Nhiều người trong chúng ta tích lũy hàng đống hóa đơn đã thanh toán, bảng sao kê và biên lai đối chiếu cùng với thư rác chưa mở. Bạn có thể cắt nhỏ và quăng một số thủ tục giấy tờ ngay lập tức, chẳng hạn như hàng đống phiếu mua hàng thẻ tín dụng. Các tài liệu khác cần phải được nộp đi. Chúng bao gồm hóa đơn, biên lai, bảng sao kê ngân hàng và chính sách bảo hiểm. Thời gian lưu giữ mỗi tài liệu phụ thuộc vào tài liệu cụ thể, tài liệu ban đầu để làm gì và bạn đã sử dụng tài liệu đó như thế nào kể từ đó.
Bạn có thể chuyển hóa đơn điện nước, hóa đơn điện thoại và các loại hồ sơ chi phí hàng tháng thông thường khác một năm sau khi thanh toán Theo cố vấn tài chính Suze Orman, nếu hồ sơ không cần thiết cho các hoạt động kinh doanh tài chính khác. Ví dụ:nếu bạn yêu cầu khấu trừ văn phòng tại nhà trên tờ khai thuế của mình, bạn sẽ cần giữ lại các hóa đơn liên quan cùng với giấy tờ thuế của mình.
Theo trang web của chính phủ liên bang USA.gov, các hóa đơn bạn đã trả cho việc sửa chữa hoặc cải tạo nhà phải được giữ miễn là bạn sở hữu ngôi nhà. Điều này cũng đúng đối với các hóa đơn sửa chữa và bảo dưỡng ô tô trong trường hợp sau này bạn muốn bán xe.
Bạn nên giữ biên lai trong bao lâu tùy thuộc vào mục đích của nó. Biên nhận cho hàng hóa được bảo hành cần phải được gửi đi một cách an toàn ít nhất là cho đến khi hết bảo hành.
Giữ biên lai cho các giao dịch mua lớn cho đến khi bạn không còn sở hữu mặt hàng đó nữa. Ví dụ:giả sử bạn mua một tủ quần áo bằng gỗ tuyết tùng trị giá 4.000 đô la và sau đó bạn quyết định bán nó. Với biên lai, bạn có thể hiển thị cho người mua tiềm năng giá mua ban đầu. Bạn cũng có thể cần nó cho mục đích bảo hiểm nếu có điều gì đó xảy ra với sản phẩm.
Biên lai cho các mặt hàng được khấu trừ thuế phải được nộp cùng với một bản sao của tờ khai thuế mà bạn đã kê khai các khoản khấu trừ. Đối với những biên lai này, Sở thuế vụ đặc biệt khuyên bạn nên giữ tài liệu gốc trong tối thiểu ba năm sau khi bạn khai thuế. Tuy nhiên, trong trường hợp có sự sơ suất hoặc sai sót trong việc khai thuế trước đó, hãy lưu giữ tất cả chứng từ thuế trong bảy năm kể từ ngày nộp đơn là tốt nhất.
Hầu hết các ngân hàng sẽ cung cấp cho chủ tài khoản một bản sao kê ngân hàng theo yêu cầu. Có thể có một giới hạn thời gian về khoảng thời gian bạn có thể đi. Chính phủ Hoa Kỳ khuyên bạn nên giữ lại bảng sao kê ngân hàng trong ít nhất một năm . Tuy nhiên, nếu bạn cần bản sao kê ngân hàng để hỗ trợ thông tin thuế mà bạn đã nộp cho IRS hoặc cơ quan doanh thu tiểu bang, hãy giữ bản sao kê gốc cùng với tờ khai thuế thích hợp.
Nhiều hợp đồng bảo hiểm được sửa đổi và cập nhật định kỳ. Trong tình huống này, hãy chắc chắn và giữ nguyên chính sách và tuyên bố hiện tại cho các hợp đồng bảo hiểm ô tô và nhà. Jack Hungelmann, cố vấn bảo hiểm của Bankrate, khuyến nghị đối với các chính sách bảo hiểm sức khỏe, nhân thọ, chăm sóc dài hạn và bảo hiểm tàn tật, nên giữ tất cả các tài liệu miễn là hợp đồng vẫn có hiệu lực . Nói cách khác, tất cả các hợp đồng bảo hiểm có phạm vi bảo hiểm đang hoạt động nên được giữ vô thời hạn.
Khi các tài liệu có chứa số tài khoản hoặc thông tin nhận dạng cá nhân khác không còn cần thiết nữa, hãy nhớ cắt nhỏ và loại bỏ một cách an toàn.