Chúng ta đang phải đối mặt với thời kỳ gián đoạn chưa từng có đối với cuộc sống hàng ngày và công việc kinh doanh. Trong đại dịch hiện nay, nhiều quốc gia đã đưa ra những hạn chế nghiêm trọng đối với việc di chuyển của người dân để bảo vệ sức khỏe cộng đồng. Làm thế nào để các doanh nghiệp và cổ đông có thể suy nghĩ về việc đảm bảo sự tồn tại của họ trong một tình hình không ngừng leo thang và có thể kéo dài trong một thời gian dài?
Theo định nghĩa, trong quản lý rủi ro, khó có thể lường trước được điều gì đó chưa xảy ra. Các Kế hoạch Liên tục trong Kinh doanh (BCP) hiện tại có xu hướng tập trung chủ yếu vào các thảm họa vật lý, tấn công mạng và gián đoạn chuỗi cung ứng. BCP hiện tại của các công ty không có khả năng giữ nước trong thời điểm hiện tại.
Vậy điều gì tạo nên một BCP vững chắc và ai chịu trách nhiệm thực hiện nó? Chúng tôi đã tạo một hướng dẫn thực tế về lập kế hoạch Kinh doanh liên tục cho các đại dịch.
Chúng tôi chủ yếu tập trung vào lập kế hoạch Liên tục trong Kinh doanh bao gồm các thủ tục và sắp xếp cần thiết để tiếp tục thành công các hoạt động kinh doanh khi chúng không thể tiếp tục như bình thường. Mặt khác, các kế hoạch Khôi phục sau thảm họa (DR) tập trung vào hậu quả của một sự kiện tàn phá xảy ra một lần, có thể là do tự nhiên hoặc do con người gây ra, chẳng hạn như một trận động đất hoặc một cuộc tấn công khủng bố.
Những bài học nào có thể được rút ra trong một trận đại dịch? Điều gì xảy ra khi kế hoạch hiện tại không phù hợp với thực tế? BCP không phải là một bộ quy tắc tĩnh, mà là các tài liệu sống trong một tổ chức. Chúng phải liên tục được điều chỉnh để phản ánh thông tin mới về tình hình thế giới. Chúng có hiệu quả nhất khi chúng được nhìn nhận như vậy và là sản phẩm của một luồng thông tin mở, liên tục theo hướng dữ liệu.
Rõ ràng là hiện nay, đối với hầu hết các công ty, các kế hoạch trước COVID-19 là không đủ. Tính liên tục trong kinh doanh đã biến từ một kế hoạch dự phòng trở thành trình tự hành động chính, thực sự là một phần của hoạt động kinh doanh cốt lõi của một công ty. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là tất cả công việc đã được thực hiện trước đó đều vô giá trị — hiểu biết tốt về quy trình và tầm quan trọng của nó có thể tạo ra sự khác biệt trong việc liệu một doanh nghiệp có thể tồn tại trong một thời gian khó khăn kéo dài hay không. Ưu tiên chính sẽ là đánh giá lại tác động kinh doanh và vẽ lại các kịch bản có thể xảy ra. Điều này được thực hiện tốt nhất thông qua việc dựa vào các phương pháp hay nhất, quản lý rủi ro tích hợp và giao tiếp hiệu quả ở mọi cấp độ, bắt đầu từ ban lãnh đạo và nhân viên và bao gồm cả các thành viên hội đồng quản trị, cổ đông và chủ nợ.
Trong lãnh thổ chưa được khám phá này, các bước tiếp theo cần thực hiện là gì?
Thứ tự ưu tiên đầu tiên đương nhiên phải là xem xét lại các giả định kinh doanh và thảo luận sâu về chúng với các nhà lãnh đạo khu vực để xem liệu chúng có còn đúng trong đại dịch hiện nay hay không. Đầu ra sẽ là một tập hợp các kịch bản mới bao gồm rủi ro đại dịch và chi phí kinh tế tiềm ẩn. Thứ hai, các biện pháp giảm nhẹ và kế hoạch dự phòng cần phải trở thành một phần của việc lập kế hoạch kinh doanh và báo cáo quản lý (và hội đồng quản trị) hàng ngày.
Điểm khởi đầu cho một chiến lược bền vững là hiểu các rủi ro kinh doanh, vạch ra các quy trình chính và thu hút sự tham gia của tất cả các bên liên quan nội bộ chính để hình thành bức tranh chính xác nhất có thể về tác động của bất kỳ rủi ro đã xác định nào, cũng như phát hiện ra các phân nhánh của rủi ro có thể không. đã được xem xét đầy đủ trong giai đoạn lập kế hoạch và sau đó so sánh chúng với kế hoạch kinh doanh hiện có.
Quá trình này là lặp đi lặp lại và hợp tác và chủ yếu dựa vào giao tiếp cởi mở và rõ ràng.
Mẫu phân tích tác động kinh doanh
Mục tiêu cuối cùng của phân tích tác động kinh doanh là gấp ba lần:
Đầu ra này sau đó là đầu vào quan trọng trong việc lập kế hoạch để giảm thiểu những rủi ro sau:
Trong phần này, chúng tôi đưa ra một số hướng dẫn thiết thực về cách thực hiện một cách thực tế một chiến lược mới bằng cách gợi ý các câu hỏi (rất tiếc là không đầy đủ theo định nghĩa) và khuôn khổ liên tục kinh doanh để suy nghĩ có thể phù hợp khi xác định rủi ro đại dịch cho từng bước giảm thiểu.
Câu hỏi quan trọng ở đây là nghĩ về tất cả các hàm ý (có thể thấy trước) và thử và dự đoán chúng:
Điều quan trọng là các trách nhiệm nội bộ được phân phối và hiểu rõ:
Nhân viên là vốn con người. Một doanh nghiệp không có vốn con người sẽ không thể tồn tại, thậm chí không bằng AI hay robot. Làm thế nào chúng có thể được bảo vệ?
Chìa khóa ở đây là lập kế hoạch cho một số tình huống và thận trọng và chính xác trong việc ước tính từng:
Những nguồn lực nào dành cho công ty, chúng đã cạn kiệt chưa? Chúng ta đã chuẩn bị đầy đủ khi gọi họ chưa?
Nói một cách chính xác, việc lập kế hoạch Liên tục trong Kinh doanh thuộc trách nhiệm của chức năng quản lý rủi ro trong một công ty. Tuy nhiên, đây là một cái nhìn tĩnh và một phần không đầy đủ vì BC liên quan đến mọi khía cạnh của doanh nghiệp, do đó:
Quản lý liên tục kinh doanh trong khuôn khổ quản trị công ty
Sự hiện diện của một kế hoạch Kinh doanh liên tục mạnh mẽ và việc thực hiện và truyền thông đúng đắn của nó là chìa khóa cho sự tồn tại của công ty và do đó, vì lợi ích của các cổ đông. Hội đồng quản trị cũng chịu trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý liên tục trong kinh doanh. Nó thuộc quyền hạn của họ và nên được coi là một phần của nghĩa vụ ủy thác mà họ nắm giữ đối với các cổ đông. Xét cho cùng, việc lập kế hoạch thích hợp cho tương lai của một doanh nghiệp trong thời kỳ khốn khó là trách nhiệm của những người có nghĩa vụ đối với nhân viên và cổ đông. Để đảm bảo rằng tất cả đều nhận thức được vai trò và trách nhiệm của mình, việc liên lạc thường xuyên là rất quan trọng, đặc biệt khi các kế hoạch đó cần được thực hiện.
Các nhà đầu tư như cổ phần tư nhân và quỹ đầu tư mạo hiểm có lợi ích nhất định trong việc bảo vệ quyền cổ đông của họ. Như vậy, họ có thể — và làm — đóng vai trò tích cực trong việc hỗ trợ các công ty trong danh mục đầu tư của họ nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục, cung cấp lời khuyên và ảnh hưởng đến hội đồng quản trị thông qua các thành viên hội đồng quản trị được bổ nhiệm. Có cả bằng chứng thực nghiệm và học thuật cho thấy việc lập kế hoạch DR / BC vững chắc làm giảm chi phí của công ty và xã hội của một sự kiện như vậy. Cuối cùng, các chủ nợ, đặc biệt là những chủ nợ nắm giữ các khoản nợ ngắn hạn, có thể và nên tham gia vào các cuộc thảo luận để duy trì hoạt động kinh doanh. Trong khi họ được hưởng nhiều sự bảo vệ hơn, họ cũng sẽ khá giả hơn nếu hoạt động kinh doanh tiếp tục. Có những đường dây liên lạc chặt chẽ với họ có thể tạo ra sự khác biệt giữa sự sống và cái chết.
Mô hình quản trị công ty của Anh-Mỹ
Thông thường, hầu hết các chủ nợ và các nhà đầu tư (tích cực) đều nhận thức rõ nỗi đau mà ban lãnh đạo hiện đang phải chịu đựng vì đại dịch và sẵn sàng làm việc cùng nhau để tìm ra giải pháp. Đối với vốn cổ phần tư nhân, điều này có nghĩa là hỗ trợ các công ty danh mục đầu tư trong việc thực hiện và thiết kế các kế hoạch Kinh doanh liên tục mới. Đối với đầu tư mạo hiểm, có thể dành thời gian để tối ưu hóa tỷ lệ đốt cháy và xác định các nguồn tài trợ thay thế. Các chuyên gia hoạt động kinh doanh có thể giúp những doanh nghiệp không có các nhà đầu tư như vậy.
Cuối cùng, chìa khóa thành công của kế hoạch Kinh doanh liên tục đại dịch — càng xa càng tốt khi mọi thứ khác không thể đoán trước — sẽ là có thông tin liên lạc rõ ràng và kỳ vọng được chia sẻ với tất cả những người có cổ phần trong doanh nghiệp:cổ đông, ban giám đốc, chủ nợ và nhân viên .