Sự cố chuỗi cung ứng toàn cầu, xung đột quốc tế, tình trạng thiếu lao động, giá đầu vào tăng cao, các khu thương mại và trung tâm mua sắm bị bỏ hoang, v.v. đã thu hút sự chú ý mới đến quản lý rủi ro của doanh nghiệp. Đây là một thực tế được quan tâm kể từ cuộc khủng hoảng tài chính năm 2008 buộc các giám đốc điều hành và doanh nhân phải suy nghĩ khác về cách chuẩn bị cho những gián đoạn nghiêm trọng, còn được gọi là sự kiện thiên nga đen.
Theo truyền thống, các công ty đã tập trung nỗ lực quản lý rủi ro của họ vào những gián đoạn có nhiều khả năng xảy ra nhất. Tuy nhiên, sự kiện thiên nga đen theo định nghĩa là xác suất thấp — và đó chính xác là điều khiến nó có khả năng tàn phá khủng khiếp. Sau một thập kỷ rưỡi đặc biệt đầy biến động, các nhà quản lý rủi ro ngày nay nhận ra rằng họ cần các phương pháp tiếp cận mạnh mẽ hơn để lập kế hoạch dự phòng. Nhập:phân tích kịch bản.
Các mô hình hoạch định rủi ro truyền thống không phù hợp với thực tế kinh tế mới, vốn mang lại nhiều rủi ro dài hạn và phân tán hơn. Erik Stettler, nhà kinh tế trưởng của Toptal, nói rằng điều này đòi hỏi “tư duy mới mẻ”. “Mô hình hóa được yêu cầu ngày nay nên tập trung nhiều hơn vào các quy trình động, điểm uốn và thậm chí cả cách mô hình hóa một sự kiện bên ngoài chưa từng xảy ra trước đây.”
Phân tích tình huống đã trở thành một khuôn khổ nổi bật trong thời kỳ đại dịch. Mặc dù sử dụng các phương pháp thống kê tương tự như quản lý rủi ro truyền thống, nhưng nó chuyển trọng tâm từ các sự kiện sang các tác động. Thay vì chỉ tập trung vào dữ liệu lịch sử để dự đoán sự gián đoạn và phát triển kế hoạch dự phòng, phân tích kịch bản mô phỏng tác động tài chính của một loạt sự kiện và sử dụng kết quả để kiểm tra độ nhạy của dữ liệu hoạt động tài chính của một công ty đối với những rủi ro được nhận thức này. Ví dụ, nó có thể giúp một công ty hiểu được sự thay đổi về nhu cầu đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của họ có thể ảnh hưởng như thế nào đến giá cả. Các kế hoạch quản lý rủi ro truyền thống tập trung vào các phản ứng đối với các sự kiện được dự đoán; phân tích kịch bản tập trung vào các tác động hoạt động — và các cơ hội.
Stettler, một nhà khoa học dữ liệu và là đối tác sáng lập của công ty liên doanh Firstrock Capital, cho biết kết quả là lập kế hoạch dự phòng toàn diện hơn tạo ra phản ứng linh hoạt và linh hoạt hơn đối với các sự kiện bất ngờ. Nó cũng khuyến khích các công ty tập trung ít hơn vào việc quản lý khủng hoảng và chủ động suy nghĩ về cách họ có thể sử dụng sự gián đoạn để có lợi cho mình, ông nói.
Jason Goldstein, người đã tham gia mạng lưới tư vấn của Toptal vào năm 2021, được thuê để cung cấp dịch vụ giám đốc tài chính cho một nhà phân phối nước giải khát đang phát triển nhanh của Hoa Kỳ đang cảm thấy tác động của COVID-19 đối với hoạt động kinh doanh của mình. Mặc dù Goldstein không được thuê rõ ràng để quản lý rủi ro, nhưng ông đã giúp khách hàng của mình thiết lập một khuôn khổ ứng phó với sự gián đoạn không chỉ giúp giảm bớt tình trạng đại dịch mà còn giúp công ty phát triển.
Khách hàng, công ty phân phối nước giải khát cho các cửa hàng tiện lợi, đã phải vật lộn để giữ cho các kệ hàng của khách hàng luôn được dự trữ khi đối mặt với các vấn đề về chuỗi cung ứng và chi phí bán buôn tăng cao. Trước tiên, Goldstein đã tìm cách xử lý việc kiểm soát hàng tồn kho, phân tích dữ liệu bán hàng để phát triển các tình huống trong đó nhà phân phối có thể thay thế các sản phẩm thay thế trong khi không ảnh hưởng đến doanh số bán hàng của cửa hàng.
Sau khi phân tích dữ liệu tài chính của công ty, Goldstein đã tạo một bảng điều khiển điện tử tương tác cho nhân viên bán hàng để các cửa hàng có thể xem xét hiệu quả của việc thử các hỗn hợp sản phẩm khác nhau. Sau đó, ông nghiên cứu mức độ linh hoạt mà công ty có thể phải vượt qua khi chi phí bán buôn tăng lên, một lần nữa phân tích dữ liệu bán hàng để đưa ra chiến lược. Ngoài ra, anh ấy đã phát triển một kế hoạch cắt giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa các tuyến đường của tài xế giao hàng.
Goldstein nói:“Các phân tích tài chính dựa trên dữ liệu đã giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn. “Bằng cách nâng cao khả năng phân tích với nhiều dữ liệu hơn nữa, chúng tôi có thể làm việc có chiến lược hơn.”
Kết quả của phân tích này, nhà phân phối không chỉ duy trì tỷ suất lợi nhuận gộp và tăng lợi nhuận mà còn dự báo doanh số bán hàng tăng 100% vào năm 2022 và đang tiến tới với kế hoạch phát hành nước giải khát mang nhãn hiệu của riêng mình, làm việc với một trong những nhà cung cấp ở nước ngoài.
Để tạo cơ sở cho việc phân tích kịch bản, một công ty cần phải trình bày rõ ràng các giả định làm nền tảng cho hoạt động kinh doanh của mình, vì hiểu được những giả định này sẽ giúp làm nổi bật những điểm yếu tiềm ẩn. Ví dụ, nhà phân phối nước giải khát cần xem xét các câu hỏi cơ bản, chẳng hạn như:Theo quan điểm của chi phí đầu vào tăng, chúng ta có nên tiếp thu chi phí vận chuyển và bán buôn tăng để duy trì mối quan hệ không? Chúng ta phải linh hoạt đến mức nào để chuyển chi phí cao hơn cho người tiêu dùng? Hỗn hợp sản phẩm lý tưởng cho các khách hàng lớn nhất của chúng tôi là gì? Chúng ta có thể đạt được hiệu quả bằng cách thay đổi cách chúng ta phân phối sản phẩm của mình không?
Để phát triển và trả lời những câu hỏi như thế này, một công ty phải nắm bắt đầy đủ các rủi ro đe dọa khả năng đạt được mục tiêu, bao gồm:
Ngoài ra, một công ty phải nhận ra rằng những rủi ro này có thể kết hợp với nhau. Ví dụ:vi phạm dữ liệu dẫn đến đánh cắp danh tính có thể làm hỏng danh tiếng của công ty.
Khi các mối đe dọa đã được xác định, một công ty có thể chuyển sang tính toán chi phí tiềm năng của họ.
Bước tiếp theo là nơi mà phân tích kịch bản khác xa nhất với quản lý rủi ro truyền thống:chuyển khỏi việc phản ứng với các sự kiện được dự đoán, thay vào đó tập trung vào các tác động và cơ hội. Điều này có nghĩa là phân tích cấu trúc tài chính của một công ty để tìm ra các hành động mà công ty có thể thực hiện để cải thiện vị thế tiền mặt hoặc các biện pháp có thể giúp đa dạng hóa các nhà cung cấp chính. Kỹ thuật mới hơn cũng đòi hỏi nhiều phân tích toán học hơn so với quản lý rủi ro thông thường, với các bước như sau:
Dựa trên phân tích này, một công ty có thể phát triển các kế hoạch dự phòng để chuẩn bị cho việc quan trọng nhất các kịch bản, không chỉ là những kịch bản có thể xảy ra nhất. Điều này giúp một công ty hiểu rõ hơn về tất cả các lực lượng hình thành nên hoạt động kinh doanh của mình, cả tốt và xấu, đồng thời cung cấp nền tảng khách quan, vững chắc để đưa ra các quyết định khó khăn về mặt cảm xúc.
Michael Yarmo, một nhà tư vấn xoay vòng làm việc trong các tình huống đau khổ, đã thực hiện phân tích kịch bản cho một trang trại đóng gói và bán các loại thảo mộc tươi thông qua các chuỗi cửa hàng tạp hóa lớn của Hoa Kỳ. Do hậu quả của đại dịch, trang trại đã phải vật lộn để cân bằng chi phí đầu vào tăng cao trong khi đối mặt với nhu cầu ngày càng tăng từ người mua bán lẻ, chẳng hạn như giao hàng thường xuyên hơn.
Để tồn tại, trang trại cần tìm cách hấp thụ hoặc vượt qua chi phí cao hơn. Vì trang trại đã gặp khó khăn, chi phí hấp thụ có thể ảnh hưởng đến khả năng kinh doanh của nó. Nhưng việc vượt qua các chi phí cũng rất rủi ro, bởi vì trang trại không biết khách hàng sẽ sẵn sàng trả bao nhiêu hoặc các cửa hàng có thể chấp nhận được sẽ tăng giá như thế nào. Vì vậy, Yarmo đã sử dụng phương pháp lập kế hoạch theo kịch bản để lập mô hình độ co giãn của nhu cầu đối với các sản phẩm của khách hàng của mình, điều này cho thấy giá có thể tăng cao như thế nào trước khi người tiêu dùng chùn bước. Sau đó, anh ấy đã giúp trang trại phát triển một lời giải thích thuyết phục mà họ có thể trình bày với người mua, để họ có thể đưa ra một trường hợp thuyết phục để chuyển ít nhất một số mức giá bán buôn cao hơn cho các sản phẩm của mình cho người tiêu dùng.
“[Các bên liên quan] đã rất lo lắng về việc thảo luận về việc tăng giá, nhưng họ phải có cuộc trò chuyện đó,” Yarmo, người đã tham gia mạng Toptal vào năm 2017. Việc có dữ liệu đã giúp trang trại xây dựng một câu chuyện thuyết phục mà họ có thể trình bày với người mua tại các chuỗi cửa hàng tạp hóa tự tin hơn.
Paul Ainsworth, cựu giám đốc tài chính tại General Electric, cho biết việc lập kế hoạch cho các tình huống quan trọng nhất thay vì những tình huống có khả năng xảy ra cao nhất có thể thúc đẩy quy trình quản lý rủi ro của công ty — quy trình này đối với các tổ chức lớn hơn thường được thể chế hóa thông qua các ủy ban gồm nhiều bộ phận đại diện cho các chức năng khác nhau của công ty, Paul Ainsworth, cựu giám đốc tài chính tại General Electric cho biết. Ainsworth, người đã tham gia mạng Toptal vào năm 2018 và chuyên làm giám đốc tài chính tạm thời cho biết:“Điều nguy hiểm với cách tiếp cận chức năng là bạn có xu hướng tập trung vào rủi ro mà bạn biết. “Bạn trở thành chuyên gia về những thứ như an toàn và các điều khoản thương mại và trở nên gần như quá thoải mái với những rủi ro mà bạn thường xuyên quản lý, [trong khi không] tập trung vào những thứ có thể che mắt bạn.”
Thay vì quản lý rủi ro trong các hầm chứa, các công ty nên tiếp cận phân tích kịch bản bằng cách tổng hợp dữ liệu cũng như động não những gì-nếu-xảy ra để khai thác kinh nghiệm của nhân viên trong toàn công ty — từ nhân viên tuyến đầu đến quản lý cấp trung cho đến giám đốc điều hành. Nó cũng có thể có nghĩa là tìm kiếm các nhà tư vấn hoặc chuyên gia bên ngoài công ty, chẳng hạn như tin tặc mũ trắng, những người có thể kiểm tra an ninh mạng.
Mục tiêu của phân tích kịch bản là phát triển tính linh hoạt và tính tùy chọn hơn trong hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ:phân tích có thể tiết lộ các cách thay thế chi phí lao động cố định bằng các chi phí thay đổi bằng cách sử dụng các nền tảng kỹ thuật số như Toptal để thuê lao động có tay nghề cao hoặc thuê bàn làm việc cho nhân viên trong không gian làm việc chung thay vì thuê toàn bộ văn phòng hoặc chuyển thông tin doanh nghiệp công nghệ từ các cơ sở tại chỗ đến đám mây trong các trung tâm dữ liệu của bên thứ ba.
Jeffrey Fidelman, một nhà tư vấn quản lý tập trung vào tăng trưởng, chiến lược tiếp cận thị trường và gây quỹ cho các công ty giai đoạn đầu đến giai đoạn giữa và đã tham gia mạng lưới Toptal vào năm 2016, cho biết:“Bạn đang đưa sự linh hoạt vào cấu trúc doanh nghiệp của mình. “Đây là hình thức quản lý rủi ro tốt nhất.”
Cuối cùng, phân tích kịch bản sẽ cho phép một công ty nhìn xa hơn tác động và hiểu cách nó có thể sử dụng các công nghệ cốt lõi, khả năng và quan hệ đối tác của mình để không chỉ chống lại sự gián đoạn mà còn tận dụng nó để hướng tới các cơ hội và sáng tạo mới. Những khả năng bản lề này là những điểm mạnh mà một công ty có thể không nhận ra rằng họ có hoặc có thể chưa bao giờ phát biểu đầy đủ trước đây.
Một công ty thực tập toàn cầu mà Stettler tư vấn đã phát hiện ra những khả năng bản lề như vậy khi bắt đầu đại dịch, khi hoạt động du lịch quốc tế ngừng hoạt động. Nếu công ty đã sử dụng phương pháp quản lý rủi ro thông thường, công ty có thể đã phản ứng với cú sốc bằng cách nhấn mạnh nơi cắt giảm chi tiêu và nhân sự, hoặc cách chuyển hoạt động theo địa lý. Thay vào đó, phân tích kịch bản đã khiến họ tạo điều kiện cho thực tập ảo, hợp tác với các trường đại học để khởi động các chương trình đào tạo cho người sử dụng lao động thích ứng với lực lượng lao động từ xa được phân bổ trên toàn cầu.
Một ví dụ nổi bật hơn về đại dịch là khi một số nhà máy chưng cất rượu ở Hoa Kỳ bắt đầu sản xuất nước rửa tay có cồn khi nhu cầu tăng cao vì COVID-19.
Cuộc khủng hoảng tài chính năm 2008 và đại dịch COVID-19 đã cho thấy rõ ràng rằng một cách tiếp cận mới để quản lý rủi ro là cần thiết. Sự hiểu biết sâu sắc về các loại sự kiện thiên nga đen có thể làm rung chuyển một công ty và cống hiến cho việc phân tích dữ liệu sẽ giúp các doanh nghiệp chống lại những gián đoạn này đồng thời xác định hiệu quả cao hơn.
Việc đưa phân tích kịch bản làm trọng tâm cho các hoạt động đang diễn ra cũng giúp xây dựng một cách tiếp cận mạnh mẽ hơn để quản lý rủi ro, đưa nhiều tiếng nói hơn vào một quy trình có thể bị cản trở bởi chính trị nội bộ và bộ máy quan liêu. Ngoài việc bao gồm nhân viên, khuôn khổ này có thể giúp nâng cao một số ý tưởng và hiểu biết sâu sắc từ ban giám đốc, cung cấp góc nhìn bên ngoài, nhiều hoài nghi hơn cho các giám đốc điều hành, Ainsworth nói.
Kết quả là một cách tiếp cận quản lý rủi ro làm cho một tổ chức có khả năng chống chọi tốt hơn với các sự kiện bất ngờ và chuẩn bị tốt hơn để nắm bắt các cơ hội mới. Một công ty sử dụng phân tích kịch bản sẽ không còn phải quá bận tâm đến việc dự đoán thảm họa tiếp theo mà sẽ chuẩn bị tốt hơn để vượt qua nó.