Một phần quan trọng của việc bắt đầu một doanh nghiệp nhỏ là nộp tất cả các thủ tục giấy tờ thích hợp. Mặc dù việc thiết lập cấu trúc pháp lý của công ty bạn và điền vào các biểu mẫu có vẻ tẻ nhạt và khó khăn, nhưng đó thường là một phần bắt buộc về mặt pháp lý của quy trình. Hai tài liệu mà nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ bối rối là thỏa thuận hoạt động và điều khoản thành lập. Rất có thể bạn sẽ cần một số phiên bản của cả hai tài liệu cho doanh nghiệp của mình, vì vậy điều quan trọng là phải hiểu mục đích của mỗi tài liệu.
Thỏa thuận hoạt động trình bày và xác định các quy trình hoạt động nội bộ và các thỏa thuận quan hệ giữa các thành viên (chủ sở hữu) của một công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC). Mục tiêu chung của một thỏa thuận hoạt động là thiết lập các hướng dẫn về cách thức các chủ sở hữu doanh nghiệp liên hệ với nhau về mặt quản lý và hoạt động một cách chuyên nghiệp. Các quy định tương tự như một thỏa thuận hoạt động, ngoại trừ chúng được sử dụng trong các tập đoàn (tập đoàn S và tập đoàn C) thay vì LLC và chúng thường có các yêu cầu pháp lý về thông tin mà chúng phải bao gồm.
Thông tin bạn đưa vào thỏa thuận hoạt động hoặc các quy định phụ thuộc vào yêu cầu kinh doanh và tiểu bang cụ thể của bạn; tuy nhiên, nó thường bao gồm các chi tiết về quyền sở hữu, hoạt động, quản lý và tài chính.
Robert Gauvreau, CPA và người sáng lập Gauvreau &Associates, đã tạo ra một phác thảo cho loại thông tin mà một thỏa thuận điều hành có thể bao gồm. Nó bao gồm các yếu tố sau:
Thỏa thuận hoạt động cũng có thể bao gồm bất kỳ mục nào khác mà bạn cảm thấy cần thiết cho hoạt động và bảo vệ quyền đối với doanh nghiệp và chủ sở hữu của nó.
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh mà bạn có (LLC, S Corporation, C Corporation) và tiểu bang bạn đang sống, về mặt pháp lý, bạn có thể được yêu cầu nộp một thỏa thuận hoạt động. Ví dụ:bất kỳ LLC nào tiến hành hoạt động kinh doanh tại California, Delaware, Maine, Missouri hoặc New York theo luật pháp yêu cầu phải nộp một thỏa thuận hoạt động của LLC. Mặc dù các LLC ở 45 tiểu bang khác không bắt buộc phải có thỏa thuận hoạt động về mặt pháp lý, nhưng điều này rất được khuyến khích.
Tương tự, các tập đoàn (quân đoàn S và quân đoàn C) không bị bất kỳ nhà nước nào yêu cầu về mặt pháp lý phải có thỏa thuận hoạt động, nhưng các chuyên gia khuyên chủ sở hữu của các doanh nghiệp này nên tạo và thực hiện phiên bản thỏa thuận hoạt động của họ, được gọi là quy định.
“Các quy định pháp luật thiết lập các quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan trong công ty và, nếu các bên tuân thủ đúng cách, sẽ hạn chế khả năng tòa án sẽ 'xuyên qua bức màn công ty' và buộc các cổ đông phải chịu trách nhiệm cá nhân về các khoản nợ của công ty," Kelly DuFord Williams nói, người sáng lập và đối tác quản lý của Slate Law Group. “Ngoài ra, một số ngân hàng và người cho vay sẽ yêu cầu các quy định của công ty để đảm bảo tính hợp pháp của công ty trước khi gia hạn các khoản vay hoặc mở tài khoản.”
Bài học chính: Thỏa thuận hoạt động (hoặc điều lệ cho công ty) được sử dụng để thiết lập và phác thảo các thỏa thuận quan hệ giữa các chủ sở hữu doanh nghiệp.
Điều khoản thành lập, còn được gọi là giấy chứng nhận thành lập hoặc điều lệ công ty (giấy chứng nhận thành lập cho các LLC), là một văn bản pháp lý chính thức thành lập một công ty dưới con mắt của nhà nước.
Lợi ích chính của các điều khoản về sự kết hợp là sự bảo vệ pháp lý mà nó cung cấp cho tài sản cá nhân của bạn, vì tài liệu này tách biệt tài sản của doanh nghiệp với tài sản của chủ sở hữu doanh nghiệp. Các điều khoản thành lập thường được nộp cho ngoại trưởng, với lệ phí nộp đơn khoảng $ 50 đến $ 300.
Thông tin bạn đưa vào các bài báo về thành lập, hoặc giấy chứng nhận thành lập, sẽ tùy thuộc vào yêu cầu kinh doanh và tiểu bang cụ thể của bạn. Tuy nhiên, Gauvreau cho biết mỗi tài liệu của bài báo kết hợp thường bao gồm các thông tin sau:
Các bài báo về sự thành lập của bạn có thể cần thêm thông tin tùy thuộc vào tiểu bang mà bạn hoạt động.
Việc bạn có được yêu cầu về mặt pháp lý để nộp các điều khoản thành lập hay không sẽ phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp bạn sở hữu. Ví dụ:về mặt pháp lý, các LLC không bắt buộc phải nộp các điều khoản thành lập, nhưng chúng tôi rất khuyến khích họ phải có giấy chứng nhận thành lập. Mặt khác, mọi công ty có nghĩa vụ pháp lý phải nộp các điều khoản thành lập với nhà nước.
Williams nói:“Mọi công ty đều phải tạo ra các bài báo về sự kết hợp của mình và phải nộp chúng cho tiểu bang mà họ chọn để kết hợp. “Đây là bước đầu tiên để thành lập một công ty - công ty không tồn tại cho đến khi các bài báo được nộp.”
Bài học chính: Điều khoản thành lập, hoặc giấy chứng nhận thành lập cho các LLC, là tài liệu pháp lý chính thức thành lập công ty dưới con mắt của nhà nước.
Thỏa thuận hoạt động (điều lệ) là một tài liệu nội bộ xác định cách các chủ sở hữu doanh nghiệp liên hệ với nhau một cách chuyên nghiệp, trong khi các điều khoản thành lập (giấy chứng nhận thành lập) là một tài liệu công khai thành lập một doanh nghiệp với tư cách là một công ty hợp pháp. Cùng với nhau, những tài liệu này giúp tạo nên khuôn khổ pháp lý cho tổ chức của bạn.
Các thỏa thuận hoạt động và điều khoản thành lập cũng khác nhau dựa trên cấu trúc pháp lý, nghĩa vụ, yêu cầu của tiểu bang, kết quả thuế, tính toàn diện và tính cứng nhắc. Các thỏa thuận hoạt động thường ít chính thức hơn và dễ sửa đổi hơn.
"Các điều khoản thành lập được nộp kể từ ngày thành lập và thường không được cập nhật để bao gồm thông tin cổ đông, phương thức phân phối lợi nhuận hoặc các mối quan hệ kinh doanh đang diễn ra khác, trong khi các thỏa thuận hoạt động có thể dễ dàng điều chỉnh hơn để phù hợp với tình trạng hoạt động hiện tại" Gauvreau nói.
Cũng cần hiểu rằng, mặc dù chúng phục vụ một mục đích giống nhau, nhưng các thỏa thuận hoạt động hơi khác so với các quy định của công ty. Các thỏa thuận hoạt động có xu hướng phác thảo các mục chi tiết hơn so với các quy định của một công ty.
Gauvreau nói:“Trong tình huống của một công ty, rất phổ biến việc tạo ra các thỏa thuận bổ sung, thường được gọi là thỏa thuận cổ đông, trong đó trình bày chi tiết hơn thông tin thường có trong một thỏa thuận hoạt động.
Bài học chính: Thỏa thuận hoạt động là một tài liệu nội bộ phác thảo các mối quan hệ của chủ sở hữu doanh nghiệp và các điều khoản về việc thành lập xác định pháp lý một doanh nghiệp là một công ty với nhà nước.
Các thỏa thuận điều hành và các điều khoản của việc thành lập kết hợp với nhau để phác thảo cấu trúc kinh doanh của bạn và xác định cách bạn sẽ hoạt động hợp pháp. Tuy nhiên, chúng có một chút trùng lặp và chia sẻ một vài tính năng tương tự. Ví dụ:cả hai đều bao gồm thông tin kinh doanh cần thiết và có chung một chức năng và đường nét.
Gauvreau cho biết:Thỏa thuận hoạt động và các điều khoản của việc thành lập “cả hai đều trình bày thông tin về doanh nghiệp, chẳng hạn như tên doanh nghiệp, mục đích và cách thức hoạt động của doanh nghiệp. “Ngoài ra, cả hai tài liệu đều xác định cấu trúc sở hữu và cần thiết để hiểu chức năng của doanh nghiệp.”
Điều khôn ngoan đối với mọi LLC là tạo ra một thỏa thuận hoạt động bằng văn bản và giấy chứng nhận thành lập, và đối với mọi công ty để tạo ra các quy định và điều khoản hình thành. Hãy nhớ rằng việc nộp các tài liệu này không chính xác có thể dẫn đến sự chậm trễ. Để hỗ trợ việc phác thảo và lưu trữ các tài liệu quản trị này một cách thích hợp, bạn nên tìm kiếm cố vấn pháp lý để được hỗ trợ.
Bài học chính: Các thỏa thuận hoạt động và điều khoản thành lập đều xác định quyền sở hữu doanh nghiệp và phác thảo cấu trúc của doanh nghiệp.