Đối với hầu hết các doanh nhân, ý nghĩ đóng cửa doanh nghiệp nhỏ của họ nói chung không phải là suy nghĩ thường xuyên xuất hiện trong tâm trí họ. Tuy nhiên, vì bất kỳ lý do nào chưa kể, chẳng hạn như chủ sở hữu quyết định chuyển sang các công ty liên doanh khác hoặc công ty chỉ đơn giản là đang hoạt động, bạn nên hiểu rõ ý nghĩa của việc chính thức đóng cửa doanh nghiệp với nhà nước.

Nếu bạn hiện đang trong quá trình tự nguyện chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp, hãy quan tâm đến các lĩnh vực này để đảm bảo doanh nghiệp của bạn chính thức chấm dứt với tiểu bang.

1. Nộp bài báo giải thể.

Nếu bạn được thành lập như một công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) hoặc như một tập đoàn và đã có tình trạng tốt với nhà nước, một phần của việc chấm dứt hoạt động kinh doanh của bạn có nghĩa là nộp đơn giải thể. Tài liệu này đóng vai trò như một thông báo đóng cửa chính thức của doanh nghiệp. Bạn có thể cần phải kiểm tra trạng thái mà bạn đang đóng cửa doanh nghiệp để xem loại thông tin nào được yêu cầu khi nộp đơn, nhưng nói chung bạn sẽ cần bao gồm:

• Tên doanh nghiệp của bạn
• Ngày giải thể sẽ có hiệu lực
• Lý do giải thể công ty
• Doanh nghiệp của bạn có bất kỳ hành động pháp lý nào đang chờ xử lý hay không.

Bằng cách nộp các điều khoản giải thể, bạn đang thông báo cho Bộ trưởng Ngoại giao rằng doanh nghiệp của bạn đã đóng cửa. Bạn sẽ không cần phải tiếp tục trả phí tiểu bang hoặc phí gia hạn, nộp báo cáo hàng năm hoặc hoàn thành bất kỳ thủ tục giấy tờ bắt buộc nào khác vì doanh nghiệp sẽ không còn tồn tại dưới sự giám sát của nhà nước.

Tuy nhiên, trước khi bạn nộp các điều khoản về việc giải thể, bạn sẽ cần phải được mọi người biểu quyết và đồng ý về việc giải thể. Nếu bạn được hợp nhất với tư cách là một LLC, thì “mọi người” có nghĩa là các thành viên quản lý của bạn. Họ phải đồng ý và chấp thuận cho việc giải thể. Đối với các tập đoàn, đây sẽ là hội đồng quản trị và cổ đông. Các giám đốc của công ty soạn thảo và thông qua một nghị quyết giải thể doanh nghiệp, sau đó tổ chức một cuộc họp có biên bản và tài liệu và các cổ đông biểu quyết về nó. Nếu bạn không thể đảm bảo đủ số phiếu để giải thể công ty, bạn không thể giải thể doanh nghiệp.

2. Nộp đơn xin rút tiền.

Nếu công ty của bạn đã đăng ký kinh doanh ở bất kỳ hoạt động nào khác ngoài tiểu bang của bạn, bạn phải nộp đơn xin rút lui (còn được gọi là giấy chứng nhận chấm dứt hoạt động). Không làm được điều này có nghĩa là mặc dù doanh nghiệp của bạn đã đóng cửa ở một tiểu bang, nó vẫn được coi là mở ở một tiểu bang khác và do đó, nó phải chịu trách nhiệm về thuế và phí.

3. Thông báo và thanh toán cho nhân viên.

Ngay khi có thể, bạn phải thông báo cho nhân viên của mình (nếu có) về việc doanh nghiệp đóng cửa để họ không bị chao đảo. Họ phải được bồi thường bằng tiền lương cuối cùng, tiền thưởng và bất kỳ ngày nghỉ không lương (nếu nhà nước yêu cầu) vào ngày làm việc cuối cùng của họ. Người sử dụng lao động cũng phải nộp tờ khai thuế việc làm cuối cùng cùng với tiền gửi thuế liên bang cuối cùng của các loại thuế này.

IRS giữ một danh sách kiểm tra hữu ích có sẵn các biểu mẫu chi tiết của nhân viên để nộp trước khi doanh nghiệp đóng cửa, bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

• Biểu mẫu thuế việc làm cuối cùng
• Biểu mẫu W-2
• Biểu mẫu 1099-MISC dành cho nhà thầu phụ
• Biểu mẫu 5500 cho các kế hoạch lương hưu và phúc lợi của nhân viên.

Nếu bạn có số nhận dạng nhà tuyển dụng (còn được gọi là EIN, là yêu cầu trước khi tuyển dụng nhân viên), bạn cũng có thể thông báo cho IRS nếu bạn quyết định ngừng kinh doanh theo EIN.

4. Gửi thông báo hủy và nộp Mẫu 966.

Nếu doanh nghiệp của bạn được thành lập như một công ty đại chúng, hầu hết các tiểu bang yêu cầu phải đưa ra thông báo chính thức về việc đóng cửa trong một đề xuất giải thể. Đề xuất này sẽ được công bố rộng rãi và sẽ đặt tên cho công ty và xác nhận rằng đa số phiếu đã ra phán quyết ủng hộ việc giải thể. Ngoài ra, các công ty phải nộp Mẫu 966 trong vòng 30 ngày kể từ ngày nộp đơn giải thể.

5. Phân phối tài sản.

Trước khi bạn có thể phân phối tài sản của công ty, hãy đảm bảo rằng bạn đã thanh toán hết mọi khoản nợ chưa thanh toán, đã thông báo cho các chủ nợ được liên kết với công ty và đóng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của bạn. Nếu tài sản vẫn còn, chúng phải được phân phối cho chủ sở hữu dựa trên tỷ lệ phần trăm của công ty mà họ sở hữu. Tài sản tại các LLC được phân phối theo số tiền mà các thành viên đã đóng góp ban đầu. Các công ty thanh toán cho cổ đông dựa trên số lượng cổ phần mà họ sở hữu với việc các cổ đông trả lại cổ phần đang lưu hành của họ.

6. Buộc mọi đầu lỏng lẻo còn lại.

Trước khi bạn đóng gói những chiếc hộp cuối cùng của mình, tôi khuyên bạn nên tham khảo lại danh sách kiểm tra IRS để đảm bảo bạn không quên bất cứ thứ gì. Sau đó, bạn có thể khóa cửa mãi mãi và chào tạm biệt doanh nghiệp nhỏ của mình.