Trong thời kỳ kinh tế khó khăn, các chủ doanh nghiệp và chủ nợ có thể thấy mình cần phải gửi thư nhờ thu cho khách hàng để thu hồi các khoản thanh toán quá hạn. Một thư nhờ thu hiệu quả không chỉ thông báo cho người tiêu dùng về việc thanh toán chậm mà còn phải duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa khách hàng và doanh nghiệp.
Thư nhờ thu là một bức thư viết một cách chuyên nghiệp được gửi bởi một chủ doanh nghiệp, một chủ nợ hoặc một công ty chưa được thanh toán cho các dịch vụ hoặc hàng hóa một cách kịp thời. Thư nhờ thu thông báo cho khách hàng về số tiền nợ và thường bao gồm hướng dẫn về cách thanh toán chậm.
Khi khách hàng chậm thanh toán hơn chỉ vài ngày, một thư nhờ thu sẽ được gửi cho khách hàng biết số tiền còn nợ và cách thanh toán.
Mục đích của thư nhờ thu là thúc đẩy khách hàng gửi tiền thanh toán hoặc gọi điện và thảo luận vấn đề. Một lá thư đòi nợ hiệu quả phải lịch sự nhưng chắc chắn và bao gồm hướng dẫn về cách trả nợ. Những bức thư này nhằm mục đích kích thích thanh toán cho một công ty và giúp tăng doanh thu.
Nếu bạn nhận được thư nhờ thu, bạn nên cố gắng thanh toán số tiền được yêu cầu. Nếu bạn không thể trả nợ vào thời điểm lá thư đến, bạn nên gọi cho chủ nợ để thảo luận về tình hình. Nếu bạn cần tranh cãi về bức thư hoặc khoản nợ, chẳng hạn như bạn đã trả xong khoản nợ và bạn cho rằng bức thư là nhầm lẫn, điều quan trọng là bạn phải liên hệ với chủ nợ càng sớm càng tốt để giải quyết vấn đề.
Thư nhờ thu sẽ bao gồm số tiền còn nợ, ngày đến hạn thanh toán được yêu cầu và phương thức thanh toán ưu tiên. Nó cũng sẽ bao gồm một cách để liên hệ với chủ nợ.