Khi bạn bắt đầu kinh doanh, có một điều bạn phải quan tâm hàng đầu khi tiền bắt đầu vào - thuế. Tiến hành hoạt động kinh doanh ở Hoa Kỳ mà không quản lý đúng cách các khoản thanh toán thuế của bạn cho chính quyền địa phương, tiểu bang và liên bang có thể dẫn đến tiền phạt lớn, liên tục đòi nợ ngân hàng hoặc thậm chí chính phủ buộc phải đóng cửa bạn.
Cho dù bạn đang bắt đầu một công việc kinh doanh mới vào đầu năm mới hay đang mong chờ khoản nộp thuế hàng quý đầu tiên của mình, thì thời điểm này rất quan trọng đối với một chủ doanh nghiệp nhỏ. Tùy thuộc vào cách tổ chức doanh nghiệp của bạn, bạn có thể có các yêu cầu thuế khác nhau từ các công ty khác. Cho dù bạn là một LLC, một công ty hợp danh hay một công ty S, bạn sẽ luôn phải trả thuế khi bạn thực hiện, báo cáo thu nhập khi bạn kiếm được trong suốt năm tính thuế.
Mặc dù có vô số chuyên gia và chuyên gia để giúp bạn điều hướng những tháng còn non trẻ của doanh nghiệp, nhưng chúng tôi đã thu thập một số mẹo và biểu mẫu liên bang mà bạn có thể giải quyết ngay bây giờ để đảm bảo việc thanh toán thuế hàng quý đầu tiên hoặc hàng quý tiếp theo của bạn diễn ra suôn sẻ.
Có thể bạn đã thực hiện xong bước này, nhưng đối với những người chưa thực hiện, việc thiết lập cấu trúc doanh nghiệp của bạn cũng quan trọng như việc tìm kiếm vị trí và tên cho doanh nghiệp của bạn. Có nhiều cơ cấu kinh doanh để lựa chọn, nhưng hầu hết các doanh nghiệp nhỏ tự thành lập như một công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC), một công ty sở hữu duy nhất hoặc một hình thức hợp danh nào đó.
Có rất nhiều lợi ích về thuế, tài chính và pháp lý đối với mỗi loại hình doanh nghiệp, vì vậy việc tìm kiếm cấu hình phù hợp cho doanh nghiệp của bạn là rất quan trọng. Bạn sẽ phải nộp hồ sơ trong tiểu bang nơi doanh nghiệp của bạn sẽ hoạt động. Hiệp hội Doanh nghiệp Nhỏ liên bang (SBA) có thể giúp bạn xác định vị trí và cách thức bạn có thể thực hiện điều đó ở tiểu bang của mình.
Với tư cách là đối tác, bạn có thể sẽ điền vào Biểu mẫu 1065 với IRS, trong khi các công ty gửi Biểu mẫu 1120. Nếu bạn muốn nộp hồ sơ với tư cách là S-corp, bạn sẽ cần phải gửi Biểu mẫu 2553 và sau đó hàng năm gửi 1120S. Các công ty sở hữu độc nhất và các cá nhân tự kinh doanh phải nộp Biểu 1040 C hoặc 1040 C-EZ, mặc dù sau này yêu cầu bạn thu được lợi nhuận, có chi phí không lớn hơn 5.000 đô la, không có nhân viên hoặc hàng tồn kho và không được khấu trừ hoặc yêu cầu khấu hao của nhà bạn.
Cũng nên nhớ rằng mỗi loại pháp nhân nộp thuế cho IRS vào các thời điểm khác nhau, với các công ty hợp danh và công ty thường nộp vào ngày 15 tháng 3 và các công ty tư nhân và LLC một thành viên nộp đơn vào ngày 15 tháng 4.
Mặc dù chính phủ liên bang không can dự vào cơ cấu công ty của bạn, nhưng chính phủ sẽ tham gia vào việc tiểu bang của bạn cần mã số thuế doanh nghiệp từ bạn. Các doanh nghiệp bắt buộc phải có những con số này, còn được gọi là mã số nhận dạng người sử dụng lao động (EIN), để nộp thuế.
Để nhận được EIN cho doanh nghiệp của mình, bạn phải đăng ký tại cục thuế của tiểu bang. Khi ở đó, bạn cũng có thể gửi SS-4 của mình để đáp ứng yêu cầu của liên bang.
Nếu bạn có đủ doanh nghiệp mà bạn cần nhân viên giúp bạn điều hành nó, bạn sẽ cần phải nộp một số biểu mẫu thuế khác nhau dựa trên tình trạng việc làm của họ.
Bất kể bạn thuê bao nhiêu người khi bắt đầu, Anthony Mezzasalma, một CPA của Mezzasalma Advisors, cho biết bạn nên ngay lập tức xem xét việc hợp tác với một nhà cung cấp dịch vụ trả lương. Những công ty này giúp bạn xử lý những việc như hồ sơ thuế bảng lương hàng quý, biểu mẫu W-2 và các khía cạnh quan trọng khác của việc quản lý đội ngũ nhân viên. Mezzasalma cho biết, tự động hóa một số quy trình sẽ giúp đảm bảo bạn không vi phạm luật thuế trả lương.
Tuy nhiên, nếu bạn chỉ thuê một nhân viên nhỏ và cảm thấy tự tin vào khả năng của mình, bạn nên nhớ nộp W-2:Mẫu Báo cáo Tiền lương và Thuế cho mỗi nhân viên nhận lương, tiền công hoặc các hình thức bồi thường khác. Biểu mẫu này báo cáo tiền lương hoặc tiền lương mà doanh nghiệp của bạn trả cho nhân viên trong năm dương lịch cũng như các khoản thuế đã khấu trừ từ họ. Nó cũng báo cáo thuế FICA cho Cơ quan An sinh Xã hội. Mặc dù bạn có thể gửi những thông tin đó cho IRS, nhưng bạn cũng có thể gửi chúng qua trang web của Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội liên bang. Biểu mẫu này phải được nộp trước ngày 31 tháng 1.
Mỗi nhân viên cũng sẽ phải điền vào Mẫu W-4:Giấy chứng nhận Trợ cấp Khấu trừ của Nhân viên để ghi chú bất kỳ khoản khấu trừ nào họ muốn trích và số thuế họ muốn khấu trừ từ tiền lương của mình. Lý tưởng nhất, đó là số tiền chính xác đến hạn trên biểu mẫu 1040 của nhân viên vào cuối năm, mặc dù số tiền này thường không khớp nhau.
Nếu bạn có ý định thuê bất kỳ nhà thầu hoặc nhà cung cấp độc lập nào, bạn sẽ cần gửi Biểu mẫu 1099-MISC. Bắt buộc đối với bất kỳ ai mà bạn trả ít nhất 600 đô la một năm, biểu mẫu này cũng có thể được sử dụng để báo cáo bất kỳ “doanh số bán hàng trực tiếp ít nhất 5.000 đô la của các sản phẩm tiêu dùng cho người mua để bán lại ở bất kỳ đâu ngoài cơ sở bán lẻ cố định”, theo IRS. Sau khi nộp trước hạn chót ngày 15 tháng 3, 1099 sẽ được gửi thành ba bản, doanh nghiệp, cá nhân và IRS mỗi người nhận một bản.
Bạn sẽ cần bất kỳ cá nhân nào thuộc phạm vi điều chỉnh 1099 cũng phải nộp Mẫu đơn W-9:Yêu cầu Chứng nhận và Mã số Nhận dạng Người nộp thuế. Mezzasalma cảnh báo rằng W-9, sẽ có hiệu lực vào ngày 31 tháng 1, là vô cùng quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ luật thuế liên bang.
Ông nói:“Tôi đề nghị [các chủ doanh nghiệp mới] không trả tiền cho bất kỳ nhà cung cấp nào cho đến khi họ sở hữu mẫu W-9, vì những mẫu này khó có được hơn nhiều so với thực tế,” ông nói. “Bước này rất quan trọng vì có những hình phạt đối với việc không phát hành biểu mẫu 1099 khi bạn được phép.”
> 5 Xem xét bảo hiểm y tế.Ngoài tiền lương của nhân viên hoặc thuế thu nhập cá nhân của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ có các hình thức khác nếu bạn cung cấp bảo hiểm y tế hoặc kế hoạch hưu trí.
Sau khi Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng được thông qua, các doanh nghiệp phải biết Mẫu 1095-B hoặc 1095-C, tùy thuộc vào số lượng nhân viên mà họ có. Các biểu mẫu này là bắt buộc nếu doanh nghiệp của bạn cung cấp bảo hiểm y tế như một quyền lợi cho nhân viên. Nếu không nộp các biểu mẫu này sẽ phải chịu hình phạt từ chính phủ.
Mã số thuế của Hoa Kỳ là một mê cung đòi hỏi nhiều năm nghiên cứu để hiểu. Bất kỳ sai lầm nào về thuế của doanh nghiệp có thể dẫn đến các vấn đề tài chính lớn và thậm chí ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân của bạn. Bạn có thể thực hiện các bước bổ sung để tránh những vấn đề này.
Điều quan trọng là phải mở một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và giữ các sổ sách và hồ sơ kinh doanh của bạn tách biệt với tài chính cá nhân của bạn. Mezzasalma cho biết điểm thứ hai là quan trọng vì IRS yêu cầu các hồ sơ riêng biệt cho các doanh nghiệp. Đây cũng là một thực tiễn tốt vì nó “giúp đảm bảo không có hồ sơ thu nhập và chi phí bị bỏ sót.”
Điều bắt buộc là phải giữ thẳng thời hạn thuế doanh nghiệp của bạn, đặc biệt là vì IRS đã tăng một số thời hạn trong số đó để chống lại hành vi trộm cắp danh tính.
Mezzasalma cho biết:“IRS đang làm mưa làm gió bằng cách giải ngân nhanh chóng các tờ khai thuế mà không cần xác minh thông tin,” Mezzasalma nói, điều này dẫn đến việc những kẻ lừa đảo nộp tờ khai thuế giả mạo với tên của người khác. “Bây giờ, IRS muốn có thông tin sớm hơn để họ có thể xem qua tất cả thông tin và xác minh nó trước khi thanh toán lợi nhuận.”
Cách tốt nhất để tránh bỏ sót các biểu mẫu hoặc thời hạn nộp thuế là giao các yêu cầu về thuế cho các chuyên gia. Nếu bạn thuê một kế toán, họ có thể đảm bảo rằng bạn không bao giờ bỏ lỡ thời hạn và luôn tuân thủ luật liên bang và tiểu bang.
Nếu bạn đang lo lắng về việc đóng thuế kinh doanh của riêng mình, Mezzasalma khuyên bạn nên cân nhắc mua phần mềm kế toán để giữ cho hồ sơ của bạn được ổn định.
Ông nói:“Có thể nắm bắt, sắp xếp và trình bày thu nhập và chi phí của bạn sẽ hỗ trợ việc khai thuế thu nhập. “Một hộp biên lai sẽ không có tác dụng!”