Một bức thư được làm cẩn thận là điều tối quan trọng nếu bạn muốn nhận được tiền hoàn lại cho một giao dịch mua lớn như ô tô. Yêu cầu hoàn lại tiền của bạn giải quyết vấn đề cơ bản của dịch vụ khách hàng. Nếu đại lý ô tô coi trọng dịch vụ chăm sóc khách hàng và bạn có yêu cầu hoàn lại tiền hợp pháp, thì bạn nên thực hiện yêu cầu đó.

Bước 1

Liên hệ với đại lý xe hơi. Giải thích bản chất cuộc gọi của bạn và lấy tên liên hệ của người xử lý các vấn đề về dịch vụ khách hàng, chẳng hạn như hoàn lại tiền. Thông báo cho đại lý về ý định yêu cầu hoàn lại tiền của bạn và lý do. Điều này khiến doanh nghiệp được thông báo để họ biết về khiếu nại của bạn. Hãy tế nhị nếu bạn cảm thấy việc yêu cầu hoàn lại tiền có thể gây tranh cãi. Điều cuối cùng bạn muốn làm là giảm cơ hội nhận được tiền hoàn lại vì cách cư xử kém.

Bước 2

Sử dụng một định dạng kinh doanh để tạo tiêu đề cho bức thư của bạn. Ở định dạng doanh nghiệp, đây là tên, địa chỉ đường phố và ngày của bạn ở đầu trang. Tiêu đề sẽ giống như sau:

Tên của bạn Địa chỉ đường phố Thành phố của bạn, Tiểu bang Mã ZIP Địa chỉ email của bạn (nếu bạn có) Ngày

Bước 3

Tạo địa chỉ bên trong, bao gồm họ và tên của người mà bạn đang viết thư. Địa chỉ bên trong có cùng định dạng với tiêu đề của bạn:

Họ và tên của người liên hệ tại đại lý xe hơi Địa chỉ đường phố của họ Thành phố, Tiểu bang mã ZIP

Khoảng cách là quan trọng. Tốt nhất, không nên có nhiều hơn hai khoảng cách dòng giữa tiêu đề và địa chỉ bên trong.

Bước 4

Tạo lời chào, đây là nơi bạn xưng hô với người trong thư. Cách chào tiêu chuẩn là:"Họ và Tên thân mến:" Không giống như một lá thư thân thiện, hãy đảm bảo sử dụng họ và tên của người đó trong thư thương mại, yêu cầu chào trang trọng.

Bước 5

Viết (hoặc nhập) Phần nội dung của bức thư. Đây là nơi bạn đưa ra quan điểm chính của mình. Tách phần thân của bức thư thành ba phần:phần đầu, phần giữa và phần cuối. Giới thiệu bản thân bằng cách sử dụng tên đầy đủ của bạn và lý do bạn viết thư:để yêu cầu hoàn lại tiền. Không thụt lề vì các chữ cái kinh doanh theo định dạng khối.

Bước 6

Nêu lý do tại sao bạn xứng đáng được hoàn lại tiền ở phần giữa của nội dung thư. Đây là một bức thư thuyết phục, mang tính chuyên nghiệp và tâm huyết. Nêu lý do bạn tin rằng bạn xứng đáng được hoàn lại tiền sau khi giới thiệu. Đơn giản chỉ yêu cầu hoàn lại tiền mà không giải thích rất có thể sẽ rơi vào tai điếc. Bao gồm bất kỳ thông tin thích hợp nào và bản sao của tài liệu hỗ trợ như tên của những người bạn đã nói chuyện cùng và biên lai bán hàng của bạn. Kết thúc phần nội dung thư bằng cách cảm ơn người liên hệ, đồng thời kèm theo số điện thoại và thời gian tốt nhất để liên hệ với bạn.

Bước 7

Đóng thư bằng "Trân trọng kính chào" và ký tên của bạn ở cuối thư. Nếu bạn đã nhập thư, hãy nhập tên đầy đủ của bạn dưới chữ ký của bạn.

Mẹo

Tìm hiểu chính sách hoàn lại tiền của đại lý xe hơi trước khi viết thư. Điều này sẽ giúp bạn điều chỉnh bức thư để bao gồm các điểm cụ thể giải quyết việc hoàn lại tiền. Lấy tên đầy đủ của bất kỳ người nào bạn đã nói chuyện trực tiếp hoặc qua điện thoại. Bao gồm tên của những người này trong thư của bạn. Hãy càng chi tiết càng tốt và tránh sử dụng tiếng lóng hoặc quá dài dòng. Thư công việc của bạn phải ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Cuối cùng, hãy đọc lại lá thư của bạn để tránh mắc lỗi chính tả và ngữ pháp. Cân nhắc để một người khác đọc bức thư để có ý kiến ​​thứ hai và đôi mắt thứ hai. Một bức thư được đánh máy có thể hiệu quả hơn trong việc nhận được kết quả mong muốn và trông chuyên nghiệp hơn. Bạn chắc chắn nên đánh máy nếu chữ viết tay kém.

Cảnh báo

Bạn có thể phải cố gắng nhiều lần để nhận được tiền hoàn lại từ đại lý xe hơi, bao gồm một số bức thư và cuộc gọi điện thoại. Đừng bỏ cuộc sau lần thử đầu tiên. Duy trì hồ sơ ngày, giờ và các cuộc trò chuyện với nhân viên bao gồm cả tên của họ.