Khi không thể sử dụng séc cá nhân hoặc khi người nhận không chấp nhận séc, hối phiếu ngân hàng là một hình thức thanh toán thay thế. Trên thực tế, hối phiếu ngân hàng thường dùng để chuyển tiền từ một khu vực của quốc gia này sang quốc gia khác.
Hối phiếu ngân hàng là một tùy chọn thanh toán được chứng nhận và do đó, nó là một tùy chọn thanh toán an toàn để sử dụng khi đặt một khoản tiền gửi đáng kể vào một giao dịch mua có giá trị cao hoặc khi bạn cần cho người nhận thanh toán tin tưởng rằng bạn có sẵn tiền để tuân thủ thuận mua vừa bán.
Hối phiếu ngân hàng, đôi khi được gọi là hối phiếu của chủ ngân hàng hoặc séc của người rút tiền, là nghĩa vụ của ngân hàng phát hành, chứ không phải của người yêu cầu hối phiếu ngân hàng. Thực tế này là cơ sở cho sự an toàn của khoản thanh toán được chứng nhận, đến lượt nó, là cơ sở để các ngân hàng khác chấp nhận hối phiếu.
Hối phiếu ngân hàng không phải là một hình thức đấu thầu hợp pháp, hoặc tiền mặt, cho đến khi nó được thu. Đúng hơn, đó là sự xác nhận nghĩa vụ pháp lý của ngân hàng trong việc thanh toán một số tiền nhất định cho một tổ chức tài chính khác. Như vậy, hối phiếu ngân hàng là một công cụ chuyển nhượng có văn bản cam kết trả một số tiền nhất định cho một cá nhân hoặc tổ chức nhất định.
Mặc dù cả séc và hối phiếu ngân hàng đều là công cụ chuyển nhượng có thể dùng để thanh toán, nhưng chỉ hối phiếu ngân hàng mới được ngân hàng phát hành đảm bảo. Do đó, người thụ hưởng có thể yêu cầu hối phiếu nếu không có mối quan hệ kinh doanh nào trước đây giữa người thụ hưởng và người trả tiền.
Tương tự như vậy, trong trường hợp giao dịch bằng đô la cao hoặc trong một tình huống mà việc thu tiền theo nghĩa vụ sẽ cực kỳ khó khăn nếu một bên không thực hiện, thì hối phiếu ngân hàng có thể được yêu cầu. Ví dụ:người bán có thể yêu cầu người mua nhà trả trước bằng hối phiếu ngân hàng.
Tính chất an toàn của hối phiếu ngân hàng được chứng minh bằng nhiều cách:số sê-ri xác định bạn, khách hàng chuyển tiền; hình mờ hoặc mã hóa vi mô xác nhận tài liệu là một công cụ tài chính chính hãng, có thể chuyển nhượng; và danh tính của ngân hàng phát hành là người thanh toán chính thức của hối phiếu.
Ngoài ra, bằng cách ký phát hối phiếu ngân hàng dưới danh nghĩa của bạn và ký phát cho người nhận thanh toán, việc bạn ký hậu hối phiếu cho người nhận thanh toán được coi là bằng chứng trực tiếp về giao dịch hoặc thanh toán.
Nếu bạn có tài khoản séc, bạn có thể mua hối phiếu ngân hàng tại một tổ chức tài chính. Hối phiếu được thanh toán tại một tổ chức khác. Để lấy hối phiếu ngân hàng, bạn viết séc phải trả cho tổ chức tài chính có từ "hối phiếu".
Sau khi bạn xuất trình séc cho tổ chức tài chính của mình, tổ chức đó xác nhận rằng tiền mặt có sẵn trong tài khoản của bạn, sau đó phát hành hối phiếu ngân hàng để đổi lấy séc của bạn. Vào thời điểm đó, tổ chức của bạn sẽ rút số tiền hối phiếu từ tài khoản của bạn. Đến lượt mình, số dư của tài khoản đó giảm đi theo số tiền của hối phiếu ngân hàng. Thông thường, tiền mặt được giữ trong một tài khoản sổ cái chung cho đến khi người thụ hưởng xuất trình hối phiếu cho ngân hàng để thanh toán.
Thông thường, tổ chức tài chính sẽ chuẩn bị một hối phiếu ngân hàng được ký phát theo lệnh của bạn, người mua, vì vậy tên của bạn sẽ xuất hiện trên hối phiếu với tư cách là người nhận tiền. Bạn sẽ ký hậu hối phiếu ngân hàng cho người mà bạn định nhận tiền mặt mà hối phiếu đại diện, sau đó gửi nó qua đường bưu điện cho người nhận của bạn.
Khi hối phiếu ngân hàng được xuất trình để người nhận ký gửi hoặc thanh toán, thì hối phiếu sẽ được tính vào tài khoản của tổ chức tài chính đã phát hành hối phiếu.
Với tư cách là người thụ hưởng dự định của hối phiếu ngân hàng, bạn có thể thực hiện gửi tiền vào hối phiếu ngân hàng vào tài khoản ngân hàng như khi thực hiện bất kỳ giao dịch nào khác. Bạn chỉ cần xác nhận bản nháp bằng cách ký tên. Để tăng cường bảo mật, hãy nhập số tài khoản của bạn và cụm từ "chỉ để gửi tiền".
Thời gian cần thiết để tiền mặt được chuyển vào tài khoản của bạn để bạn có thể rút tiền khác nhau, nhưng bạn có thể đẩy nhanh quá trình bằng cách hoàn tất việc gửi tiền bằng giao dịch viên tại tổ chức tài chính của mình, thay vì dựa vào thiết bị điện tử, chẳng hạn như máy ATM hoặc điện thoại di động.
Khi không thể sử dụng séc cá nhân hoặc nếu người nhận không chấp nhận séc, hối phiếu ngân hàng là một hình thức thanh toán thay thế. Hối phiếu ngân hàng là một tùy chọn thanh toán an toàn để sử dụng khi đặt một khoản tiền gửi đáng kể vào một giao dịch mua có giá trị cao hoặc khi bạn cần phải cung cấp cho người nhận thanh toán sự tin tưởng rằng bạn có sẵn tiền để tuân thủ thỏa thuận mua bán.