Quản lý hợp đồng là một hình thức quản lý bị bỏ qua. Các nhà quản lý thường xuyên tương tác với nhân viên và một số cuộc thảo luận và tình huống đó đương nhiên liên quan đến lương thưởng. Một số cuộc trò chuyện này sẽ giải quyết vấn đề quản lý hợp đồng. Khi khác, doanh nghiệp cần quản lý các thỏa thuận hợp đồng với các doanh nghiệp khác. Nó không được nói nhiều, nhưng quản lý hợp đồng là một chủ đề kinh doanh quan trọng. Nếu bạn không chắc chắn về cách thức hoạt động của quy trình quản lý hợp đồng, điều quan trọng là phải hiểu những điều cơ bản.
Quản lý hợp đồng là quá trình quản lý việc tạo, thực hiện và phân tích hợp đồng nhằm tối đa hóa hiệu quả hoạt động và tài chính tại một tổ chức, đồng thời giảm thiểu rủi ro tài chính. Các tổ chức phải đối mặt với áp lực ngày càng tăng trong việc giảm chi phí và cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty. Quản lý hợp đồng chứng tỏ là một yếu tố rất tốn thời gian của doanh nghiệp, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho nhu cầu về một hệ thống quản lý hợp đồng tự động và hiệu quả.
Khi hai công ty muốn kinh doanh với nhau, một hợp đồng chỉ rõ các hoạt động được ký kết bởi cả hai tổ chức và các điều khoản mà thông qua đó họ sẽ thực hiện các phần của mình trong thỏa thuận. Hợp đồng ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận kinh doanh do tập trung vào doanh thu và chi phí.
Khi một hợp đồng được diễn giải kém, một tổ chức có thể mất vô số hàng nghìn đô la vì một tính chất kỹ thuật đơn giản mà họ thiếu nguồn lực để xác định. Quản lý hợp đồng hiệu quả cuối cùng có thể tạo ra một mối quan hệ kinh doanh mạnh mẽ và mở đường để đạt được lợi nhuận lớn hơn trong dài hạn, nhưng chỉ khi được quản lý đúng cách. Bạn nên đưa bộ phận pháp lý hoặc luật sư vào các cuộc thảo luận về quản lý hợp đồng. Từ ngữ chính xác của hợp đồng là rất quan trọng đối với việc quản lý hợp đồng.
Quản lý hợp đồng cũng áp dụng cho việc quản lý các hợp đồng khác nhau với các dịch giả tự do hoặc nhân viên. Những điều này đôi khi đòi hỏi sự quản lý và thay đổi để giúp ích cho cả hai bên.
Nói chung, quản lý hợp đồng bao gồm một số giai đoạn chính. Đó là giai đoạn đầu hoặc giai đoạn trước khi trao giải. Đây là tất cả công việc diễn ra trước khi hợp đồng được giao cho ai đó, cho dù đó là doanh nghiệp hay nhân viên. Giai đoạn giữa là khi quá trình được trao giải. Điều này bao gồm tất cả các thủ tục giấy tờ để thực hiện thỏa thuận cuối cùng. Thứ ba, đó là giai đoạn sau giải thưởng. Đây là nơi có rất nhiều công việc quản lý và bảo trì hợp đồng.
Ba giai đoạn cơ bản đó là một cách đơn giản để xem xét quản lý hợp đồng theo ba giai đoạn, nhưng quy trình này phức tạp hơn thế và có thể được xem trong nhiều giai đoạn hơn tùy thuộc vào mức độ chi tiết của chế độ xem bạn đang thực hiện. Chúng ta sẽ thảo luận về cái nhìn sâu hơn về quy trình sau.
Việc một tổ chức có các chuyên gia để xử lý việc quản lý hợp đồng là chưa đủ. Nhân viên phải được tăng cường với sự hiện diện của các quy trình và phần mềm đồng hành để đáp ứng nhu cầu tuân thủ và phân tích ngày càng tăng. Khi chiến lược quản lý hợp đồng được thực hiện thành công, các tổ chức có thể mong đợi thấy:
Nền tảng cho việc quản lý hợp đồng dựa vào việc thực hiện các hoạt động thành công sau giải thưởng và các hoạt động ngược dòng. Trong giai đoạn trước khi trao giải, nhân viên nên tập trung vào lý do thiết lập hợp đồng và liệu nhà cung cấp có thể thực hiện các điều khoản của thỏa thuận hay không.
Cần xem xét thêm để hiểu hợp đồng sẽ hoạt động như thế nào sau khi được trao. Để tránh những bất ngờ không mong muốn cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng và xác định rõ mục đích trong hợp đồng thực tế.
Quản lý hợp đồng đòi hỏi mức độ linh hoạt cho cả hai bên liên quan và sẵn sàng điều chỉnh các điều khoản hợp đồng để phản ánh bất kỳ hoàn cảnh thay đổi nào. Các vấn đề là không thể tránh khỏi, có nghĩa là các tổ chức phải chuẩn bị cho những điều bất ngờ và có thể điều chỉnh các điều khoản hợp đồng khi cần thiết. [ Câu chuyện liên quan:Điều khoản Hợp đồng Khoản vay cần Tìm kiếm ]
Mặc dù có nhiều thành phần của quản lý hợp đồng, nhưng chúng ta có thể tóm tắt quy trình bằng cách chia nó thành năm giai đoạn rõ ràng:tạo, cộng tác, ký kết, theo dõi và gia hạn.
Chúng tôi có thể xác định thêm các bước riêng lẻ trong các giai đoạn. Nói chung, chúng ta có thể chia quá trình thành 9 bước, mỗi bước đóng góp vào một trong năm giai đoạn tổng thể. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý tình trạng khủng hoảng cuối quý có xu hướng xảy ra khi đến thời điểm có một vòng hợp đồng mới. Dưới đây là các bước của từng giai đoạn:
1. Yêu cầu ban đầu. Quá trình quản lý hợp đồng bắt đầu bằng cách xác định các hợp đồng và các tài liệu thích hợp để hỗ trợ mục đích của hợp đồng.
2. Hợp đồng ủy quyền. Viết hợp đồng bằng tay là một hoạt động tốn nhiều thời gian, nhưng thông qua việc sử dụng hệ thống quản lý hợp đồng tự động, quy trình có thể trở nên khá hợp lý.
3. Đàm phán hợp đồng. Sau khi soạn thảo hợp đồng, nhân viên sẽ có thể so sánh các phiên bản của hợp đồng và lưu ý bất kỳ sự khác biệt nào để giảm thời gian thương lượng.
4. Phê duyệt hợp đồng. Nhận được sự chấp thuận của quản lý là bước mà hầu hết các nút thắt cổ chai xảy ra. Người dùng có thể chống lại điều này trước bằng cách tạo quy trình phê duyệt phù hợp, bao gồm phê duyệt song song và phê duyệt nối tiếp để giữ cho các quyết định diễn ra với tốc độ nhanh chóng.
5. Thực hiện hợp đồng. Việc thực thi hợp đồng cho phép người dùng kiểm soát và rút ngắn quy trình chữ ký thông qua việc sử dụng hỗ trợ chữ ký điện tử và fax.
6. Quản lý nghĩa vụ. Điều này đòi hỏi rất nhiều công việc quản lý dự án để đảm bảo các bên liên quan chính đáp ứng được các sản phẩm giao và giá trị của hợp đồng không bị giảm sút trong suốt giai đoạn đầu của quá trình phát triển.
7. Các bản sửa đổi và sửa đổi. Thu thập tất cả các tài liệu liên quan đến việc soạn thảo ban đầu của hợp đồng là một nhiệm vụ khó khăn. Khi tìm thấy các hạng mục bị bỏ sót, hệ thống phải có sẵn để sửa đổi hợp đồng ban đầu.
8. Kiểm toán và báo cáo. Quản lý hợp đồng không có nghĩa là soạn thảo hợp đồng rồi đẩy vào tủ hồ sơ mà không có suy nghĩ khác. Đánh giá hợp đồng rất quan trọng trong việc xác định sự tuân thủ của cả hai tổ chức đối với các điều khoản của thỏa thuận và bất kỳ vấn đề nào có thể xảy ra có thể phát sinh.
9. Đang gia hạn. Các phương pháp quản lý hợp đồng thủ công thường có thể dẫn đến việc bỏ lỡ các cơ hội gia hạn và mất doanh thu kinh doanh. Tự động hóa quy trình cho phép một tổ chức xác định các cơ hội gia hạn và tạo các hợp đồng mới.
Phần lớn việc quản lý hợp đồng phụ thuộc vào việc xử lý chín bước này. Quản lý vòng đời hợp đồng là rất quan trọng. Khi các loại hợp đồng khác nhau trải qua các giai đoạn khác nhau, người quản lý hợp đồng cần theo dõi mọi thay đổi hoặc vi phạm hợp đồng tiềm ẩn. Nếu một nhân viên hoặc doanh nghiệp không hài lòng với hợp đồng của họ, có thể đáng để thay đổi hợp đồng. Điều quan trọng là tuân theo các nghĩa vụ hợp đồng đồng thời đảm bảo cả hai bên của hợp đồng đều hài lòng.
Có nhiều lần trong quá trình quản lý hợp đồng khi quản lý vòng đời trở nên quan trọng. Hiệu suất của nhà cung cấp và quản lý rủi ro là những cân nhắc quan trọng trong quá trình quản lý hợp đồng. Ví dụ:nếu một nhà cung cấp không đáp ứng các nghĩa vụ theo hợp đồng của họ, bạn có thể cần phải làm lại hợp đồng hoặc thực thi một số biện pháp kỷ luật.
Mặc dù truyền thống là quản lý các hợp đồng theo cách thủ công thông qua lưu trữ thư mục và tủ tài liệu, nhưng thực tế này vẫn tồn tại những vấn đề thiếu hiệu quả mà chỉ có thể làm giảm hiệu quả tổng thể của tổ chức.
Phần mềm quản lý hợp đồng là một cách tiếp cận điện tử để giải quyết những vấn đề này. Bộ phần mềm quản lý hợp đồng có thể sắp xếp tất cả các thủ tục giấy tờ hợp đồng. Phần mềm có thể đưa việc ký kết và gia hạn vào một lịch điện tử dễ quản lý và nó có thể giúp bạn theo dõi và phân bổ các nguồn lực liên quan đến quá trình quản lý hợp đồng.
Tích hợp với dịch vụ quản lý hợp đồng tự động có thể giải phóng vô số giờ làm việc và tự động hóa vô số quy trình liên quan đến quản lý hợp đồng, do đó tạo ra nhiều giá trị hơn cho công ty.
Robert Powell, Giám đốc điều hành và người sáng lập Rob Powell Biz Blog cho biết:“Phần mềm quản lý hợp đồng lưu trữ thông tin chính về các hợp đồng liên quan đến nhà cung cấp, hợp đồng thuê thương mại và thỏa thuận cấp phép. “Mục đích tổng thể của phần mềm quản lý hợp đồng là hợp lý hóa các công việc hành chính bằng cách tạo ra một bản ghi tập trung và thống nhất cho các quy trình của từng hợp đồng.”
Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc theo dõi các hợp đồng phức tạp mà không chỉ dựa vào các thủ tục giấy tờ.
Powell nói:“Khía cạnh quan trọng nhất của phần mềm quản lý hợp đồng là nó cho phép nhân viên ở nhiều vị trí truy cập hợp đồng ở một nơi.
Phần mềm này chủ yếu sẽ được sử dụng trong các bộ phận trực tiếp giải quyết việc tạo, theo dõi và ký kết hợp đồng. Việc này thường được giao cho bộ phận nhân sự, bộ phận quản lý kế toán việc làm. Phần mềm cũng có thể liên quan đến các nhà quản lý, những người cần hoàn thành các quy trình quan trọng. Vì nó có thể tích hợp với lịch và phần mềm giao tiếp, HR có thể sử dụng các thành phần nặng nề của bộ phần mềm, trong khi phần còn lại giúp lặp lại các nhà quản lý và nhân sự, những người cần thiết cho các khía cạnh cụ thể của việc ký kết hoặc đàm phán.
Không phải tất cả các trường đại học đều cung cấp bằng quản lý hợp đồng, nhưng một số trường thì có. Có được nền giáo dục đó là một lựa chọn, nhưng có những bằng cấp kinh doanh khác giúp bạn thành công trong ngành. Từ đó, bạn muốn thêm kinh nghiệm quản lý hợp đồng theo một số hình thức.
“Với bằng cử nhân và một vài năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, bạn có thể đăng ký và kiểm tra để được cấp chứng chỉ thông qua NCMA (Hiệp hội Quản lý Hợp đồng Quốc gia),” Jared Weitz, Giám đốc điều hành và người sáng lập của United Capital Source cho biết. “Cùng với trình độ học vấn và chứng chỉ, người quản lý hợp đồng cần phải có kỹ năng giao tiếp và viết lách vững chắc và con mắt quan tâm đến việc tổ chức và quản lý thời hạn.”
Bằng luật cũng có thể có lợi cho con đường sự nghiệp này. Kiến thức pháp lý là rất quan trọng trong việc quản lý hợp đồng. Việc quản lý và đàm phán hợp đồng đều dựa trên kiến thức pháp luật và kiến thức chuyên môn.
Nếu bạn muốn trở thành người quản lý hợp đồng toàn thời gian, bạn nên kết nối với những người quản lý hợp đồng khác để tìm hiểu cách họ nhập vai trò hiện tại. Không có một cách cụ thể nào để trở thành người quản lý hợp đồng, nhưng kinh nghiệm kinh doanh rất quan trọng khi trở thành người quản lý hợp đồng.
Có thể hiểu, mức lương cho một giám đốc hợp đồng khác nhau tùy theo trình độ và vị trí. Theo PayScale, mức lương trung bình hàng năm cho một người quản lý hợp đồng là $ 80.151. Trang web liệt kê Northrop Grumman Corporation, Accenture và Raytheon Company là một số công ty sinh lợi nhất cho các nhà quản lý hợp đồng.
Người quản lý hợp đồng cũng có thể làm việc theo cách của họ lên đến người quản lý hợp đồng cấp cao, giám đốc hợp đồng hoặc người quản lý hợp đồng. Chuyên viên phân tích hợp đồng là một con đường nghề nghiệp phổ biến khác trong lĩnh vực quản lý hợp đồng.
Người quản lý hợp đồng giúp quản lý các khía cạnh pháp lý và tài chính của các hợp đồng với doanh nghiệp hoặc nhân viên. Đối với các công ty thường xuyên thực hiện các thỏa thuận hợp đồng, thuê một người quản lý hợp đồng có thể là một ý tưởng hay.
Ryan Goodrich đã đóng góp vào việc viết và báo cáo trong bài báo này. Các cuộc phỏng vấn nguồn đã được thực hiện cho phiên bản trước của bài viết này.