Khi có thắc mắc, tranh chấp hoặc bất đồng với nhà cung cấp bảo hiểm, bạn sẽ cần viết thư cho họ. Trong khi nhiều công ty có nhà điều hành điện thoại, máy chủ e-mail và thậm chí cả ứng dụng điện thoại thông minh để theo dõi và ghi lại các tương tác giữa công ty bảo hiểm và chủ hợp đồng, thì một bức thư bằng văn bản cung cấp bằng chứng vật lý về việc liên lạc. Những bức thư này có thể rất hữu ích trong các trường hợp pháp lý và có thể chứng minh tần suất và giọng điệu của các phản hồi giữa hai bên.
Bạn có thể cần hỏi về các khía cạnh cụ thể của phạm vi bảo hiểm được cung cấp trong chính sách của bạn. Trong trường hợp đó, hãy gửi thư yêu cầu công ty bảo hiểm kèm theo các câu hỏi của bạn. Bức thư phải tuân theo định dạng của một bức thư thương mại tiêu chuẩn và bao gồm lời chào cá nhân. Bạn thường có thể tìm ra tên và chức vụ của người nhận địa chỉ trên trang web của công ty. Ví dụ:nếu tên của người nhận địa chỉ là "Emmett Brown", bạn nên sử dụng cách chào "Kính gửi ông Brown:" thay vì "Người có thể lo lắng."
Khi bạn cần nộp đơn khiếu nại về hợp đồng bảo hiểm của mình, bạn sẽ cần viết thư yêu cầu bồi thường cho công ty bảo hiểm. Thư sẽ giải thích các trường hợp khiếu nại của bạn và cách bạn tuân thủ các điều khoản được nêu trong chính sách. Thư yêu cầu nên chứa càng nhiều chi tiết về vụ việc càng tốt. Ví dụ:khi nộp đơn yêu cầu bảo hiểm sức khỏe, hãy đề cập đến thời điểm và cách thức xảy ra thương tật hoặc bệnh tật, cũng như phương pháp điều trị.
Nếu công ty bảo hiểm không trả lời kịp thời, bạn có thể viết thư yêu cầu. Một lá thư yêu cầu nên nhắc lại các chi tiết của sự việc đã dẫn đến yêu cầu bồi thường. Thư yêu cầu cũng nên bao gồm danh sách các chi phí bạn đã phải chịu kể từ khi vụ việc xảy ra. Những chi phí này có thể bao gồm nằm viện, khám bệnh tại văn phòng bác sĩ, thuốc kê đơn, lương bị mất và những bất tiện hoặc bối rối khác. Thư yêu cầu cũng phải chứa tổng số tiền bạn tin rằng bạn sẽ nhận được, cũng như thời hạn trả lời của công ty.
Nếu công ty bảo hiểm đã từ chối yêu cầu của bạn, bạn có thể viết một lá thư kháng cáo. Một lá thư kháng cáo nhắc công ty bảo hiểm xem xét lại việc họ từ chối yêu cầu của bạn và xem xét trường hợp của bạn. Thư kháng cáo nên bao gồm các chi tiết về yêu cầu bồi thường, cũng như các lý do mà công ty bảo hiểm viện dẫn để từ chối yêu cầu bồi thường. Ví dụ:nếu công ty bảo hiểm từ chối yêu cầu bồi thường với lý do rằng thủ tục này không cần thiết về mặt y tế, thì thư kháng cáo có thể bao gồm tài liệu từ các chuyên gia y tế cho thấy rằng nó rất quan trọng đối với sức khỏe liên tục của bạn.