Ngày đóng ký quỹ là ngày mà chứng thư chuyển quyền sở hữu, chẳng hạn như chứng thư tài trợ hoặc chứng thư bảo hành, được ghi lại tại văn phòng ghi sổ của quận ở quận nơi có tài sản. Việc ghi lại chứng thư cung cấp cho công chúng thông báo rằng một sự thay đổi quyền sở hữu đã xảy ra. Cho đến khi chứng thư được ghi lại, giao dịch vẫn chưa được coi là đã đóng. Khi người ghi chép của quận ghi lại chứng thư chuyển nhượng, anh ta sẽ đóng dấu ngày ghi trên đầu chứng thư. Đây được coi là ngày đóng ký quỹ.
Nếu bạn bán một tài sản và không có khoản vay nào liên quan đến khoản vay, thì tài liệu duy nhất được ghi lại là chứng thư chuyển nhượng, chuyển quyền sở hữu từ bạn sang người mua. Chứng thư chuyển nhượng có ba dạng:chứng thư quitclaim, chứng thư tài trợ và chứng thư bảo hành. Trước khi đóng, bạn sẽ phải ký một chứng thư chuyển nhượng, chứng thư này cấp quyền sở hữu cho người mua. Bạn phải ký một chứng thư chuyển nhượng trước mặt công chứng viên để nó có giá trị và được ghi lại. Nếu nó không được công chứng, bạn sẽ không thể ghi lại nó.
Nếu một khoản vay liên quan đến việc mua bán của bạn, bạn sẽ ký một chứng thư chuyển nhượng cho người mua và người mua cũng sẽ ký một chứng thư ủy thác hoặc thế chấp, chứng thư này đảm bảo cho kỳ phiếu mà người mua đã ký với người cho vay. Khi tất cả các điều kiện đối với ký quỹ đã được đáp ứng, ký quỹ sẽ gửi cả chứng thư chuyển nhượng mà bạn đã ký và chứng thư ủy thác hoặc thế chấp mà người mua đã ký và ghi đồng thời cả hai chứng từ.
Khi chứng thư chuyển nhượng và chứng thư ủy thác được ghi lại, công ty chủ quản và công ty ký quỹ, nếu có, sẽ được nhân viên ghi âm của quận thông báo rằng một bản ghi đã xảy ra. Thông báo thường ở dạng một số công cụ mà quận gán cho các chứng thư được ghi lại. Ví dụ, khi quận ghi một chứng thư tài trợ, quận sẽ gán một số từ bốn đến bảy chữ số cho tài liệu, cho biết rằng quận đã được ghi lại. Escrow lưu giữ số công cụ trong hồ sơ để làm bằng chứng rằng chứng thư đã được ghi lại và thông báo cho người bán và người mua rằng giao dịch đã kết thúc.
Quận phải mất vài tuần để xử lý chứng thư chuyển nhượng. Khi quận xử lý xong các tài liệu, bao gồm cả việc sao chép, quận sẽ gửi chứng thư chuyển nhượng ban đầu cho người mua, chứng thư này sẽ trở thành bằng chứng về quyền sở hữu của người mua. Chứng thư ủy thác ban đầu hoặc thế chấp được gửi qua đường bưu điện cho người cho vay, nó sẽ trở thành bảo đảm của người cho vay trong trường hợp người đi vay không trả được nợ. Nếu người mua không nhận được chứng thư chuyển nhượng ban đầu trong vòng một tháng, anh ta nên liên hệ với người ghi chép của quận và yêu cầu một bản sao của chứng thư có trong hồ sơ.