Là chủ doanh nghiệp, đảm bảo an toàn cho khách hàng có thể là ưu tiên hàng đầu của bạn. Nhưng thật khó để có được sự tin tưởng của khách hàng tiềm năng ngay lập tức nếu không có cơ hội thể hiện hơn là nói. Tuy nhiên, đề xuất kinh doanh là một cách hiệu quả để giới thiệu bạn với người tiêu dùng tiềm năng.
Đề xuất kinh doanh, không nên nhầm lẫn với các kế hoạch kinh doanh, cho bạn cơ hội giải thích bạn là ai và bạn cung cấp những gì trong một tài liệu duy nhất. Việc tạo ra một cái cần có thời gian và suy nghĩ, nhưng nó là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Dưới đây là mọi thứ bạn cần biết về cách viết đề xuất kinh doanh.
Trước khi ký hợp đồng, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn và khách hàng của bạn đang ở trên cùng một trang. Mục đích của một đề xuất kinh doanh là để thảo luận và thương lượng về nhu cầu của cả hai bên, Crystal Richard, chủ tịch của Crystal Richard &Co.
cho biết.Richard nói:“Một đề xuất kinh doanh đảm bảo rằng cả bạn và khách hàng tiềm năng đều nhận thức rõ về phạm vi công việc mà bạn đang đàm phán và tất cả các nhiệm vụ, mục tiêu và kết quả trong đó. “Tùy thuộc vào mức độ cung cấp dịch vụ của bạn, điều cực kỳ quan trọng là phải rõ ràng về những gì bạn sẽ làm cho khách hàng và những gì bạn không làm.”
Có hai loại đề xuất kinh doanh:được trưng cầu và không được yêu cầu.
Richard cho biết:“Một đề xuất kinh doanh được thu hút thường diễn ra sau một email hoặc cuộc trò chuyện qua điện thoại ban đầu trong đó một khách hàng tiềm năng bày tỏ mong muốn được làm việc với bạn. “Họ đã công khai chia sẻ rằng họ quan tâm đến các dịch vụ của bạn và muốn biết thêm thông tin.”
Một khách hàng tiềm năng có thể yêu cầu một đề xuất được trưng cầu thông qua một yêu cầu đề xuất (RFP). Đây thường là một chiêu hàng dễ bán hơn, vì khách hàng đã quan tâm đến doanh nghiệp của bạn.
Richard cho biết thêm, một đề xuất không được yêu cầu, còn được gọi là đề xuất lạnh lùng, được trình bày cho một khách hàng có khả năng không yêu cầu hoặc không mong đợi. Bạn có trách nhiệm tiếp cận và thu hút sự quan tâm của họ đến các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Bạn sẽ muốn đề xuất của mình ngắn gọn và có tổ chức nhất có thể. Các kế hoạch đề xuất định dạng tài liệu theo thứ tự sau:
Tuy nhiên, không có định dạng nào phù hợp với tất cả mà bạn phải tuân theo và bố cục không yêu cầu các danh mục nghiêm ngặt. Ví dụ:Jessica Lawlor, chủ tịch và giám đốc điều hành của Jessica Lawlor &Company, thường bao gồm bản tóm tắt về doanh nghiệp của cô ấy, đội ngũ quản lý là ai (bao gồm cả ảnh kèm theo tiểu sử), tại sao khách hàng nên chọn cô ấy, cô ấy có thể được hỗ trợ như thế nào ( gói và tùy chọn giá cả), khung thời gian và các ghi chú bổ sung.
“Tôi giữ cho các đề xuất của mình ngắn gọn và đi vào trọng tâm,” cô nói. “Một đề xuất được dùng như một tài liệu bắt đầu cuộc trò chuyện, không phải là một tài liệu tổng thể và kết thúc. Các đề xuất của tôi thường dài không quá bốn trang. ”
Richard khuyên bạn nên lưu tài liệu của bạn dưới dạng PDF trước khi gửi cho khách hàng tiềm năng. Bằng cách đó, bạn sẽ không phải lo lắng về việc định dạng hoặc thiết kế của mình trông khác với khách hàng.
Tính khả dụng. Đảm bảo khách hàng của bạn biết khi nào và tần suất bạn sẵn sàng cung cấp dịch vụ của mình cho họ. Họ có thể không phải là khách hàng duy nhất của bạn, vì vậy, bạn tự lên lịch với từng khách hàng sẽ đảm bảo rằng bạn tận tâm như nhau trên toàn diện.
Richard nói:“Điều này không chỉ khiến bạn phải chịu trách nhiệm mà còn đảm bảo khách hàng biết họ đang nhận được bao nhiêu thời gian của bạn,” Richard nói. “Đặc biệt nếu bạn có những khách hàng khác, bạn sẽ không muốn ai đó nghĩ rằng họ có bạn 40 giờ một tuần trong khi thực tế, bạn chỉ làm việc trên tài khoản của họ trong 10 giờ”.
Phân tích phí. Đừng cam kết với khách hàng trước khi phân loại chi phí. Thảo luận về những gì được bao gồm trong phí của bạn, chi phí bổ sung, lập hóa đơn, v.v., Richard nói.
Ví dụ:với tư cách là một chuyên gia PR, Richard không bao gồm chi phí phân phối trên một tờ báo trong lệ phí của cô ấy. Điều quan trọng là khách hàng phải hiểu rằng, nếu quan tâm, nó sẽ phải trả thêm phí.
Ngày hết hạn cho đề xuất. Chi tiết thay đổi, từ chi phí đến dịch vụ. Đề xuất kinh doanh hiện tại của bạn có thể không phù hợp trong vài tháng hoặc thậm chí vài tuần tới. Làm cho điều này được biết đến trong tài liệu của bạn.
Lawlor nói:“Bằng cách này, một khách hàng tiềm năng không thể quay lại với bạn sau ba hoặc sáu tháng và mong đợi mức giá tương tự. “Tôi thường bao gồm ngày hết hạn từ hai đến ba tuần kể từ khi đề xuất được gửi - điều này cũng gây một chút áp lực trở lại đối với khách hàng tiềm năng để đưa ra quyết định, vì quy trình kinh doanh mới đôi khi có thể mất nhiều thời gian.”
Gặp mặt trực tiếp trước. Một cuộc gặp chính thức sẽ giúp khách hàng tiềm năng có cơ hội làm quen với bạn trước khi bắt đầu mù quáng ký hợp đồng kinh doanh.
Lawlor nói:“Một đề xuất, theo ý kiến của tôi, không bao giờ nên là đầu mối liên hệ đầu tiên. “Tôi gửi đề xuất cho một khách hàng tiềm năng sau cuộc trò chuyện ban đầu và đảm bảo rằng dự án có vẻ phù hợp ở cả hai đầu. Tại thời điểm đó, khách hàng tiềm năng đã có ý tưởng về tính cách của tôi và những gì công ty của tôi có thể cung cấp. ”
Trong khi một đề xuất giới thiệu bạn và sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, không có gì đánh bại được một cuộc tư vấn trực tiếp.
Sự đơn giản là chìa khóa. Đề xuất của bạn không cần phải là một bài luận hay một dự án nghệ thuật thuyết phục phức tạp. Trên thực tế, tốt hơn là nên giữ cho nó ngắn gọn. Richard nói rằng phản hồi tốt nhất mà cô ấy nhận được là cho các đề xuất mà cô ấy tập trung vào chất lượng hơn số lượng và cắt bỏ những phần thừa.
Thêm một liên lạc cá nhân. Khi bạn trình bày tài liệu của mình, hãy thể hiện bản thân và công ty của bạn theo những cách khiến bạn khác biệt với những người khác. Cho dù đó là tận dụng các kỹ năng thiết kế kỳ quặc của bạn hay thể hiện nhân vật của bạn bằng một giọng điệu trò chuyện, hãy cam kết với cá tính của riêng bạn.
“Tôi đảm bảo rằng trang đầu tiên của mỗi đề xuất kinh doanh mà tôi tạo ra đều có sự chào đón nồng nhiệt về việc tôi hào hứng với ý tưởng làm việc cùng nhau như thế nào, điều tôi yêu thích nhất trong các cuộc trò chuyện ban đầu của chúng tôi dẫn đến đề xuất kinh doanh và tất nhiên , Tôi chèn một vài dòng chữ thú vị phù hợp với thương hiệu của tôi để họ có được ý tưởng thực sự về tính cách của tôi và lý do tại sao tôi khác biệt, ”Richard nói. “Hãy cho họ thấy điều gì khiến bạn trở nên đặc biệt.”
Thể hiện những gì bạn có mà không cần cho đi. Bạn có thể thể hiện thành công của mình bằng cách hiển thị công việc trước đây bạn đã làm cho khách hàng. Lawlor lưu ý rằng điều này cung cấp ý tưởng về những gì bạn có thể làm mà không cần chia sẻ công khai quy trình của mình.
“Đừng ngại thể hiện những thành công của bạn, ngay cả khi bạn cảm thấy hơi khoe khoang,” cô nói. “Đây là thời điểm để bạn tỏa sáng và cho khách hàng tiềm năng thấy tất cả những gì bạn đã làm và tất cả những gì bạn có thể làm thay mặt họ. Bây giờ không phải là lúc để kìm hãm hay khiêm tốn. ”
Lên lịch cuộc gọi tiếp theo. Tiếp cận sau khi chia sẻ đề xuất của bạn là rất quan trọng để đảm bảo khách hàng. Bằng cách đó, bạn có thể giải đáp mọi thắc mắc của họ, làm rõ giá cả của bạn và tiếp tục bán doanh nghiệp của bạn.
Lawlor nói:“Sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể lên lịch một cuộc gọi vào ngày bạn gửi đề xuất. “Bằng cách này, bạn có thể xem qua các phần của đề xuất và giải thích các mục chi tiết hơn trước khi khách hàng tiềm năng tự tìm hiểu.”