Từ công ty sở hữu độc quyền cho đến các công ty nằm trong danh sách Fortune 500, không doanh nghiệp nào có thể thoát khỏi nhiệm vụ kế toán đáng sợ. Mặc dù đây chắc chắn không phải là một trong những phần hấp dẫn nhất của công việc, nhưng kế toán là trung tâm của sự thành công của doanh nghiệp nhỏ, điều đó có nghĩa là những sai lầm có thể làm tê liệt.
Để tránh những cơn đau đầu về tài chính đi kèm với kế toán kém, điều quan trọng trước tiên là phải nhận thức được những cạm bẫy có thể mắc bẫy bạn.
Mặc dù IRS có thể không yêu cầu chúng, nhưng biên nhận dưới $ 75 cung cấp tài liệu hỗ trợ cho nhiều khoản khấu trừ mà bạn có thể yêu cầu. Mặc dù lưu trữ chúng trong một thư mục hoặc hộp vẫn cần thiết trong trường hợp kiểm tra, hầu hết các chương trình kế toán trực tuyến và kỹ thuật số đều có các ứng dụng bổ trợ cho phép bạn chụp ảnh biên nhận của mình và kết hợp nó với mục nhập hồ sơ tương ứng. Nếu bạn muốn lưu biên nhận của mình một cách riêng biệt, cũng có nhiều ứng dụng của bên thứ ba mà bạn có thể chọn.
Việc lơ là trong việc theo dõi các khoản phải hoàn lại giống như xả tiền xuống bồn cầu. Không chỉ mất tiền, mà các khoản khấu trừ thuế cũng có thể bị mất, về cơ bản là như nhau. Một lần nữa, có rất nhiều ứng dụng và chương trình theo dõi chi phí có sẵn để giúp quá trình này trở nên dễ dàng và nhất quán. Cố gắng tập thói quen theo dõi các khoản chi của bạn khi bạn tích lũy chúng - bạn càng để lâu mà không theo dõi, các khoản chi của bạn càng có nhiều khả năng bị bỏ qua. Theo dõi các chi phí được bồi hoàn cũng quan trọng như việc giữ các biên lai nhỏ hơn của bạn:một cho phép bạn theo dõi trên giấy trong trường hợp có kiểm toán; cái kia cho phép bạn theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp mình.
Với rất nhiều nhà thầu độc lập, nhà tư vấn và người làm nghề tự do ngày nay, đôi khi rất khó để xác định ai là nhân viên và ai không. Tuy nhiên, không nên bỏ qua điều này. Việc phân loại sai nhân viên và nhà thầu có thể gây ra những hậu quả đáng kể, chẳng hạn như bị phạt thuế và các vụ kiện tụng.
Cho dù bạn quyết định thuê một kế toán bán thời gian hay thuê một người chuyên nghiệp thuê bên ngoài công việc, giao tiếp là chìa khóa để kế toán hiệu quả, giữ cho mọi người ở cùng một trang và giảm thiểu sai sót. Một trong những sai lầm phổ biến nhất, ví dụ, là trả tiền thưởng cho ai đó và không báo cáo với kế toán. Khác là mua vật tư và không báo cáo kế toán hoặc không cung cấp phiếu thu.
Đối chiếu sổ sách với bảng sao kê ngân hàng của bạn là rất quan trọng để xác định tình trạng tài chính của bạn. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng nó được thực hiện đúng cách và nhất quán. Việc đối chiếu các sổ sách giúp bạn xác định số tiền bạn có trong tay vào bất kỳ thời điểm nào và cũng cho phép bạn phát hiện ra các lỗi ngân hàng trước khi chúng trở thành vấn đề lớn. Tuy nhiên, việc đối chiếu có thể phức tạp, vì vậy chúng tôi khuyến khích thuê một kế toán có kinh nghiệm.
Khi nói đến kiểm toán, một văn phòng không giấy tờ có thể là một trách nhiệm rất lớn, đặc biệt là trong trường hợp có sự cố kỹ thuật. Các cơ quan thuế như IRS muốn xem dấu vết giấy bao gồm tài liệu có thể nhìn thấy rõ ràng và hệ thống sao lưu giấy được tổ chức tốt. Các ứng dụng lưu biên lai của bạn có thể giúp hoạt động hàng ngày dễ dàng hơn, nhưng điều quan trọng vẫn là giữ một bản sao lưu tài chính của bạn trong ít nhất bảy năm.
Do sự bùng nổ của thương mại điện tử trong 10 năm trở lại đây, thuế bán hàng đã trở thành một vấn đề phức tạp đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ. Trong lịch sử, sai lầm mà họ thường mắc phải nhất chỉ đơn giản là không khấu trừ thuế bán hàng trên tổng doanh thu, dẫn đến bất ngờ gộp chung vào thời điểm tính thuế. Trong khi điều này vẫn xảy ra, những thay đổi gần đây trong luật liên bang đã khiến việc thu thuế bán hàng trở nên khó khăn hơn khi nói đến việc tuân thủ trực tuyến giữa các tiểu bang. Đảm bảo rằng bạn và kế toán của bạn đã quen với các thay đổi quy tắc mới nhất để bạn có thể tiếp tục tuân thủ và giới hạn nghĩa vụ thuế tổng thể của mình.
Mọi doanh nghiệp nhỏ sử dụng tiền mặt nhỏ lẻ nên có một người giám sát chuyên dụng, người có thể quản lý và phê duyệt các giao dịch mua, đảm bảo trách nhiệm giải trình và hạn chế khả năng gian lận, trộm cắp và lạm dụng. Để đạt được mục tiêu đó, các công ty phải có chính sách rõ ràng về việc mua hàng bằng tiền mặt và mỗi lần mua hàng được thực hiện bằng tiền mặt phải kèm theo biên lai chi phí để duy trì chứng từ rõ ràng về các khoản khấu trừ tại thời điểm nộp hồ sơ thuế. Các khoản thu và tiền mặt khác phải bằng số đô la ban đầu được chỉ định cho quỹ. Khi quỹ cạn kiệt, séc có thể được ghi thành tiền mặt để đặt lại toàn bộ số tiền. Không có chính sách tiền mặt lặt vặt, người quản lý hoặc biên lai có thể khiến kế toán của bạn đau đầu và có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng khi khai thuế.
Giữ một sơ đồ tài khoản rõ ràng và có tổ chức là rất quan trọng đối với kế toán của bạn. Mặc dù hầu hết các danh mục chi phí đều khá chuẩn và dễ hiểu, nhưng sai lầm mà nhiều chủ doanh nghiệp mắc phải khi giữ sổ sách của riêng họ là tạo các danh mục trùng lặp hoặc không nhập chi phí vào danh mục phù hợp. Sử dụng các hướng dẫn kế toán chung cho các danh mục tiêu chuẩn và tạo càng ít danh mục mới càng tốt. Một kế toán chuyên nghiệp có thể giúp bạn dọn dẹp sổ sách và đảm bảo rằng sơ đồ tài khoản của bạn nhanh nhẹn và sạch sẽ.
Hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ đều ghét việc tự làm sách, nhưng họ nhất quyết tự làm. Các kế toán viên chuyên nghiệp và có năng lực có kỹ năng để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời họ có kinh nghiệm để phát hiện ra các lỗi nhỏ có thể bị bỏ sót. Là chuyên gia, bạn cũng sẽ nhận thức được những thay đổi về thuế có thể ảnh hưởng đến hoạt động tài chính hàng ngày của bạn. Về lâu dài, việc xem xét hồ sơ tài chính của bạn lần thứ hai là vô cùng có lợi và sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Nếu bạn có câu hỏi về thực tiễn kế toán của mình hoặc đang tìm cách cải thiện hồ sơ tài chính của mình, hãy kết nối với cố vấn SCORE ngay hôm nay!
vì
