Chi phí giáo dục đại học thách thức hầu hết sinh viên và ngăn cản một số học sinh vào đại học. Sinh viên đôi khi ghi danh vào các lớp học trước khi họ có đủ tài chính cần thiết, đôi khi khiến những người khác không tham gia lớp học. Nếu tài trợ không thành hiện thực, sinh viên không thể tham gia khóa học, và những sinh viên bị từ chối nhập học thường đã lên kế hoạch khác. Trường học sử dụng thư trách nhiệm tài chính để tránh những kết quả này và đảm bảo rằng học sinh hiểu các chi phí liên quan đến việc học.
Một số cơ sở giáo dục yêu cầu sinh viên nộp thư chịu trách nhiệm tài chính, một tài liệu đảm bảo thanh toán các chi phí mà sinh viên có thể phải chịu thông qua việc tham dự học tại trường hoặc tham gia vào một sự kiện đặc biệt, chẳng hạn như chương trình học tập ở nước ngoài. Những bức thư này thường được hoàn thành và ký bởi học sinh và người bảo lãnh thanh toán, thường là phụ huynh. Một số trường đại học yêu cầu tất cả sinh viên quốc tế phải nộp thư chịu trách nhiệm tài chính.
Các bức thư về trách nhiệm tài chính phục vụ hai mục đích chính. Đầu tiên là cung cấp một số mức độ bảo vệ cho các tổ chức học thuật cung cấp các dịch vụ đôi khi tốn kém trong quá trình giảng dạy và các chương trình khác. Bằng cách bảo mật tên và thông tin liên lạc cho phụ huynh hoặc nhà tài trợ, các tổ chức tự cung cấp cho mình một nguồn thanh toán bổ sung, nếu cần. Đối với học sinh và phụ huynh của họ, thư trách nhiệm tài chính đảm bảo rằng học sinh hiểu các chi phí liên quan và phụ huynh sẵn sàng tham gia về mặt tài chính.
Thư xác nhận trách nhiệm tài chính nói chung là một tài liệu ngắn với vài dòng để sinh viên và người bảo trợ của họ điền thông tin cơ bản. Bên cạnh tên, số điện thoại và địa chỉ, thư trách nhiệm tài chính yêu cầu số An sinh xã hội, cho phép các tổ chức học thuật kiểm tra tín dụng đối với người nộp đơn. Thư trách nhiệm tài chính cũng bao gồm không gian cho chữ ký và ngày tháng. Trong một số trường hợp, nó cũng sẽ bao gồm một khoảng trống để cha mẹ hoặc nhà tài trợ chỉ ra một số tiền để chỉ ra mức hỗ trợ mà nhà tài trợ có thể cung cấp.
Một số thư trách nhiệm tài chính quy định rằng người nộp đơn phải đính kèm các tài liệu hỗ trợ. Điều này thường được coi là bằng chứng về tình hình tài chính của nhà tài trợ và khả năng đóng góp cho giáo dục của học sinh. Ví dụ, sao kê ngân hàng chứng minh khoản tiết kiệm đầy đủ mà người bảo lãnh của đương đơn có sẵn để được hỗ trợ khẩn cấp. Những sinh viên độc lập về tài chính có thể đóng vai trò là nhà tài trợ của chính họ trên một lá thư trách nhiệm tài chính bằng cách gửi kèm các tài liệu thuế hoặc báo cáo ngân hàng để chứng minh sự độc lập và ổn định tài chính của họ.