Bất kỳ ai đã nộp đơn xin phiếu thực phẩm đều biết có thể rất khó liên lạc với người đại diện phiếu thực phẩm của họ, người thường được gọi là nhân viên phụ trách. Điều đó có thể khiến bạn nản lòng, nhưng nếu bạn cần tiếp cận nhân viên phụ trách của mình, hãy siêng năng và đừng bỏ cuộc. Nếu mối quan tâm của bạn nhạy cảm về thời gian, chẳng hạn như nộp thủ tục giấy tờ đúng hạn để quyền lợi của bạn không bị trì hoãn, bạn có thể phải đích thân đến Bộ Dịch vụ Xã hội.
Gọi và để lại tin nhắn chi tiết, cho nhân viên phụ trách của bạn biết bạn đã gọi lúc mấy giờ và lúc nào bạn có thể sẵn sàng để cô ấy gọi lại cho bạn, theo Hiệp định Đối tác Hỗ trợ Thực phẩm Michigan. Sau đó, hãy chuẩn bị sẵn sàng cho mình trong những khoảng thời gian đó. Số điện thoại trực tiếp của nhân viên phụ trách của bạn sẽ xuất hiện trên tất cả các thư từ từ Dịch vụ xã hội.
Liên hệ với nhân viên phụ trách phiếu thực phẩm của bạn qua điện thoại nếu bạn không thể liên hệ với nhân viên phụ trách của mình sau nhiều lần thử, theo Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ. Nếu không thành công, hãy liên hệ với người giám sát của giám sát viên.
Viết thư giải thích nỗ lực của bạn để liên hệ với nhân viên phụ trách và người giám sát mà không có kết quả, Michigan Food Assistance Partnership cho biết. Ghi ngày tháng, ký tên và sao chép để lưu giữ cho riêng mình. Gửi thư qua đường bưu điện hoặc, nếu vấn đề nhạy cảm về thời gian, hãy đích thân chuyển thư đến Bộ Dịch vụ Xã hội.
Yêu cầu một phiên điều trần nếu bạn vẫn không nhận được phản hồi, Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ cho biết. Phiên điều trần là một cuộc họp đã được lên lịch giữa bạn, nhân viên phụ trách của bạn và một quan chức điều trần. Quan chức điều trần là một người công bằng không liên quan đến trường hợp của bạn, người phải lắng nghe những mối quan tâm của bạn và đưa ra quyết định một cách công bằng. Gửi yêu cầu bằng cách điền vào biểu mẫu tại Bộ Dịch vụ Xã hội hoặc chỉ cần viết "Tôi yêu cầu một phiên điều trần" trên một mảnh giấy. Ký tên và ghi ngày vào tờ giấy.
Liên hệ với trụ sở tem phiếu thực phẩm bằng văn bản ngay lập tức nếu bạn cảm thấy mình thực sự bị phân biệt đối xử, theo Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ. Địa chỉ là:
Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ Dịch vụ Thực phẩm và Dinh dưỡng, Ban Dân quyền 3101 Park Centre Drive, Phòng 942 Alexandria, VA, 22302
Luôn tỏ ra cứng rắn nhưng lịch sự và tôn trọng.
Nếu bạn đang gọi thay cho người khác, nhân viên phụ trách chỉ có thể nói chuyện với bạn về chi tiết trường hợp của người đó nếu bạn là đại diện tem phiếu thực phẩm hợp pháp của họ. Bạn có thể trở thành nếu người đó ký một bản phát hành cho phép bạn trở thành đại diện của cô ấy.