Sổ cái cá nhân hoạt động giống như cách một sổ đăng ký sổ séc hoạt động. Sổ cái cá nhân cơ bản sử dụng hệ thống kế toán nhập một lần trong đó thu nhập và chi phí được xử lý từ một tài khoản duy nhất. Thu nhập được thêm vào, ghi có vào tài khoản, trong khi chi phí được ghi nợ từ tài khoản. Sổ cái có thể được mua hoặc tạo bằng phần mềm máy tính. Hai cột là cần thiết cho một sổ cái cơ bản để nhập ngày giao dịch và mô tả, và hai cột nữa cho tín dụng và ghi nợ.
Ghi ngày giao dịch vào cột đầu tiên. Ngày được ghi ở bên trái để có thể dễ dàng xem lại lịch sử giao dịch theo ngày. Chọn kiểu ghi ngày tháng và tuân theo kiểu đó cho toàn bộ sổ cái. Ví dụ:nếu năm, tháng và ngày được viết theo thứ tự đó, hãy tiếp tục làm như vậy để tránh nhầm lẫn khi tìm kiếm giao dịch sau này.
Ghi lại mô tả giao dịch ở bên phải ngày trong cùng một hàng. Mô tả phải ngắn gọn nhưng vẫn cung cấp đủ thông tin để biết giao dịch là gì. Ví dụ:"Gasoline Phoenix, AZ."
Xác định xem mục được ghi là ghi có hay ghi nợ. Tín dụng thêm tiền, trong khi ghi nợ trừ chúng. Trong ví dụ này, chi phí xăng dầu là khoản ghi nợ và số tiền sẽ được ghi vào cột bên trái. Nếu mục đó là tín dụng, hãy bỏ qua cột ghi nợ và ghi lại số tiền trong cột tiếp theo.
Xác định kỳ kế toán để cân đối sổ cái, ví dụ, hàng tháng. Vào cuối mỗi kỳ kế toán, tổng số các khoản ghi có và ghi có của sổ cái. So sánh tổng số với báo cáo ngân hàng, biên lai hoặc các mẫu hồ sơ tài chính khác để đảm bảo rằng tài khoản sổ cái là chính xác và cập nhật tất cả các thông tin tài chính hiện tại.
Kết chuyển số dư của tài khoản sang kỳ kế toán mới. Ghi số dư chuyển nhượng vào cột bên phải, vì số dư chuyển nhượng được coi là một khoản ghi có.