Bạn vừa được yêu cầu lãnh đạo một dự án trọng điểm? Sau nhiều năm tạo Sơ đồ đường cho các công ty và dự án lớn nhỏ, đây là 10 bước của tôi để đảm bảo rằng các “tảng đá lớn” được xem xét:
1. Dành thời gian xác định rõ ràng mục tiêu cuối cùng và WIIFM. Hầu hết các dự án đều thất bại thay vì thất bại do định nghĩa mơ hồ hoặc thiếu sự cam kết của các thành viên trong nhóm hoặc lãnh đạo công ty. Dành thời gian đáng kể trước để trả lời rõ ràng những câu hỏi sau:
2. Xác định thành công và đảm bảo bạn có thể đo lường nó. Dự án này đóng vai trò như thế nào trong bức tranh lớn tổng thể hoặc công việc quan trọng của tổ chức? Làm thế nào bạn có thể định lượng hoặc tạo ra một kết quả thành công hữu hình? Bạn có thể thu thập dữ liệu phù hợp sẽ thực sự đo lường chỉ số này không? Ước tính thời gian và tiền bạc để thu thập, tổng hợp và báo cáo số liệu này và đưa nó vào kế hoạch dự án.
3. Các sản phẩm của dự án là gì? Giữ cho phạm vi dự án có thể quản lý được. Nó có phải là một bản trình bày, một nguyên mẫu, một loạt các khuyến nghị không? Nếu bạn có thể xác định điều này rõ ràng (thậm chí cung cấp một mẫu), bạn có thể nhanh chóng tập trung nhóm của mình và thống trị trong các cuộc thảo luận tiếp theo.
4. Các giả định và rủi ro của bạn là gì? Khi bạn chuyển qua một dự án, hãy ghi lại các giả định hoặc rủi ro của bạn (ví dụ:sản phẩm “x” sẽ được tung ra vào tháng 12). Điều này sẽ hữu ích cho bạn sau này khi bạn đang cố gắng giải thích những thay đổi về thời gian hoặc chi phí.
5. Các tài nguyên cần thiết là gì? Ngân sách, giờ làm việc và kỹ năng cần thiết là gì? Đây cũng có thể là một phần của các giả định dự án của bạn.
6. Đặt các mốc quan trọng hoặc đánh dấu tiến trình. Để đảm bảo bạn có thể đánh giá nhanh hơn những thay đổi cần thực hiện trong phạm vi, ngân sách hoặc kỳ vọng, hãy thiết lập trước các mục tiêu hoặc cột mốc tạm thời.
7. Xác định quy trình quản lý của dự án. Việc theo dõi là rất quan trọng để các dự án được hoàn thành, đúng thời hạn và trong phạm vi. Bao lâu nhóm sẽ họp và báo cáo tiến độ? Các câu hỏi tạm thời sẽ được xử lý như thế nào? Xem trước ngày trên lịch của mọi người để đảm bảo bắt đầu nhanh chóng.
8. Chọn công cụ quản lý dự án phù hợp. Mục tiêu của công cụ quản lý dự án là giúp tổ chức thông tin và báo cáo để có thể dễ dàng xem mỗi người cần làm gì và ngày đến hạn. Công cụ tốt nhất là công cụ sẽ thực sự được sử dụng bởi mỗi người trong nhóm. Để chọn một công cụ…. Thông tin nào cần được chia sẻ? Cần đào tạo bao nhiêu? Đôi khi bạn có cần đưa người bên ngoài vào không? Có nhu cầu đặc biệt về bảo mật thông tin không?
9. Học hỏi. Trong thế giới làm việc ngày càng nhanh của chúng ta, chúng ta thường hoàn thành một dự án và ngay lập tức chuyển sang dự án tiếp theo. Hãy dành thời gian để xem qua dự án. Điều gì đã diễn ra tốt? Điều gì có thể đã được cải thiện?
10. Ăn mừng. Lên lịch tổ chức lễ kỷ niệm của nhóm để đánh dấu sự hoàn thành tốt đẹp và công khai cảm ơn những người đóng góp chính.