Khoản tiền gửi trực tiếp của bạn sẽ được chuyển thẳng vào tài khoản ngân hàng của bạn, miễn là tài khoản của bạn vẫn mở. Nếu tài khoản của bạn bị đóng, tiền sẽ không đi đến đâu, vì vậy giao dịch sẽ không hoàn tất. Vì tiền sẽ được gửi trở lại tài khoản của chủ lao động, bạn nên nghe ý kiến của họ về cách thu xếp trả nợ. Để tránh sự chậm trễ trong việc kiểm tra lương và nếu bạn biết tài khoản của mình đã bị đóng, hãy hủy khoản ký gửi trực tiếp của bạn với người sử dụng lao động để kịp thời nhận bảng lương sắp tới.
Trong quá trình xử lý bảng lương, chủ lao động của bạn gửi hồ sơ ký quỹ trực tiếp đến ngân hàng của họ. Các nhà tuyển dụng thường sử dụng định dạng tệp Hệ thống Nhà thanh toán Tự động Quốc gia để chuyển các tệp tiền gửi trực tiếp đến ngân hàng của họ. Tệp NACHA chứa tài khoản ngân hàng của nhân viên và số định tuyến cộng với số tiền trong phiếu lương. Một người sử dụng lao động nhỏ, chẳng hạn như một người có ít hơn 20 nhân viên, có thể tải thông tin tiền gửi trực tiếp lên hệ thống của ngân hàng theo cách thủ công.
Nếu bạn không hủy bỏ khoản tiền gửi trực tiếp của mình với người sử dụng lao động, thì thông tin khoản tiền gửi trực tiếp của bạn sẽ được bao gồm trong hồ sơ đang được gửi.
Sau khi nhận được hồ sơ ký gửi trực tiếp, ngân hàng của chủ lao động ghi nợ vào tài khoản kinh doanh của công ty tổng số tiền ký quỹ trực tiếp. Các khoản tiền gửi trực tiếp cá nhân sau đó được gửi đến các ngân hàng của nhân viên tương ứng. Nếu tài khoản của bạn bị đóng, ngân hàng của bạn sẽ từ chối khoản tiền gửi trực tiếp của bạn.
Cùng với việc thông báo cho người sử dụng lao động của bạn rằng tài khoản của bạn đã bị đóng, ngân hàng của người sử dụng lao động sẽ trả lại tiền vào tài khoản của người sử dụng lao động của bạn. Khung thời gian để trả lại tiền khác nhau tùy theo ngân hàng. Trong nhiều trường hợp, phải mất bốn đến bảy ngày làm việc sau ngày lĩnh lương.
Sau khi số tiền ký quỹ trực tiếp của bạn được trả lại cho chủ lao động của bạn, chủ lao động của bạn phải liên hệ với bạn để thu xếp việc thanh toán lại. Người sử dụng lao động thường không phát hành séc thay thế cho đến khi ngân hàng trả lại tiền. Nếu bạn biết trước rằng khoản tiền sẽ bị từ chối, bạn có thể giúp đẩy nhanh quá trình bằng cách liên hệ với ngân hàng của bạn để xem liệu tiền đã được trả lại cho chủ nhân của bạn hay chưa. Nếu vậy, chủ nhân của bạn có thể gọi cho ngân hàng của họ để xác minh rằng số tiền có trong tài khoản của họ.
Chủ lao động của bạn phải vô hiệu khoản tiền gửi trực tiếp bị từ chối để thu nhập hàng năm và thông tin W-2 của bạn là chính xác. Chỉ tiền lương và các khoản khấu trừ từ séc thay thế, cùng với các khoản thu nhập hợp lệ khác, mới được hiển thị trên W-2 của bạn.
Lưu ý rằng nếu chủ lao động của bạn thuê ngoài biên chế, nhà cung cấp sẽ xử lý mọi thứ, bao gồm cả việc thay thế séc và liên lạc với chủ lao động của bạn và ngân hàng.