Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể lựa chọn giữa việc sử dụng tiền mặt hoặc kế toán dồn tích. Trong kế toán tiền mặt, bạn ghi nhận thu nhập khi tiền mặt được thu từ việc bán hàng, tại thời điểm bán hàng hoặc khi một khách hàng hoặc công ty phát hành thẻ tín dụng kiếm được tiền mặt để bán hàng được thực hiện theo phương thức tín dụng. Kế toán dồn tích tuân theo các Nguyên tắc Kế toán được Chấp nhận Chung; bạn ghi lại thu nhập khi bạn kiếm được và được hưởng nó, chứ không phải khi bạn thu thập. Bạn có thể chuyển đổi từ loại kế toán này sang loại kế toán khác bằng cách sử dụng kết hợp báo cáo thu nhập mới nhất và bảng cân đối kế toán gần đây.
Báo cáo thu nhập cho biết số tiền đã kiếm được và chi tiêu trong kỳ hiện tại. Nếu bạn sử dụng kế toán tiền mặt, bạn có thể cho biết chính xác số tiền mặt bạn nhận được trong kỳ trực tiếp từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Con số đó là dòng trên cùng của báo cáo thu nhập, thường được gắn nhãn doanh thu, doanh số bán hàng, doanh thu thuần hoặc doanh thu bán hàng .
Số tiền doanh thu thể hiện số tiền bạn thực nhận được từ khách hàng trong kỳ, bất kể giao dịch bán hàng được thực hiện vào thời điểm nào. Nếu bạn sử dụng kế toán tiền mặt, báo cáo thu nhập sẽ tiết lộ trực tiếp các khoản thu tiền mặt của bạn mà không cần tính toán thêm.
Nếu bạn tuân theo GAAP và thực hiện kế toán dồn tích, bạn ghi nhận thu nhập khi kiếm được thay vì thu thập và chi phí khi phát sinh hơn là được thanh toán. Điều này cho ta một bức tranh kinh tế tốt về hoạt động kinh doanh nhưng không tiết lộ nhiều về tình hình tiền mặt của bạn.
Bạn có thể suy ra số tiền mặt bạn đã thu được trong kỳ bằng cách bắt đầu với dòng trên cùng, doanh thu , trên báo cáo thu nhập dựa trên cơ sở dồn tích. Sau đó, bạn điều chỉnh con số đó với thay đổi trong tài khoản phải thu , là tài sản trên bảng cân đối kế toán đại diện cho số tiền kiếm được nhưng chưa thu được, được báo cáo trên hai bảng cân đối kế toán gần nhất.
Nếu A / R giảm, điều đó có nghĩa là báo cáo thu nhập làm giảm các khoản thu tiền mặt của bạn trong kỳ hiện tại vì mức giảm thể hiện số tiền thu được từ việc bán hàng - và thu nhập kiếm được - trong các kỳ trước. Ngược lại, các khoản thu tiền mặt sẽ bị phóng đại nếu A / R tăng lên. Để trình bày chính xác các khoản thu tiền mặt, hãy thêm thay đổi trong A / R vào doanh thu bán hàng của báo cáo thu nhập .
Giả sử bạn sử dụng kế toán dồn tích và báo cáo thu nhập hiện tại của bạn cho thấy bạn đã kiếm được 100.000 đô la doanh thu cho quý vừa kết thúc. Bảng cân đối kế toán từ cuối quý trước cho thấy số dư A / R của bạn là 40.000 đô la, trong khi bảng cân đối A / R của bạn cho cuối quý gần đây nhất là 30.000 đô la, chênh lệch 10.000 đô la.
Theo đó, bạn cộng 10.000 đô la vào doanh thu bán hàng trên báo cáo thu nhập 100.000 đô la để thành số tiền mặt bạn nhận được trong quý gần nhất, 100.000 đô la + 10.000 đô la hoặc 110.000 đô la . Nếu số dư A / R tăng lên, bạn sẽ thêm một số âm, do đó làm giảm số tiền thu được trong kỳ.
Một số doanh nghiệp chấp nhận tiền đặt cọc của khách hàng, là khoản tiền bạn nhận được cho các sản phẩm hoặc dịch vụ chưa được giao. Số tiền này sẽ không xuất hiện trong doanh thu được báo cáo bởi báo cáo thu nhập dựa trên cơ sở dồn tích vì bạn chưa kiếm được. Khoản tiền này hiển thị như một khoản nợ phải trả, là khoản mà bạn nợ, trên bảng cân đối kế toán, thường được dán nhãn là thu nhập chưa thực hiện.
Nếu bạn có thu nhập chưa thực hiện, hãy trừ đi số tiền trong bảng cân đối kế toán trước đó từ hiện tại. Sau đó, trừ khoản chênh lệch đó khỏi doanh thu bán hàng của báo cáo thu nhập hiện tại .
Trong ví dụ của chúng tôi, nếu thu nhập chưa thực hiện từ 8.000 đô la đến 10.000 đô la trong quý, hãy trừ khoản chênh lệch - 2.000 đô la, từ doanh thu bán hàng đã điều chỉnh để tìm tổng số tiền mặt nhận được từ khách hàng trong quý. Trong trường hợp này, đó là 110.000 đô la - (- 2.000 đô la) hoặc 112.000 đô la.