phiên bản của bài viết này được dịch bởi Yesica Danderfer Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không biết mình mắc nợ bao nhiêu? Sẽ là một vị trí không thoải mái khi không biết chi phí của nó là bao nhiêu hoặc nó đang ngăn cản công ty của bạn thực hiện các cải tiến hoạt động, phản ứng với những thay đổi của thị trường hoặc thậm chí chuyển đổi hoàn toàn hoạt động kinh doanh ở mức độ nào.
Hơn nữa, điều gì sẽ xảy ra nếu bất kỳ ai trong tổ chức của bạn có thể mắc nợ mà không xin phép? Ví dụ:người đứng đầu bộ phận bất động sản của bạn có thể nhanh chóng ký hợp đồng thuê nhiều năm với giá thuê một năm thấp nhưng với giá thuê leo thang đáng kể trong những năm kết thúc — mà không ai tiết lộ điều đó ngoài cuộc trò chuyện.
Điều này nghe có vẻ giống như quản trị thiếu thận trọng, nhưng nó thực sự khá phổ biến trong các doanh nghiệp. Điểm đáng chú ý là loại “nợ” này không xuất hiện dưới dạng các công cụ tài chính truyền thống mà chúng ta đều biết rõ.
Nợ kỹ thuật có tất cả các đặc điểm này.
Nợ ở dạng đơn giản nhất là vay ngày hôm nay với mục đích và hứa sẽ trả lại trong tương lai. Nợ có ý nghĩa khi việc vay ngày hôm nay sẽ dẫn đến một ngày mai tốt hơn, ví dụ:vay để học đại học hoặc mua nhà. Nợ thường là xấu khi việc vay ngày hôm nay sẽ dẫn đến một ngày mai tồi tệ hơn, ví dụ:đi ăn tối đắt tiền và đặt nó vào thẻ tín dụng mà bạn sẽ không trả hết ngay lập tức.
Về mặt doanh nghiệp, nợ có thể tốt khi nó được phát sinh để tài trợ cho các khoản đầu tư sẽ mang lại lợi nhuận lớn hơn chi phí của khoản nợ. Nó cũng có thể có ý nghĩa nếu bạn có kế hoạch bán doanh nghiệp từ lâu trước khi khoản nợ đến hạn. Nhược điểm của nợ là nó có một khoản chi phí thực tế kéo theo tiền mặt và lợi nhuận, hạn chế tính linh hoạt và có thể trở nên nặng nề đến mức cuối cùng có thể dẫn đến phá sản.
Cho đến nay, phép ẩn dụ mà chúng ta đang ám chỉ là về nợ tài chính, một dạng nợ khác - nợ kỹ thuật (hoặc “nợ công nghệ”) - có nhiều đặc điểm tương tự và phải được đo lường, quản lý và nhập vào một cách có chủ ý. . Nếu nó cho phép công ty của bạn tiếp cận thị trường trước sự cạnh tranh, thì rất có thể nó là giá trị. Tương tự, vay nợ công nghệ để giảm thiểu lỗ hổng bảo mật nghiêm trọng tiềm ẩn có lẽ cũng đáng giá.
Tuy nhiên, nợ kỹ thuật có mặt trái của nó, dẫn đến sự kém hiệu quả và sức ì — chẳng hạn như khi một bộ phận không muốn sử dụng phần mềm của bộ phận khác hoặc nếu bạn trì hoãn nâng cấp nhiều lần để đạt được các mục tiêu tài chính ngắn hạn.
Nợ kỹ thuật là một thuật ngữ đã được sử dụng chủ yếu trong cộng đồng kỹ thuật kể từ khi Ward Cunningham, một lập trình viên máy tính, đặt ra cụm từ này vào năm 1992. Việc sử dụng nó đã bắt đầu gần đây và trở thành trung tâm với sự gia tăng của lập trình nhanh. Nợ kỹ thuật được thảo luận trong bài viết này không phải là về phương pháp lập trình mà là về ý nghĩa chiến lược của sự tồn tại của nó.
Nói một cách dễ hiểu, nợ kỹ thuật là chi phí gia tăng và mất đi sự nhanh nhạy đối với công ty của bạn do các quyết định trước đó được đưa ra nhằm tiết kiệm thời gian hoặc tiền bạc khi triển khai các hệ thống mới hoặc duy trì các hệ thống hiện có. Điều này xảy ra khi hệ thống không được tích hợp đúng cách hoặc mã quá phức tạp. Điều này là do nhiều lý do, chẳng hạn như sự kém hiệu quả, thời gian cân nhắc thị trường hoặc chạy các phiên bản phần mềm lỗi thời, trong số nhiều lý do khác.
Một số ví dụ rõ ràng sẽ là:
Sơ đồ dưới đây là một hình ảnh hữu ích để xác định nợ công nghệ khác với các triển khai công nghệ khác có thể được thực hiện trong hệ thống công nghệ của một công ty như thế nào. Thường bị nhầm là một lỗi, nợ kỹ thuật khác xa ở chỗ sự hiện diện của nó có thể không rõ ràng một cách rõ ràng. Trong đó có mối nguy hiểm, vì càng để lâu, mức độ ảnh hưởng sẽ càng cao trong tương lai.
Là một giám đốc tài chính vừa làm việc trong lĩnh vực CNTT, vừa có báo cáo về CNTT cho tôi trong các công ty doanh nghiệp có đòn bẩy tài chính cao, tôi nhận ra rằng nợ kỹ thuật tương tự như nợ truyền thống. Nó cũng khiến tôi cảm thấy không rõ ràng và rủi ro như thế nào. Những người có nền tảng tài chính thông thạo các cơ chế của nợ tài chính — điều này hữu hình và dễ tính toán. Tuy nhiên, không phải như vậy đối với nợ kỹ thuật, vốn thường bị hiểu nhầm hoặc bị cho là vấn đề của người khác.
Câu trả lời ngắn gọn là chi phí tiền mặt là rất thực tế. Ngoài ra còn có một số chi phí mềm quan trọng cần được xác định cũng như được đo lường và quản lý riêng biệt. Tôi sẽ trình bày chi tiết dưới đây về một số ví dụ về những chi phí này:
Nợ kỹ thuật có thực như các khoản thanh toán lãi suất. Tuy nhiên, nó thường biểu hiện trên P&L theo cách gián tiếp hơn là chi phí dòng "lãi" đơn giản, chẳng hạn như theo những cách sau:
Số lượng người đứng đầu
Chi phí
Bán hàng
Vốn lưu động
Trong khi chi phí cứng có lượng đô la thực tế liên quan đến chúng, thì cũng có những chi phí mềm, mặc dù khó xác định và thực hiện tiết kiệm hơn, nhưng lại có tác động tuyệt đối đến kết quả kinh doanh của bạn. Chúng bao gồm:
Thông tin thị trường
Năng suất
Khi so sánh nợ kỹ thuật và nợ tài chính, một trong những điểm khác biệt chính là khoản nợ trước đây không có sự kiểm soát chính thức. Với nợ tài chính, thường có các ủy ban tín dụng, đội quản lý tài sản và nợ và nhân viên ngân quỹ giám sát các cấp giống như một con diều hâu. Tuy nhiên, với nợ kỹ thuật, rất ít trong số các biện pháp kiểm soát này tồn tại trong các doanh nghiệp truyền thống.
Với nợ truyền thống, hội đồng quản trị, cùng với CEO và CFO, thường thiết lập cấu trúc vốn, tức là bao nhiêu vốn chủ sở hữu, bao nhiêu nợ và loại nợ (quay vòng, dựa trên tài sản hoặc không có bảo đảm). Bảng giới hạn thậm chí còn rõ ràng về khoản nợ nào sẽ được trả hết và khi nào. Khi tất cả điều này được quyết định chính thức, một quy trình có cấu trúc sẽ được khởi chạy để tăng khoản nợ.
Người cho vay xem xét khả năng trả nợ của một pháp nhân thông qua đánh giá về lịch sử trả nợ, xếp hạng tín dụng và chất lượng của tài sản thế chấp hỗ trợ. Tuy nhiên, không có quy trình chính thức, định lượng và ký kết nào xảy ra khi phát sinh nợ kỹ thuật. Hãy xem cách thức và lý do tại sao điều này xảy ra thông qua các quy trình phát sinh nợ kỹ thuật:
Thời gian để tiếp thị là tất cả mọi thứ trong kinh doanh. Việc triển khai công nghệ mới nhanh hơn nhiều khi nó có thể được thực hiện trên cơ sở độc lập. Thật không may, hệ quả của việc này là các hệ thống khác không được đồng bộ hóa với việc triển khai. Đối với các tổ chức tinh gọn với hệ thống công nghệ đơn giản, điều này có vẻ không tệ lắm.
Tuy nhiên, nó trở nên có vấn đề khi các cấu hình hệ thống nhân lên với độ phức tạp của chúng. Cuối cùng, công nghệ tự động hóa các quy trình và nắm bắt dữ liệu được chuyển thành thông tin. Công nghệ không được tích hợp dẫn đến các quy trình kinh doanh không hoạt động cùng nhau và nhiều phiên bản của sự thật.
Khi thời gian bị hy sinh cho tốc độ, các giao thức thử nghiệm đã được thiết lập có thể bị bỏ qua hoặc từ bỏ. Điều này thường dẫn đến "lỗi" trên đường tự biểu hiện thành một số dạng suy thoái hệ thống và nhà phát triển mất thời gian sửa chúng.
Nếu chúng ta nhìn vào ảnh hưởng của nợ công nghệ theo thời gian, vấn đề càng không được xử lý lâu thì mức độ ảnh hưởng càng cao. Những gì bắt đầu như một bài tập tái cấu trúc mã nhỏ có thể tạo ra một nỗ lực thay thế và hiện đại hóa toàn bộ.
Hãy đối mặt với nó — các nhóm điều hành luôn chịu áp lực phải đạt được các con số. Giữ lại chi tiêu ngày hôm nay có thể giúp bạn kiếm được quý nhưng, giống như đi vay, bạn phải trả lại vào một thời điểm nào đó. Dưới đây là một số cách mà các công ty tiết kiệm tiền trong ngắn hạn nhưng cuối cùng lại dẫn đến nợ kỹ thuật:
Đôi khi, chi phí và rắc rối khi thực hiện cập nhật phần mềm định kỳ có thể khiến nó bị trì hoãn. Đôi khi, điều này diễn ra trong nhiều năm. Tất cả chúng ta đều có lỗi khi buộc ngừng Microsoft AutoUpdate khi nó xuất hiện vào những thời điểm không thuận tiện.
Khi các hệ thống kết thúc với phiên bản hiện tại của chúng, thì phần mềm mới hơn phải tích hợp với nó đơn giản là không thể. Hơn nữa, nâng cấp nhiều phiên bản cùng một lúc thường đắt hơn và hầu như luôn tốn nhiều thời gian hơn là theo kịp.
Khi các tổ chức ngày càng phát triển với mức độ phức tạp, nỗ lực tuyệt đối của việc đồng bộ hóa các chu kỳ cập nhật phần cứng có thể trở nên quá tải và tốn kém. Điều này có thể dẫn đến phần cứng hiện tại bị kéo dài đến mức cực đoan và có sự chênh lệch lớn giữa chất lượng phần cứng giữa các nhóm. Một số nhóm cảm thấy thất vọng, mua phần cứng mới và chỉ chi tiêu qua ngân sách bàn của họ thay vì chờ CNTT tiến hành nâng cấp.
Sự chênh lệch này có ý nghĩa đối với năng suất và khả năng tương thích phần cứng / tệp cho các bài tập cộng tác.
Thay vì chỉ nói về các vấn đề, bây giờ chúng ta hãy áp dụng một số chủ động và đưa ra một số giải pháp để giải quyết nợ kỹ thuật.
Vì vậy, chúng ta có thể dựa vào các kỹ thuật được sử dụng để quản lý nợ tài chính. Để quản lý các khoản nợ của bạn, trước tiên bạn cần biết chúng là gì, số tiền bao nhiêu và thời hạn thanh toán của chúng. Bây giờ chúng ta hãy giải quyết vấn đề này đối với nợ kỹ thuật.
Nợ tài chính chia thành từng đợt được xác định theo thâm niên của từng phần (ví dụ:thâm niên, tầng lửng hoặc ổ quay), lần lượt cho biết khoản nào được trả trước. Nợ kỹ thuật có mô hình thâm niên tương tự; để bắt đầu, bạn phải bắt đầu với các hệ thống quan trọng trong nhiệm vụ của mình. Nợ kỹ thuật nào họ có? Sau đó, hãy xem xét hệ sinh thái rộng lớn hơn — nói tốt hơn, nợ kỹ thuật nào giữa hệ thống của bạn đang gây ra chi phí?
Đừng làm phức tạp quá trình này. Tại một số điểm, bạn sẽ muốn đi đến đánh giá từ đầu đến cuối, nhưng bạn không cần phải bắt đầu từ đó. Yêu cầu người đứng đầu bộ phận CNTT của bạn kéo nhóm quản lý của bạn cùng làm bài tập về nhà này:
Nếu chúng tôi đã xóa hoàn toàn tất cả các khoản nợ kỹ thuật của mình cách đây một năm, thì năm nay (hoặc năm tới) có thể diễn ra tốt hơn như thế nào?
Lấy mười ý tưởng hàng đầu của bạn và đưa chúng vào ma trận 2x2:dễ / khó chi trả trên một trục và mức độ lợi ích ở trục khác. Hy vọng rằng hình ảnh sẽ giúp bạn tìm ra nơi bắt đầu.
Ma trận động não giải quyết nợ kỹ thuật| Lợi ích của việc giải quyết ► | Mạnh mẽ | ||
|---|---|---|---|
| Yếu | |||
| Khó | Dễ dàng | ||
| ▲ Nỗ lực thành công | |||
Từ đó, hãy đi sâu vào xác thực các giả định của bạn về quy mô giải thưởng và nỗ lực. Tính trung lập là chìa khóa ở đây, vì vậy hãy cảnh giác với các nhà cung cấp phần mềm đề nghị tiến hành “đánh giá miễn phí”.
Khi bạn biết mình mắc phải khoản nợ kỹ thuật nào, bây giờ bạn cần quyết định cách giải quyết. Có nhiều lựa chọn để thực hiện.
Cuối cùng có thể là tốt nhất để không làm gì cả. Đối với khoản nợ được đánh giá là “nhỏ” hoặc “lãi suất thấp”, có thể là tối ưu để bỏ nó — tương tự như vậy, nếu có “khoản phạt trả trước” đáng kể khi trả hết nợ sớm. Cũng có thể có những lợi thế chiến lược. Đi sau một phiên bản và ở lại đó thường là tốt và đôi khi có lợi thế là để cho những người khác bắt đầu làm việc trên đồng xu của người khác.
Trả lại hoặc giảm nợ kỹ thuật sẽ liên quan đến việc thay thế hệ thống và chịu chi phí. Điều này có thể được thực hiện ngay lập tức hoặc theo thời gian thông qua một quá trình cải tiến dần dần. Đối với nợ tài chính, có những cách sáng tạo để bạn có thể “tái cấp vốn” cho khoản nợ kỹ thuật, với việc thuê ngoài bảo trì là một trong những cách như vậy. Điều này cuối cùng có thể tốn nhiều chi phí hơn để giải quyết, nhưng có thể được dàn trải để giảm mức chi phí trước mắt và thông qua các nguyên tắc phân công lao động, giao nhiệm vụ cho một tổ chức chuyên môn hơn.
Sự ra đời của các dịch vụ phần mềm và phần cứng dựa trên đám mây cũng so sánh với sự phổ biến của hình thức tài chính dựa trên hợp đồng thuê. Sử dụng dịch vụ đám mây cũng là một công cụ hiệu quả để giảm nợ kỹ thuật, cả trong việc loại bỏ các yêu cầu CAPEX và chuyển trọng tâm phát triển sang nhà cung cấp đám mây.
Đừng để bị choáng ngợp bởi chi phí giảm nợ kỹ thuật của bạn và đừng cố gắng trả hết cùng một lúc. Đây sẽ là một bài tập đầy tham vọng có thể áp đảo một tổ chức ở bất kỳ quy mô hoặc bảng cân đối nào.
Một lần nữa, quay trở lại so sánh tài chính, hãy có tâm lý trả trước bằng thẻ tín dụng với lãi suất cao nhất. Điều này chỉ đơn giản là tấn công các hoạt động có giá trị cao / nỗ lực thấp trước.
Trong phần trước, tôi đã thảo luận về các cách khác nhau để giải quyết nợ kỹ thuật. Khi đánh giá chi phí của từng loại, tốt nhất bạn nên thực hiện một bài tập so sánh. Xếp hạng chi phí dòng tiền của mỗi kết quả tiềm năng có thể cho phép các bên liên quan có cái nhìn rõ ràng về sự đánh đổi và lợi ích của mỗi con đường. Dưới đây là một ví dụ về hình ảnh như vậy.
Sự so sánh này cho thấy sự đánh đổi tồn tại giữa một giải pháp lý thuyết và sự tương phản hoàn toàn giữa giải quyết vấn đề và không làm gì (“đường cơ sở hiện có”). Trong ví dụ này, chuyển sang đám mây, giải pháp dựa trên SaaS sẽ là lựa chọn kinh tế nhất cho doanh nghiệp.
Khi bạn đã thiết lập đường cơ sở và kế hoạch tấn công của mình, bạn sẽ muốn vừa duy trì khả năng hiển thị đó vừa ngăn không cho nợ mới xâm nhập. Hãy coi bài tập này như một bước khởi đầu mới và là cơ hội để thực hiện các phương pháp hay nhất để ngăn chặn các vấn đề. leo thang trở lại trong tương lai.
Hầu hết các dự án công nghệ đều có quy trình phê duyệt chính thức hoàn chỉnh với nhà tài trợ điều hành, mục tiêu cấp cao, lợi ích dự kiến, lịch trình và tất nhiên, chi phí. Đây là một nơi tuyệt vời để loại bỏ nợ kỹ thuật mới sẽ phát sinh và biện minh cho nó.
Đừng quá lạm dụng vào việc đặt ra các tiêu chuẩn mới. Cũng giống như bạn phát hành thẻ tín dụng công ty với các hạn mức đặt trước, bạn không muốn quản lý quá mức các khoản nợ kỹ thuật. Rất nhiều khoản nợ kỹ thuật nhỏ và liên quan đến việc viết mã sẽ nhanh chóng được trả hết. Điều này đặc biệt đúng với sự phát triển nhanh nhẹn. Hãy tin tưởng người đứng đầu bộ phận CNTT của bạn để đặt và giám sát ngưỡng này.
Ở các công ty lớn hơn, CNTT có một quy trình được gọi là “quản lý thay đổi”. Trước khi phần mềm mới đi vào hoạt động, nó thường trải qua quá trình quản lý thay đổi. Nói một cách dễ hiểu, công việc của ban quản lý thay đổi là đảm bảo rằng những thay đổi mới đối với hệ thống công nghệ của công ty không ảnh hưởng đến các hệ thống khác. Họ thực hiện điều này bằng cách đảm bảo rằng hệ thống mới tuân thủ các phương pháp và thủ tục đã được tiêu chuẩn hóa. Cân nhắc sử dụng quy trình này để ngăn chặn hoặc ít nhất là xác định khoản nợ mới được đưa vào.
Nợ kỹ thuật là chi phí thực tế của hoạt động kinh doanh và là nguyên nhân thực sự gây ra sự cố ngừng hoạt động của hệ thống và kéo theo sự nhanh nhạy của công ty nói chung. Tuy nhiên, nó không phải là một gánh nặng liên tục và các CFO thông minh sẽ biết tổ chức của họ có bao nhiêu khoản nợ công nghệ và cần những gì để tối ưu hóa nó.