Trong kế toán, "ghi nợ" và "tín dụng" là các hình thức đối lập của cùng một chức năng, giống như phép cộng và phép trừ. Tuy nhiên, điều này trở nên phức tạp vì ghi nợ không hoàn toàn là tăng hoặc giảm tài khoản, cũng không phải là tín dụng. Nó phụ thuộc vào loại tài khoản. Một số tài khoản được tăng lên bởi các khoản ghi nợ. Những người khác được tăng lên bởi các khoản tín dụng. Hãy nhớ cái nào là cái nào và bạn sẽ đi một chặng đường dài để hiểu cách hoạt động của các khoản ghi nợ và ghi có.
Bên ngoài thế giới kế toán, thuật ngữ "ghi nợ" thường đề cập đến số tiền được chuyển khỏi tài khoản ngân hàng của người tiêu dùng, chẳng hạn như tiền được chuyển khỏi tài khoản séc của bạn khi bạn mua hàng tạp hóa. Tương tự, "tín dụng" thường đề cập đến số tiền được thêm vào tài khoản tài khoản ngân hàng của người tiêu dùng hoặc tiền mà bạn có thể tự do chi tiêu, như trong tín dụng tại cửa hàng hoặc đi vay, như trong một khoản vay. Thuật ngữ "thẻ tín dụng" bắt nguồn từ khái niệm này, vì thẻ tín dụng cho phép bạn truy cập vào số tiền không phải của bạn nhưng bạn có đặc quyền chi tiêu miễn là bạn trả lại tiền kịp thời.
Các khoản nợ làm tăng tài khoản tài sản, tài khoản chi phí, tài khoản lỗ và tài khoản cổ tức. Ví dụ, tiền trong tài khoản séc của bạn là một tài sản. Khi bạn gửi ngân phiếu lương của mình vào tài khoản, đó là khoản ghi nợ trên tài khoản tài sản của bạn vì nó làm tăng tài sản của bạn. Một ví dụ về chi phí là người trông trẻ. Khi bạn trả tiền cho người trông trẻ, đó là khoản ghi nợ vào tài khoản chi phí của bạn vì nó làm tăng chi phí của bạn. Ngược lại, một khoản tín dụng sẽ làm giảm bất kỳ tài khoản nào trong số này. Các tài khoản này có xu hướng chạy số dư ghi nợ, có nghĩa là sổ cái sẽ hiển thị nhiều khoản ghi nợ hơn tín dụng nếu bạn cộng tất cả chúng lên.
Các khoản tín dụng làm tăng tài khoản thu nhập, tài khoản doanh thu, tài khoản nợ phải trả, tài khoản vốn chủ sở hữu và tài khoản lãi. Ví dụ, các hóa đơn bạn nợ là một khoản nợ phải trả. Khi một hóa đơn đến và bạn ghi lại trong sổ sách của mình, bạn sẽ đánh dấu nó là một khoản ghi có trên tài khoản nợ phải trả của mình vì hóa đơn đó làm tăng trách nhiệm pháp lý của bạn. Mặt khác, khi người khác trả tiền cho bạn và bạn kiếm được thu nhập, bạn sẽ ghi lại điều đó như một khoản ghi có trong sổ cái tài khoản thu nhập của mình, bởi vì nhận được một khoản thanh toán sẽ làm tăng thu nhập. Ngược lại, ghi nợ sẽ làm giảm bất kỳ tài khoản nào trong số này. Những loại tài khoản này có xu hướng chạy theo số dư tín dụng.
Bạn có thể thắc mắc về sự khác biệt giữa ghi nợ trên tài khoản tài sản với việc gửi vào ngân phiếu lương và tín dụng trên tài khoản thu nhập khi gửi cùng một ngân phiếu lương đó. Ở nhà, thật hợp lý khi đặt câu hỏi về sự dư thừa đó. Thông thường, bạn sẽ không cần tất cả các loại tài khoản khác nhau này. Tuy nhiên, trong kinh doanh, việc tạo ra những sự khác biệt này ngày càng trở nên quan trọng hơn. Bạn không thể chỉ có một sổ cái chung và chỉ theo dõi mọi thứ trên đó, bởi vì nó sẽ trở nên quá lộn xộn và dễ bị lỗi. Thay vào đó, bạn nên thiết lập các loại tài khoản khác nhau để có thể phân loại các giao dịch liên quan với nhau. Sổ cái chung sau đó sẽ được giới hạn trong việc phục vụ vai trò đảm bảo rằng tất cả các tài khoản khác nhau của bạn đều có số dư.