Trước khi bạn có thể mở tài khoản ngân hàng, xin giấy phép kinh doanh hoặc khai thuế, bạn sẽ phải có số nhận dạng người sử dụng lao động liên bang (FEIN) cho doanh nghiệp của mình. Đọc tiếp để tìm hiểu FEIN là gì và cách nhận FEIN.
Mã số thuế liên bang, còn được gọi là FEIN hoặc số nhận dạng người sử dụng lao động (EIN), được cấp cho các tổ chức hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ. FEIN là một số ID công ty gồm chín chữ số duy nhất hoạt động giống như cách một số An sinh Xã hội đối với các cá nhân. Mã số thuế cho cá nhân, còn được gọi là mã số thuế hoặc TIN, là số An sinh xã hội của cá nhân. Thật dễ dàng để trộn lẫn hai loại số. Chỉ cần nhớ rằng một dành cho các tổ chức kinh doanh và một dành cho cá nhân.
FEIN là một cách để IRS và các tổ chức chính phủ khác xác định và theo dõi các hoạt động thuế và tài chính của các tổ chức kinh doanh. Bắt buộc phải khai thuế, cũng như thiết lập tài khoản hưu trí và tài khoản sức khỏe để cung cấp các quyền lợi y tế và nha khoa cho nhân viên, trong số các mục đích sử dụng khác.
Không phải mọi pháp nhân doanh nghiệp nhỏ đều cần FEIN, nhưng nhiều pháp nhân làm như sau:
Các doanh nghiệp thường không cần FEIN bao gồm những điều sau:
Nếu bạn bắt đầu kinh doanh của mình với tư cách là chủ sở hữu duy nhất và sử dụng số An sinh xã hội của mình thay vì số FEIN, sau này bạn có thể phát hiện ra rằng bạn cần một số - chủ yếu là nếu bạn có kế hoạch mở rộng hoặc tái cấu trúc doanh nghiệp của mình thành một công ty và / hoặc thuê nhân viên. Trên thực tế, nếu bạn thành lập một công ty sau này, bạn sẽ cần một FEIN. FEIN là một phần rất quan trọng trong dữ liệu doanh nghiệp của bạn khi bạn nộp thuế địa phương, tiểu bang và liên bang.
Bạn cũng cần FEIN khi tổ chức của bạn đóng thuế dưới bất kỳ hình thức nào và khi bạn phát hành các biểu mẫu thuế liên quan đến nhân viên, chẳng hạn như W-2. Người sử dụng lao động được yêu cầu cấp W-2 cho nhân viên của họ vào cuối mỗi năm thuế. Tất cả các báo cáo bảng lương đều chứa FEIN của bạn - bao gồm các biểu mẫu thuế hàng tháng, hàng quý và hàng năm, tất cả đều có thể được nộp bởi một công ty xử lý bảng lương chuyên nghiệp.
Bạn cũng sẽ phải cấp 1099 cho mọi nhà thầu độc lập mà bạn đã trả ít nhất 600 đô la cho trong năm tính thuế và FEIN của bạn cũng sẽ cần thiết trên biểu mẫu đó.
Doanh nghiệp của bạn không chỉ cần FEIN cho các mục đích khác nhau, mà nhân viên của bạn và các nhà thầu bên ngoài cũng sẽ cần nó khi họ chuẩn bị tờ khai thuế.
Hai chỉ số cho thấy bạn đủ điều kiện nhận FEIN là nếu doanh nghiệp chính của bạn nằm trong Hoa Kỳ hoặc các lãnh thổ của Hoa Kỳ và nếu bạn có số An sinh xã hội hợp lệ hoặc một hình thức nhận dạng thuế khác, chẳng hạn như FEIN khác.
Có doanh nghiệp chính của bạn ở Hoa Kỳ hoặc các vùng lãnh thổ của Hoa Kỳ có nghĩa là phần lớn thu nhập của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp đến từ hoạt động cư trú tại khu vực này. Do đó, ngay cả khi bạn có một doanh nghiệp khác bên ngoài Hoa Kỳ, bạn vẫn có thể đủ điều kiện nhận FEIN. Người đăng ký FEIN không cần phải là chủ doanh nghiệp, nhưng họ phải có kiến thức trực tiếp và xử lý tài chính của công ty. Thư ký hoặc trợ lý hành chính cũng có thể đăng ký FEIN; họ có thể chỉ cần ký vào Mẫu SS-4 và cung cấp thông tin của họ trong phần người được chỉ định của bên thứ ba.
IRS yêu cầu thông tin trong Mẫu SS-4:Đơn Xin Số Nhận Dạng Chủ Nhân. Trước tiên, bạn cần cung cấp địa chỉ thực cho doanh nghiệp của mình (có địa điểm ở Hoa Kỳ) để nhận FEIN.
Trên đơn đăng ký, bạn cần nêu cấu trúc pháp lý của doanh nghiệp mình, chẳng hạn như LLC hoặc công ty. Nếu doanh nghiệp của bạn là một LLC, bạn phải liệt kê các thành viên của tổ chức. Bạn cần trình bày rõ hơn về loại hình kinh doanh mà bạn tiến hành.
Đây là một số thông tin bổ sung bạn sẽ cần khi đăng ký:
Nếu bạn bắt buộc phải có FEIN, bạn có thể đăng ký một số cách sau:
Bất kể phương pháp bạn chọn là gì, sẽ mất hai tuần để số của bạn hoạt động trong hệ thống IRS.
Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn không bắt buộc phải có FEIN, bạn vẫn có thể quyết định rằng dù sao doanh nghiệp của bạn cũng nên đăng ký một FEIN. Bạn không phải trả phí để làm như vậy và bạn không bao giờ biết khi nào mình có thể quyết định rằng đã đến lúc thuê một nhân viên hoặc khi nào hoàn cảnh kinh doanh của bạn có thể thay đổi.
Sau khi nhận được FEIN, bạn không phải thay đổi FEIN trừ khi trong các trường hợp đặc biệt do IRS cho là.
Nếu doanh nghiệp của bạn là một công ty, bạn sẽ được yêu cầu thay đổi FEIN của mình nếu:
Nếu doanh nghiệp của bạn là đối tác, bạn sẽ được yêu cầu thay đổi FEIN của mình nếu:
Nếu bạn có FEIN với tư cách là chủ sở hữu duy nhất hoặc LLC, bạn sẽ được yêu cầu thay đổi FEIN của mình nếu:
Bạn không cần phải thay đổi FEIN của mình nếu tên hoặc vị trí của doanh nghiệp của bạn thay đổi.
FEIN thường được cấp riêng cho những người nộp đơn xin số nhận dạng nhà tuyển dụng liên bang. FEIN sẽ giúp dễ dàng xác định doanh nghiệp của bạn trên bảng lương và các biểu mẫu thuế khác. FEIN có thể hoạt động như một mã số thuế và nhiều tiểu bang sẽ không chỉ định một số riêng biệt. FEIN có thể được chỉ định cho hầu hết các loại hình kinh doanh, với một số ngoại lệ. Ví dụ:bạn có thể sử dụng số An sinh xã hội làm mã số thuế nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất. Nếu cuối cùng bạn kết hợp doanh nghiệp của mình, số ID thuế của bạn sẽ cần phải thay đổi và trở thành FEIN.
Mặc dù nhiều tổ chức sử dụng FEIN của họ để báo cáo thuế và các thông tin tài chính khác cho IRS và các tổ chức chính phủ khác, đó là thông tin công khai. Các công ty phải chia sẻ FEIN của họ với các doanh nghiệp khác mà họ kinh doanh. Nó thường cần thiết để hoàn thành các biểu mẫu W-9, cung cấp tài liệu tham khảo tín dụng và chia sẻ các hình thức thông tin khác. Việc chia sẻ FEIN của bạn đôi khi tạo ra sự tiếp xúc không mong muốn, dẫn đến một số mức độ dễ bị tổn thương. Cũng giống như số An sinh xã hội, FEIN nên được sử dụng và chia sẻ một cách kín đáo để giảm nguy cơ đánh cắp danh tính và gian lận.
Nếu bạn không chắc mình cần FEIN, bạn có thể tham khảo trang web của Sở Thuế vụ. Theo Melvin Springer, một giám đốc điều hành tài chính có trụ sở tại New York, một nguyên tắc nhỏ là “nếu bạn ghi chúng trên tờ khai thuế cá nhân của mình, bạn không bắt buộc phải có, vì bạn có thể sử dụng số An sinh xã hội của mình. Nếu bạn định khai báo chúng trên tờ khai thuế kinh doanh, bạn sẽ phải có FEIN ”.
Nếu điều này khiến bạn bối rối, bạn có thể thuê dịch vụ tính lương trực tuyến để giúp xử lý và báo cáo các khoản thuế liên quan đến bảng lương.