, thanh khoản cá nhân của anh ta chưa đến 3 triệu đô la, được giữ hoàn toàn bằng tiền mặt. Toàn bộ bảng cân đối kế toán của anh ta có thể được tóm tắt qua ba mục hàng:doanh nghiệp, tiền mặt và nhà cửa. Trong trường hợp của anh ta, thu nhập và tổng giá trị ròng của anh ta nhiều hơn đủ điều kiện anh ta cho một văn phòng gia đình. Nhưng sự thiếu phức tạp có nghĩa là anh ấy có thể dựa vào đội ngũ quản lý của công ty mình và một cố vấn tài chính duy nhất mà không cần phải xây dựng văn phòng gia đình.

Một danh mục đầu tư lớn bao gồm cổ phiếu và trái phiếu, bất kể số lượng lớn như thế nào, không phức tạp và cũng không tốn thời gian. Các cố vấn tài chính chuyên về giới siêu giàu có thể dễ dàng quản lý danh mục đầu tư này theo mục tiêu và khả năng chấp nhận rủi ro của bạn. Ngoài ra, nếu toàn bộ tài sản của bạn được nắm giữ trong một doanh nghiệp duy nhất thuộc sở hữu gia đình, bạn không cần nhân viên văn phòng gia đình để giúp phát triển tài sản của mình. Đội ngũ quản lý của bạn tại doanh nghiệp đang giúp bạn thúc đẩy giá trị.

Tùy thuộc vào độ tuổi và sở thích cá nhân, một số khách hàng bán doanh nghiệp chính của họ và “đi đến trang trại”, để lại cho các cố vấn tài chính của họ một danh mục đầu tư để quản lý. Cách tiếp cận đơn giản này hiếm khi yêu cầu nhân viên toàn thời gian, giám sát nhân sự và thuê văn phòng dài hạn. Tuy nhiên, các khách hàng khác lại xây dựng nhiều doanh nghiệp hơn trên nền tảng thành công tài chính ban đầu của họ. Một khách hàng đã ghép những thành công ban đầu của mình với tư cách là một nhà phát triển bất động sản vào một danh mục đầu tư đa dạng gồm các doanh nghiệp được tổ chức chặt chẽ trong một tá ngành. Một khách hàng khác, ở độ tuổi đầu 60, đang có sự nghiệp thành công rực rỡ thứ ba trong nhiều ngành. Việc chọn quản lý vô số các khoản đầu tư tư nhân đang hoạt động cần có đội ngũ nhân viên chứ không chỉ đội ngũ quản lý tại mỗi doanh nghiệp. Trong những trường hợp này, các văn phòng gia đình sẽ giống như các công ty cổ phần tư nhân do một nhà đầu tư duy nhất, với các nhân viên tìm nguồn cung ứng các giao dịch và thực hiện thẩm định.

Quá nhiều tài sản cá nhân cũng có thể tạo ra sự phức tạp. Một trong những khách hàng của tôi, người không có cấu trúc văn phòng gia đình, sở hữu bốn căn nhà nghỉ dưỡng ngoài nơi ở chính của anh ta. "Một cho mỗi mùa!" anh ấy đã từng nói với tôi. Ông, vợ và những đứa con lớn của họ sẽ sử dụng hàng không tư nhân để dành nhiều thời gian ở mỗi cơ sở nghỉ dưỡng nhất có thể. Sau một vài năm, ông thừa nhận rằng tài sản "quá nhiều", và ông đã bán tất cả trừ một. Bề rộng tài sản tuyệt đối của anh ta - bảo trì, thuế tài sản, lập kế hoạch và trong một số trường hợp là nhân viên - đảm bảo một nhân viên toàn thời gian. Anh ấy chọn cách đơn giản hóa cuộc sống của mình hơn là đầu tư lâu dài cho một văn phòng gia đình.

Cần lưu ý một trong những chủ đề gây tranh cãi nhất trong cuộc trò chuyện ở văn phòng gia đình:thanh toán hóa đơn gia đình. Tôi đã biết nhiều khách hàng đã đạt được thành công to lớn về tài chính và tự hỏi, chính đáng, tại sao họ vẫn là người viết séc cho đội làm cỏ của họ vào thứ Năm hàng tuần. Một trong những lợi thế của văn phòng truyền thống hoặc văn phòng nhiều gia đình là việc thuê ngoài chức năng thanh toán hóa đơn. Nếu các khoản thu và chi cá nhân của bạn giống một doanh nghiệp nhỏ hơn là một hộ gia đình nhỏ, bạn nên xem xét một văn phòng nhiều gia đình hoặc văn phòng gia đình truyền thống.

Một yếu tố khác cần xem xét là mức độ phức tạp của kế hoạch di sản của bạn. Bản thân kế hoạch và các đơn vị pháp lý khác nhau của nó không bao giờ nên tự đưa vào lựa chọn hình thành một văn phòng gia đình. Tuy nhiên, kế hoạch di sản tốt nhất phản ánh mong muốn của hiệu trưởng về cách tốt nhất để lại di sản cho thế hệ tiếp theo. Di chúc đơn giản và các ủy thác còn lại mô tả một cách tiếp cận cần rất ít diễn giải khi bạn ra đi. Thay vào đó, nếu bạn thấy mình có nhiều mối quan hệ đối tác hạn chế trong gia đình, cơ sở gia đình và một loạt cấu trúc tin cậy, bạn có thể yêu cầu một nhân viên chuyên nghiệp giúp thực hiện chiến lược của mình. Nhiều văn phòng gia đình lớn nhất quốc gia đã tồn tại qua nhiều thế hệ và tiếp tục thực hiện mong muốn của những người sáng lập.

Không. 3:Các ưu tiên của gia đình bạn

Thật khó để bàn đến việc hình thành một “văn phòng gia đình” mà không bàn đến gia đình. Hoàn toàn có thể xảy ra với một cá nhân không có người thừa kế có đủ nguồn lực và yêu cầu để tạo ra một văn phòng gia đình. Nhưng hầu hết các văn phòng gia đình đều được xây dựng xung quanh một gia đình, hoặc ít nhất là di sản mà gia đình đó muốn để lại cho thế giới.

Một trong những lợi thế của cấu trúc chính thức của văn phòng gia đình là tính linh hoạt mà nó mang lại cho các bậc cha mẹ khi có con cái đã lớn của họ. Nếu một cá nhân giàu có muốn con cái của họ tham gia vào công việc quản lý tài sản của gia đình hàng ngày, thì văn phòng có các vai trò tích hợp dành cho con cái của họ. Một khách hàng đã thành công đáng kể trong lĩnh vực kinh doanh hàng không. Con trai lớn của ông là người có năng lực và chăm chỉ nhưng không có hứng thú hoặc không muốn làm việc trong ngành hàng không. Bằng cách giao cho con trai mình một vai trò trong văn phòng gia đình, ông đã giúp con trai mình phát triển và trưởng thành, đồng thời giúp con tham gia vào bức tranh tài chính của gia đình.

Sự linh hoạt tương tự này cũng có thể đi theo hướng khác. Một trong những khách hàng đầu tiên của văn phòng gia đình của tôi đã bị loại bỏ năm thế hệ so với những người sáng lập. Nhiều thập kỷ trước, con cháu kiểm soát công việc kinh doanh đã đưa ra quyết định rằng không thành viên nào trong gia đình được phép làm việc trong văn phòng gia đình; thay vào đó, mỗi người được mong đợi sẽ bùng nổ theo cách riêng của họ. Cách tiếp cận này đôi khi dễ dàng hơn việc phải quyết định xem đứa trẻ hoặc đứa cháu nào đủ tiêu chuẩn để kiếm tiền lương. Nó cũng cho phép các nhân viên văn phòng tập trung vào việc tăng trưởng và bảo vệ sự giàu có mà không bị ảnh hưởng bởi chính trị gia đình.

Bạn cũng nên hiểu và thừa nhận các vấn đề về sự tin cậy và bảo mật khi xem xét việc thành lập một văn phòng gia đình. Mọi gia đình giàu có đều phải chịu rủi ro về bảo mật khi họ thuê bất kỳ công ty bên ngoài nào. Sử dụng CPA, luật sư hoặc cố vấn tài chính có nghĩa là chia sẻ các chi tiết mà bạn hy vọng sẽ được giữ bí mật. Một mặt, việc xây dựng văn phòng gia đình truyền thống mang lại cho hiệu trưởng một mức độ giám sát và kiểm soát cao hơn đối với luồng thông tin. Mặt khác, hiệu trưởng cần biết rằng nhân viên mới của họ sẽ trở nên cực kỳ thân thiết với gia đình, khiến họ tiết lộ thông tin cá nhân mà hiệu trưởng có thể muốn giữ kín.

Cuối cùng, bạn và gia đình nên cân nhắc giữa lợi ích của văn phòng so với thời gian và cảm xúc dành cho việc quản lý doanh nghiệp mới này. Bất kể quy mô nhân viên của bạn là bao nhiêu, việc thuê người có nghĩa là phỏng vấn, mời làm việc, kế hoạch lợi ích, giao thức bảo mật, đánh giá hiệu suất, chính trị văn phòng, thời gian đi nghỉ, đưa ra các cuộc thảo luận và hơn thế nữa. Bạn sẽ trở thành giám đốc điều hành của doanh nghiệp mới, và cuối cùng sẽ chịu trách nhiệm về tất cả những người bạn tuyển dụng. Việc thành lập văn phòng gia đình nhằm mục đích giúp cuộc sống của hiệu trưởng dễ dàng hơn, nhưng nó vẫn đòi hỏi trách nhiệm cá nhân.

Bài kiểm tra nhanh để xem bạn có thể đứng ở đâu

Bảng câu hỏi dưới đây bao gồm các khái niệm này trong 10 câu hỏi. Tôi khuyến khích bạn và nếu bạn đã kết hôn, vợ / chồng của bạn hãy làm bài kiểm tra và khám phá xem ý kiến ​​của bạn có phù hợp với nhau không và kết quả có giống nhau không. Trả lời từng câu hỏi bằng cách đánh dấu vào ô thích hợp. Nếu không có câu trả lời nào áp dụng cho bạn, hãy bỏ chọn hàng đó. Tự cho mình 1 điểm cho mỗi lần kiểm tra ở cột 1; 2 điểm cho mỗi lần kiểm tra ở cột 2; 3 điểm cho séc ở cột ba; 4 điểm cho các séc ở cột 4; và 5 điểm cho các lần kiểm tra trong cột năm.

Đánh giá Điểm của bạn

Nếu bạn ghi được ít hơn 20 điểm, một văn phòng gia đình có thể không dành cho bạn. Tiếp tục dựa vào các cố vấn tài chính và các cố vấn khác của bạn để giúp bảo vệ và phát triển sự giàu có của bạn. Bạn nên có thời gian và khả năng để điều phối các vấn đề tài chính của mình với các cố vấn của bạn.

Nếu bạn ghi được 20–29 điểm, bạn nên xem xét một văn phòng gia đình thuê ngoài. Không giống như một văn phòng gia đình truyền thống, cấu trúc này là một nỗ lực hợp tác giữa nhiều bên, thường với cố vấn tài chính là bộ phận hỗ trợ. Ngồi xuống với họ và cho họ xem kết quả của bảng câu hỏi này. Chia sẻ mong muốn của bạn để mở rộng loại lời khuyên mà bạn muốn họ cung cấp ngoài quản lý danh mục đầu tư, bao gồm, chẳng hạn như giáo dục tài chính, tư vấn bất động sản hoặc quản trị gia đình. Hỏi xem công ty của họ có chuyên môn về những vấn đề này không và việc tiếp cận kiến ​​thức chuyên môn đó sẽ tốn kém bao nhiêu. Thảo luận về cách họ sẽ điều phối các dịch vụ này giữa kế toán và luật sư của bạn.

Nếu bạn ghi được 30–39 điểm, điều tra lợi ích của văn phòng gia đình thuê ngoài và văn phòng đa gia đình. Ngoài việc hỏi cố vấn tài chính hiện tại của bạn về các dịch vụ văn phòng gia đình thuê ngoài của họ, hãy phỏng vấn một số văn phòng đa gia đình. Xác nhận biểu phí, yêu cầu khách hàng tham khảo và dành thời gian tìm hiểu những người bạn sẽ tin tưởng với sự giàu có của gia đình mình.

Nếu bạn ghi được 40 điểm trở lên, bạn có các nguồn lực và các yêu cầu của một văn phòng gia đình truyền thống. Cố vấn tài chính và CPA của bạn là những nguồn tốt để thu thập thông tin về việc thành lập văn phòng gia đình. Hãy dành thời gian của bạn, gặp gỡ với các văn phòng gia đình khác và lựa chọn nhân viên của bạn một cách cẩn thận. Đây là một bước tiến lớn; một thứ có nghĩa là tồn tại qua nhiều thế hệ.

Lời khuyên cuối cùng của tôi

Quyết định thành lập văn phòng gia đình đòi hỏi nhiều suy nghĩ và cân nhắc về các chủ đề mà một số hiệu trưởng chưa từng xem xét trước đây. Khung trên chỉ là một công cụ giúp bạn khám phá xem nỗ lực này có phù hợp với bạn và gia đình bạn hay không. Đừng bao giờ quên rằng sự giàu có này là của bạn và văn phòng gia đình phải là nơi giúp đỡ chứ không phải là trở ngại.

Bạn có thể tự hỏi điều gì đã xảy ra với khách hàng của tôi tại giải đấu Byron Nelson. Khi anh ấy hỏi liệu anh ấy có nên thành lập một văn phòng gia đình hay không, tôi đã không đưa cho anh ấy một bản khảo sát hay đưa ra những câu hỏi cho anh ấy. Tôi chỉ trả lời, "Chà, bạn có muốn một cái không?" Anh ấy trả lời, “Không, không hẳn.”

Quyết định được đưa ra.

Tài liệu này chỉ được chuẩn bị cho mục đích minh họa. Nó không cung cấp lời khuyên đầu tư phù hợp riêng. Nó đã được chuẩn bị mà không cần quan tâm đến hoàn cảnh tài chính cá nhân và mục tiêu của những người nhận nó. Các quan điểm được trình bày ở đây là của tác giả và không nhất thiết phản ánh quan điểm của Morgan Stanley Wealth Management hoặc các chi nhánh của nó. Tất cả các ý kiến ​​có thể thay đổi mà không cần báo trước. Cả thông tin được cung cấp hay bất kỳ ý kiến ​​nào được bày tỏ đều không cấu thành sự xúi giục mua hoặc bán bất kỳ bảo mật nào.

Morgan Stanley Smith Barney LLC (“Morgan Stanley”), các chi nhánh của nó và Cố vấn Tài chính Morgan Stanley hoặc Cố vấn Giàu có Tư nhân không cung cấp lời khuyên về thuế hoặc pháp lý. Khách hàng nên tham khảo ý kiến ​​cố vấn thuế của họ đối với các vấn đề liên quan đến thuế và lập kế hoạch thuế và luật sư của họ đối với các vấn đề liên quan đến ủy thác và lập kế hoạch di sản và các vấn đề pháp lý khác.

Morgan Stanley Smith Barney LLC. Thành viên SIPC. CRC 3405626 01/2021