Nếu công việc kinh doanh theo sở thích của bạn đã bắt đầu thu được lợi nhuận, thì bạn đã hoàn thành phần khó nhất rồi. Nhưng bạn có thể vẫn đang vật lộn với một số khía cạnh khó hiểu hơn của quyền sở hữu doanh nghiệp — chẳng hạn như biết loại thuế nào cần nộp hoặc liệu bạn có nên đăng ký với tiểu bang hay không.
Ngay cả khi lợi nhuận của bạn ở mức tối thiểu trong vài năm đầu tiên, bạn có thể thiết lập cho mình thành công (và sự phát triển trong tương lai) bằng cách đặt nền tảng tài chính ngay bây giờ. Từ việc chọn cơ cấu kinh doanh cho đến trước các khoản thuế của bạn, đây là 3 bước cần thực hiện khi bạn sẵn sàng chính thức hóa công việc kinh doanh theo sở thích của mình.
Nếu bạn đang kinh doanh nhưng chưa nộp bất kỳ thủ tục giấy tờ nào cho nhà nước, bạn đang hoạt động với tư cách là chủ sở hữu duy nhất. Điều này có nghĩa là không có sự ngăn cách pháp lý nào giữa bạn và doanh nghiệp của bạn.
Khi doanh nghiệp của bạn bắt đầu đạt được đà phát triển, bạn sẽ cần quyết định xem bạn muốn tiếp tục là chủ sở hữu duy nhất hay thành lập một LLC hoặc một công ty. Những câu hỏi này có thể giúp hướng dẫn quy trình ra quyết định.
Các LLC và tập đoàn tạo ra sự phân biệt pháp lý giữa doanh nghiệp và tài sản cá nhân của bạn, giúp bảo vệ sau này nếu ai đó kiện doanh nghiệp của bạn hoặc nếu doanh nghiệp của bạn không có khả năng trả nợ.
Không phải mọi doanh nhân đều ở vào thời điểm bắt buộc phải có sự bảo vệ của pháp luật và nếu bạn chỉ thực hiện được một số giao dịch bán hàng thì có thể bạn vẫn chưa đạt được điều đó. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, cùng với khoảng không quảng cáo và cơ sở khách hàng, bạn có thể sẽ muốn xem lại câu hỏi. Điều này đặc biệt đúng nếu có điều gì đó thay đổi đáng kể — chẳng hạn như mở một địa điểm bán lẻ, thu hút một đối tác kinh doanh hoặc thực hiện một dự án lớn mà sẽ mất nhiều tháng để hoàn thành.
Nếu mục tiêu của bạn là giữ mọi thứ đơn giản và sắp xếp hợp lý, thì việc tiếp tục hoạt động với tư cách là chủ sở hữu duy nhất hoặc thành lập một LLC một thành viên đều là những lựa chọn tốt.
Với tư cách là chủ sở hữu duy nhất, bạn sẽ có thể điều hành doanh nghiệp của mình mà không cần phải nộp tờ khai thuế kinh doanh riêng, gửi hồ sơ hàng năm hoặc lưu giữ các biên bản của công ty. Bạn sẽ không cần phải xin EIN — trừ khi doanh nghiệp của bạn có nhân viên hoặc phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt liên bang — và bạn sẽ báo cáo lãi và lỗ trên tờ khai thuế cá nhân của mình bằng cách sử dụng Phụ lục C.
Các LLC một thành viên cung cấp thiết lập thuế đơn giản giống nhau:bạn sẽ sử dụng Biểu C để báo cáo thu nhập doanh nghiệp của mình và bạn sẽ không cần EIN trừ khi doanh nghiệp của bạn đáp ứng một trong các điều kiện được liệt kê ở trên. Tuy nhiên, bạn vẫn cần phải nộp thủ tục giấy tờ thành lập, chỉ định một đại lý đã đăng ký, chuẩn bị và gửi báo cáo định kỳ cùng với bất kỳ khoản phí nào kèm theo (nếu tiểu bang LLC của bạn yêu cầu).
Nếu doanh nghiệp của bạn chưa được một năm và chưa có thời gian để xây dựng tín dụng, thì điểm tín dụng cá nhân của bạn có thể là vấn đề quan trọng nhất khi đăng ký các khoản vay. Điều đó nói lên rằng, các ngân hàng thường sẵn sàng làm việc hơn với các chủ doanh nghiệp đến với các thủ tục giấy tờ phù hợp. Nếu bạn đang muốn mở rộng hoạt động kinh doanh của mình và cần tìm kiếm nguồn tài chính, thì việc thành lập một LLC hoặc công ty có thể là một bước tiếp theo hợp lý.
Việc thành lập một công ty sẽ mang lại cho doanh nghiệp của bạn uy tín nhất từ quan điểm đầu tư và sẽ giúp bạn có thể phát hành cổ phiếu khi bạn có thể làm như vậy. Nhưng các thủ tục giấy tờ (nội quy, biên bản công ty, báo cáo thường niên) có thể là một nhược điểm tiềm ẩn. Hãy nhớ tranh thủ sự giúp đỡ của luật sư hoặc cố vấn kinh doanh nếu bạn chưa sẵn sàng tự mình thực hiện.
Cho dù bạn quyết định đăng ký kinh doanh với nhà nước hay không, việc lưu giữ hồ sơ tài chính rõ ràng là điều cần thiết. Làm như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp, xin tài trợ kinh doanh và biên soạn tài liệu bạn cần.
Nếu bạn đang trộn chi tiêu cho đến thời điểm này, đừng lo lắng — nhiều doanh nhân lần đầu cũng làm như vậy. Nhưng bây giờ bạn biết rằng bạn có một công việc kinh doanh thực sự trong tay, bạn không nên chậm trễ trong việc vạch ra ranh giới rõ ràng giữa chi tiêu kinh doanh và cá nhân của mình.
Trên thực tế, mở hai. Bạn có thể sẽ muốn có một tài khoản séc kinh doanh để ghi nhận doanh thu và các chi phí kinh doanh thông thường và một tài khoản tiết kiệm kinh doanh để bạn có thể dành tiền cho thuế tư doanh và bắt đầu xây dựng quỹ khẩn cấp của mình.
Nếu bạn rút tiền từ một trong các tài khoản doanh nghiệp của mình để chi tiêu cá nhân, hãy ghi lại số tiền đó dưới dạng rút tiền của chủ sở hữu hoặc hoàn lại tiền cho doanh nghiệp. Và ngược lại — nếu bạn đưa tiền cá nhân vào công việc kinh doanh của mình, hãy nhớ viết nó bằng văn bản.
Sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp có thể giúp tạo dựng tín dụng cho doanh nghiệp của bạn và giúp theo dõi chi phí dễ dàng hơn. Ngoài ra, nhiều danh thiếp cho phép bạn xuất các giao dịch hàng tháng của mình cho nhà cung cấp phần mềm kế toán và đi kèm với các đặc quyền như chiết khấu hoàn tiền. Nếu việc lấy thẻ tín dụng doanh nghiệp là không khả thi, bạn có thể chỉ định một thẻ cá nhân riêng biệt (tín dụng hoặc thẻ ghi nợ) cho các chi phí kinh doanh của mình.
Phương pháp ghi sổ kế toán của bạn không cần phải phức tạp, đặc biệt là khi doanh nghiệp của bạn mới bắt đầu. Nhưng bạn sẽ cần một cách để ghi lại tất cả các giao dịch tài chính, từ tiền gửi ngân hàng đến hóa đơn. Thông tin này sẽ giúp bạn tạo báo cáo lãi và lỗ (tóm tắt hoạt động kinh doanh của bạn trong một khoảng thời gian) và bảng cân đối kế toán (cho biết tình hình tài chính của công ty bạn vào một ngày cụ thể). Các báo cáo tài chính này sẽ chứng minh quan trọng khi đến thời điểm nộp hồ sơ khai thuế doanh nghiệp của bạn hoặc xin tài trợ từ ngân hàng.
Bạn có thể tự xử lý sổ sách kế toán của mình với sự trợ giúp của mẫu Excel, thuê nhân viên kế toán bán thời gian hoặc đăng ký dịch vụ kế toán trực tuyến.
Thuế khiến nhiều chủ doanh nghiệp mới bối rối, nhưng việc thực hiện một số phương pháp hay nhất ngay từ đầu có thể giúp giảm thiểu căng thẳng — cho dù bạn đang thuê chuyên gia thuế hay định tự nộp hồ sơ. Những chiến lược này bao gồm tìm hiểu những khoản khấu trừ nào bạn có thể thực hiện, lưu giữ hồ sơ kỹ lưỡng và đưa ra phần trăm lợi nhuận của bạn mỗi tháng. Đây là một chút chi tiết.
Từ các chi phí liên quan đến xe cộ đến chi phí khởi động của bạn, có rất nhiều khoản xóa nợ kinh doanh có thể giúp giảm gánh nặng thuế tổng thể của bạn. Để được khấu trừ thuế, một khoản chi phí phải vừa bình thường (một khoản chi phí chung cho loại hình kinh doanh của bạn) vừa cần thiết. IRS cung cấp hướng dẫn chung để khấu trừ chi phí kinh doanh mà bạn muốn tự làm quen.
Bất kể chi phí kinh doanh của bạn là bao nhiêu, hãy nhớ lưu giữ hồ sơ kỹ lưỡng và chính xác — cho dù điều đó có nghĩa là chụp ảnh biên lai và thêm chúng vào đám mây hay giữ mọi thứ trong tủ tài liệu.
Nếu bạn đang hoạt động với tư cách là chủ sở hữu duy nhất hoặc LLC và nếu thu nhập ròng hàng năm của doanh nghiệp của bạn là 400 đô la trở lên, bạn sẽ nợ thuế tư doanh đối với thu nhập này với tỷ lệ 15,3 phần trăm. Cho dù bạn có thanh toán hàng quý (ước tính) hay không, bạn sẽ muốn dành một phần trăm thu nhập kinh doanh của mình cho thuế tư doanh mỗi tháng. Bạn có vui khi mở tài khoản tiết kiệm kinh doanh đó không?
Lưu ý:Khi doanh nghiệp của bạn đạt đến một mức sinh lời nhất định ($ 40— $ 50k một năm là ước tính rất sơ sài), việc đăng ký thuế S-corp có thể giúp giảm thiểu gánh nặng thuế tư doanh của bạn.