Mặc dù mức lương và phúc lợi là những yếu tố chính trong việc đảm bảo nhân viên hài lòng với khoản thù lao của họ, nhưng điều quan trọng là bạn phải cân nhắc mức độ thường xuyên trả lương cho nhân viên của mình. Một số lịch trả lương mang lại lợi ích cho nhân viên nhiều hơn người sử dụng lao động và ngược lại, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn hiểu ưu và nhược điểm của từng lịch trả lương trước khi quyết định tần suất trả lương cho nhân viên của mình.
Kỳ trả lương (hoặc chu kỳ trả lương) là khoảng thời gian định kỳ trong đó tiền lương của một nhân viên được tính để trả; khoảng thời gian này có thể kéo dài một tuần, hai tuần hoặc một số khoảng thời gian khác.
Là một chủ doanh nghiệp nhỏ và người sử dụng lao động, bạn có một số thời gian trong khoảng thời gian trả lương của công ty bạn. Hướng dẫn liên bang duy nhất có liên quan tồn tại trong Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng, đạo luật này yêu cầu trả lương vào “ngày trả lương thông thường cho thời hạn trả lương” của nhân viên.
Mặc dù điều này nghe có vẻ mơ hồ, nhưng các tiểu bang thường cụ thể hơn về yêu cầu ngày lĩnh lương của họ. Ví dụ, Nebraska cho phép người sử dụng lao động chọn thời điểm nhân viên được trả lương, trong khi Maine yêu cầu người sử dụng lao động trả lương cho nhân viên theo định kỳ 16 ngày hoặc ít hơn. Vermont yêu cầu người sử dụng lao động thông báo bằng văn bản trước khi họ có thể thực hiện chu kỳ trả lương hai tuần hoặc nửa tháng. Khi nghi ngờ, hãy kiểm tra các nguyên tắc của tiểu bang của bạn.
Hai thuật ngữ liên quan đến lương thưởng cho nhân viên có thể gây ra một chút nhầm lẫn:kỳ hạn trả lương và ngày lĩnh lương.
Như đã nêu trước đây, khoảng thời gian trả lương là khoảng thời gian định kỳ trong đó tiền lương của một nhân viên được tính để thanh toán. Ngược lại, ngày trả lương là ngày lịch chính xác mà nhân viên nhận được tiền lương của họ.
“Nếu công ty ABC trả lương cho nhân viên vào ngày 1 và ngày 15 hàng tháng, thì mỗi tháng là một ngày trả lương,” Ruhal Dooley, cố vấn kiến thức nhân sự tại Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực cho biết. “Các khoảng thời gian trả lương tương ứng có thể bao gồm từ ngày 1 đến ngày 15 và ngày 16 đến ngày cuối cùng của tháng.”
Số kỳ thanh toán trong một năm tùy thuộc vào lịch trả lương mà bạn sử dụng và có một số tùy chọn. Hãy nhớ rằng lịch trình tốt nhất cho nhân viên có thể không có lợi nhất cho công ty của bạn. Bạn sẽ phải cân nhắc ưu và nhược điểm của từng lịch trình thanh toán để đưa ra quyết định đúng đắn.
“Một số người sử dụng lao động nhỏ trả tiền hàng tháng vì việc thanh toán mỗi tháng một lần dễ dàng hơn về mặt hành chính khi tất cả các hóa đơn khác đang được thanh toán, [nhưng] nhân viên thường không thích điều đó,” Dooley nói. “Ngân phiếu lớn hơn, nhưng chờ đợi một khoản tiền lương khác thì còn lâu. Các công ty nhỏ có thể không trả lương thường xuyên hơn vì việc trả lương chiếm quá nhiều thời gian và do dòng tiền có thể không cho phép tần suất như vậy. ”
Dưới đây là bốn lịch trả lương nhân viên phổ biến nhất, theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ (BLS):
Hàng tuần. Lịch trả lương hàng tuần là lịch trả lương phổ biến thứ hai, với 34% người sử dụng lao động sử dụng nó. Với lịch trả lương này, bạn sẽ trả lương cho nhân viên của mình thường xuyên nhất - nói chung là 52 lần một năm. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng năm nhuận đó có thể thêm một khoảng thời gian trả lương vì nó có thể dẫn đến tuần thứ 53.
Lịch trả lương hàng tuần là phương án trả lương tốn nhiều thời gian và chi phí nhất. Nếu bạn tự mình xử lý bảng lương, nó có thể ngốn rất nhiều thời gian của bạn. Và nếu bạn sử dụng dịch vụ trả lương trực tuyến, bạn có thể phải trả thêm tiền nếu nhà cung cấp tính phí cho bạn mỗi lần bạn chạy bảng lương. Tuy nhiên, một số dịch vụ trả lương tính phí cố định cho các lần trả lương không giới hạn. Nếu bạn đang sử dụng lịch trả lương hàng tuần, chúng tôi khuyên bạn nên tìm một nhà cung cấp dịch vụ trả lương cung cấp tùy chọn này. Dưới đây là lựa chọn của chúng tôi cho các dịch vụ trả lương trực tuyến tốt nhất.
Hai tuần một lần. Lịch làm việc hai tuần một lần có nghĩa là bạn trả lương cho nhân viên cách tuần. Theo BLS, đây là lịch trả lương phổ biến nhất, với 42% nhà tuyển dụng Hoa Kỳ sử dụng mô hình này. Thông qua lịch trả lương này, nhân viên có thể nhận được 26 phiếu lương trong một năm. Tuy nhiên, do năm không chia đều thành các tuần bảy ngày nên vẫn có thể xảy ra một đợt chi lương bổ sung, dẫn đến 27 kỳ trả lương trong một năm.
Nửa tháng. Với lịch trả lương nửa tháng, người sử dụng lao động trả lương cho người lao động của họ hai lần mỗi tháng - thông thường, vào ngày đầu tiên và ngày 15 của tháng hoặc ngày 15 và ngày cuối cùng của tháng - dẫn đến 24 lần trả lương mỗi năm. Phương pháp này cung cấp cho nhân viên những ngày họ sẽ được trả lương, mặc dù bạn sẽ phải đưa ra quyết định như cách xử lý các khoản thanh toán nếu ngày 15 đến vào cuối tuần và cách bạn sẽ trả tiền làm thêm giờ nếu thời gian trả lương của bạn không hoàn toàn dựa trên 40- giờ làm việc trong tuần.
Hàng tháng. Nếu thời gian trả lương thường xuyên hơn quá tốn kém và khó xử lý đối với bạn, bạn có thể chọn lịch trả lương hàng tháng. Theo BLS, lịch trả lương này ít phổ biến hơn những nơi khác, với chỉ 5% nơi làm việc ở Hoa Kỳ sử dụng phương pháp này. Điều này phần lớn là do nhân viên cảm thấy khó lập kế hoạch cẩn thận ngân sách của họ cho cả tháng.
Người chỉnh sửa ' Lưu ý s:Bạn đang tìm kiếm phần mềm tính lương trực tuyến phù hợp cho doanh nghiệp của mình? Điền vào bảng câu hỏi dưới đây để các đối tác nhà cung cấp của chúng tôi liên hệ với bạn về nhu cầu của bạn.
Đôi khi, cách thức và thời điểm bạn trả lương cho nhân viên có thể được coi là một đặc quyền. Sean Manning, Giám đốc điều hành của Payroll Vault, cho biết:Bằng cách hiểu chức năng của ngành và cách nhân viên trong ngành đó muốn được trả lương, bạn có thể điều chỉnh lịch trả lương của mình để phù hợp với những sở thích đó.
Ông nói:“Nhân viên có thể thích được trả sớm hơn là muộn hơn, do đó, khoảng thời gian trả lương hàng tuần có thể được ưu tiên hơn hoặc họ có thể thích hai tuần một lần hơn là nửa tháng.
Tùy thuộc vào loại công việc mà nhân viên của bạn làm và nhu cầu tài chính của họ, lịch thanh toán của bạn có thể làm phong phú thêm các tình huống hiện tại của họ. Lấy ví dụ như máy gặt; Dooley nói rằng ý tưởng rằng họ được trả bằng tiền mặt vào cuối một ngày hoặc một tuần là tốt nhất cho họ nhưng sẽ là điều tồi tệ trong các ngành công nghiệp khác.
Ông nói:“Tiền mặt là tốt vì không phải gửi tiền đến ngân hàng và số tiền thường không lớn đến mức khiến nhân viên lo sợ trong việc xử lý những khoản tiền đó. “Trong các ngành công nghiệp khác, tiền mặt sẽ là một cách bất thường để trả lương cho nhân viên, bởi vì về mặt hành chính và giao dịch, nó quá sắc thái và chi tiết, hoàn toàn khó khăn và thậm chí có khả năng nguy hiểm.”
Cuối cùng, tất cả là việc hiểu sở thích và nhu cầu của nhân viên và so sánh chúng với cách bạn muốn dòng tiền của công ty mình hoạt động.
Bằng cách ghi nhớ những điểm trên, bạn sẽ có thể xác định lịch trả lương nào sẽ phù hợp nhất với công ty và nhân viên của bạn. Manning cho biết điều quan trọng là không nên vội vàng quyết định.
Bạn sẽ cần một “khoảng thời gian hợp lý để thu thập thông tin, xử lý chính xác bảng lương và phân phối phiếu lương cho nhân viên,” ông nói. “Nhưng thường sẽ có lợi hơn nếu chọn một hệ thống hiệu quả và đáng tin cậy trước tiên, một quy trình hoặc hệ thống mà chủ doanh nghiệp nhỏ có thể dựa vào và tin tưởng.”
Hãy nhớ cẩn thận với việc đưa ra quyết định của bạn, thảo luận về tình hình tài chính của công ty bạn với một chuyên gia và xem xét những gì người lao động trong ngành của bạn mong đợi ở bạn, Dooley nói.
Ông nói:“Khi lập chiến lược trả lương, người sử dụng lao động nên xem xét dòng tiền và các nghĩa vụ tài chính khác của họ và thời điểm đến hạn. “Người sử dụng lao động nên cân nhắc những kỳ vọng và sở thích của nhân viên và nên làm những gì có lợi nhất về mặt hành chính.”
Bài học chính: Khi quyết định tần suất trả lương cho nhân viên, hãy cẩn thận cân nhắc định mức trong ngành, sở thích của nhân viên và nhu cầu dòng tiền của bạn.