Giám đốc tài chính tạm thời có thể giúp công ty lấp đầy khoảng trống sau sự ra đi của giám đốc tài chính toàn thời gian, giúp chuẩn bị cho một sự kiện như sáp nhập hoặc chỉ cần hỗ trợ khi công ty thực hiện những thay đổi cần thiết đối với các chức năng tài chính của mình.

Tuy nhiên, các vai trò tạm thời thường kéo dài từ sáu đến tám tháng, do đó, có một khoảng thời gian hữu hạn để hoàn thành công việc do công ty đề ra, có nghĩa là các giám đốc tài chính tạm thời sẽ muốn bắt đầu hoạt động để đảm bảo họ đã thành công. 30 ngày đầu tiên đối với Giám đốc tài chính tạm thời là rất quan trọng để thiết lập một chiến lược dài hạn tốt cho công ty.

Giám đốc tài chính tạm thời làm gì?

Trước đây, chức năng tài chính xử lý sổ sách và hồ sơ, báo cáo tài chính và tuân thủ luật định, nhưng giám đốc tài chính ngày nay phải có khả năng lấy dữ liệu tài chính và sử dụng nó để ảnh hưởng đến việc ra quyết định hoạt động và chiến lược.

Chuyên gia tài chính Toptal Paul Ainsworth lưu ý rằng một số kỹ năng cần thiết cho CFO hiện nay, dù là toàn thời gian, bán thời gian hay tạm thời, bao gồm kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp, hiểu biết sâu sắc về mô hình kinh doanh và ngành của công ty để hiểu và quản lý rủi ro và hỗ trợ phát triển chiến lược, đồng thời giúp thực hiện chiến lược.

Cách chuẩn bị cho ngày đầu tiên

Thực hiện thẩm định của bạn là điều quan trọng để chuẩn bị cho vị trí giám đốc tài chính lâm thời và hiểu được tình huống mà bạn đang gặp phải.

Chuyên gia tài chính của Toptal Patrick Boyce cho biết trước ngày đầu tiên của họ, một giám đốc tài chính tạm thời nên biết nhóm tài chính, biết dự án và biết khung thời gian mà công việc phải hoàn thành.

Boyce đề nghị xem xét chiến lược định giá của các đối thủ cạnh tranh.

“Hãy làm việc thẩm định tiêu chuẩn như một người sẽ bỏ vào công ty. Bạn muốn biết tình huống mà bạn đang gặp phải, những gì bạn sẽ làm, các thành viên trong nhóm của bạn là ai và hệ thống mà họ đã có sẵn để bạn thực hiện công việc, "Boyce nói.

Boyce nói thêm, điều quan trọng nhất là làm quen với nhóm tài chính vì một giám đốc tài chính tạm thời không thể hoàn thành công việc mà không có sự hỗ trợ của nhóm.

“Nếu không có sự tập trung vào những con người phía trước, dù bạn có giỏi với những con số đến đâu, bạn cũng sẽ rất khó thành công trong vai trò này. Tôi nghĩ rằng sự hiểu biết đó là chìa khóa thành công của bạn với tư cách là Giám đốc tài chính tạm thời, ”Boyce lưu ý.

Ainsworth lưu ý rằng, không giống như một vị trí CFO lâu dài, không có giai đoạn "ổn định" với một vai trò tạm thời, tạm thời, đó là lý do tại sao việc chuẩn bị là rất quan trọng. Khi đến, Giám đốc tài chính tạm thời phải hiểu doanh nghiệp, các bên liên quan chính và bất kỳ thông tin nào khác có thể học được trước ngày bắt đầu.

Trong nhiều trường hợp, Giám đốc tài chính tạm thời sẽ xuất hiện như một khoảng cách giữa Giám đốc tài chính trước đó và Giám đốc tài chính mới. Ainsworth nói rằng điều này có thể ảnh hưởng đến sự năng động giữa người tạm thời và nhóm tài chính.

“Bạn sẽ không tìm thấy nhu cầu về CFO tạm thời khi mọi thứ đang tươi tốt trong vườn. Vì vậy, bạn cần hiểu những gì bạn đang bước vào và những gì bạn sẽ cần phải hoàn thành, đồng thời bạn cần nhờ sự hỗ trợ của những người còn lại trong nhóm tài chính và ban quản lý, ”Ainsworth khuyên.

Và, vì ngày đầu tiên có thể sẽ khá bận rộn, chuyên gia tài chính của Toptal, Scott Hoover đề nghị làm càng nhiều càng tốt trước ngày đầu tiên thực sự có thể, từ việc tổ chức các cuộc họp ảo với các thành viên trong nhóm tài chính đến hoàn thành các nhiệm vụ giới thiệu.

“Bạn muốn thành công ngay trong ngày đầu tiên của mình. Bạn không muốn làm việc với CNTT để thiết lập quyền truy cập của bạn vào mọi thứ hoặc tổ chức các cuộc họp chỉ để giới thiệu bản thân với mọi người, ”Hoover nói.

Ngày đầu tiên điển hình của Giám đốc điều hành tạm thời

Vậy CFO tạm thời làm gì vào ngày đầu tiên của họ?

Trọng tâm chính nên tập trung vào con người. Đối với Boyce, anh ấy khuyên bạn nên xem qua sơ đồ tổ chức của công ty để tìm ra những người ra quyết định chính trong công ty là ai và những người trong công ty sẽ ảnh hưởng đến những gì CFO tạm thời sẽ làm và những người cần cộng tác.

Giám đốc tài chính lâm thời cũng nên dành thời gian để hiểu rõ hơn về nhóm tài chính và các bên liên quan quan trọng khác trong doanh nghiệp.

“Tính cách của những người trong nhóm tài chính và các báo cáo trực tiếp của bạn là gì? Mối quan hệ của bạn sẽ như thế nào với các bên liên quan quan trọng khác tại công ty? Đây là những điều quan trọng cần hiểu và bạn nên dành một lượng thời gian tốt trong ngày đầu tiên để tập trung vào mọi người, ”Ainsworth nói.

Hoover đồng ý rằng con người phải là trọng tâm hàng đầu và một giám đốc tài chính tạm thời sẽ muốn dành thời gian vào ngày đầu tiên để thiết lập mối quan hệ với đội ngũ quản lý cấp cao, chắc chắn là Giám đốc điều hành và bất kỳ ai quan trọng trong hoạt động, bán hàng và đội ngũ kế toán.

Tuy nhiên, Hoover cảnh báo rằng giám đốc tài chính tạm thời có thể được coi là một mối đe dọa, vì vậy bạn bắt buộc phải dành thời gian đáng kể để cố gắng giành được sự tin tưởng của mọi người để họ tuân theo sự dẫn dắt của bạn.

Ngoài ra, Ainsworth cho biết ngày đầu tiên của CFO tạm thời cũng nên tập trung vào việc làm rõ các sản phẩm được giao là gì và các ưu tiên dành cho vị trí này là gì.

Quản lý thời gian của bạn

Mặc dù trách nhiệm giám đốc tài chính của mỗi công ty khác nhau tùy theo ngành và vai trò, nhưng trách nhiệm hàng ngày của giám đốc tài chính thường bao gồm xây dựng mô hình tài chính, phân tích và lập báo cáo tài chính cũng như điều chỉnh thu nhập và chi phí.

Ngoài những trách nhiệm điển hình, Ainsworth cho biết anh sẽ dành ít nhất 30% đến 35% thời gian của mình cho các vấn đề liên quan đến con người trong nhóm.

“Nếu bạn đến nhận nhiệm vụ ngắn hạn, bạn không thể là một cá nhân đóng góp. Bạn sẽ không hoàn thành được những gì mong đợi trừ khi bạn có đội ngũ phía sau. Vì vậy, tôi nghĩ dành thời gian chất lượng cho nhóm của bạn là một phần rất quan trọng trong ngày của bạn và tôi khuyên bạn nên dành thời gian đáng kể cho nó. ”

Thời gian còn lại của bạn nên dành để tập trung vào các ưu tiên của những việc phải hoàn thành khi bạn làm việc với công ty. Các giám đốc tài chính tạm thời cũng cần phải lọc ra “tiếng ồn” từ những người khác trong công ty, những người có thể muốn làm điều gì đó. Ainsworth nói nếu đó không phải là nhiệm vụ ưu tiên, thì nên tạm dừng.

Đánh giá Nhóm Tài chính

Vì vị trí tạm thời có giới hạn về thời gian, điều quan trọng là phải tìm hiểu nhóm tài chính và biết khả năng của họ.

Bước đầu tiên đơn giản là công khai và minh bạch với nhóm về mối quan tâm của họ, những gì bạn đang cố gắng hoàn thành và cách tất cả các bạn có thể làm việc cùng nhau.

Hoover cho biết anh bắt đầu các cuộc trò chuyện bằng cách đặt câu hỏi về các vấn đề mà công ty và các cá nhân đang gặp phải. Giám đốc tài chính tạm thời nên điều tra mức độ chi tiết của nhóm để hiểu mức độ hỗ trợ mà bạn có thể mong đợi. Boyce thực hiện một cuộc đánh giá bằng lời nói trong đó anh ta đặt những câu hỏi cơ bản, như doanh thu năm ngoái như thế nào và bao nhiêu vốn chủ sở hữu đã được đưa vào doanh nghiệp.

“Thường xuyên hơn, tôi nhận được một khuôn mặt trống rỗng và điều đó cho tôi biết tôi cần phải làm nhiều việc hơn để giúp họ bắt kịp những chỉ số nào sẽ thúc đẩy giá trị trong tương lai. Tôi muốn phát triển trong nhóm hiểu biết cơ bản về đòn bẩy mà chúng tôi có thể kéo để đưa công ty đi theo hướng mà chúng tôi muốn phát triển. ”

Giao tiếp

Giao tiếp là chìa khóa để giúp CFO tạm thời hòa nhập với công ty và thiết lập mối quan hệ làm việc tốt.

Theo Boyce, thành công của bạn sẽ được quyết định bởi mức độ bạn giao tiếp tốt trong tổ chức và mức độ ảnh hưởng mà bạn có thể sử dụng. Anh ấy nói rằng cách duy nhất bạn có thể gây được ảnh hưởng là nếu bạn có thể giao tiếp theo phong cách và cách thức mà những người bạn đang cố gắng tạo ảnh hưởng thích hơn.

Ainsworth cho biết điều quan trọng nhất là theo dõi để đảm bảo mọi người hiểu những gì bạn đang yêu cầu.

Khi làm giám đốc tài chính tạm thời, điều tốt nhất bạn có thể làm là giải thích rằng bạn ở đó để giúp doanh nghiệp hiểu rõ tình hình tài chính, điều gì đang xảy ra, xu hướng là gì và đề xuất các cải tiến, Ainsworth nói thêm.

Hoover cho biết anh giao tiếp với mọi người từ trên xuống dưới chuỗi và không ngại yêu cầu sự giúp đỡ.

“Bạn càng có nhiều cánh cửa rộng mở và trò chuyện với mọi người và chiếm được lòng tin của họ thì càng tốt. Và, nếu

đặc biệt nếu bạn không ở đó mọi lúc, hãy yêu cầu trợ giúp trước, qua email hoặc điện thoại hoặc trước khi bạn rời đi. Đặt bàn để họ giúp bạn. Hầu hết mọi người đều phản hồi tốt về điều đó, ”Hoover gợi ý.

Thực hiện thay đổi

Boyce cho biết trong những lần tham gia tạm thời, anh ấy hỏi các công ty về khả năng thay đổi của mình, vì đó là điều anh ấy muốn có thể làm được.

“Tôi nghĩ đây là chìa khóa vì bạn thường được đưa đến vì có vấn đề. vì vậy điều quan trọng là có thể phẫu thuật và thực hiện những thay đổi cần thiết. ”

Tuy nhiên, CFO tạm thời có thể không có quyền thực hiện các thay đổi. Trong những trường hợp như vậy, bạn vẫn nên nêu bất kỳ vấn đề nào có thể cần thay đổi để Giám đốc điều hành lưu ý càng sớm càng tốt.

Đối phó với Kháng cự

Tùy thuộc vào các trường hợp dẫn đến việc một giám đốc tài chính tạm thời gia nhập tổ chức, có thể có một số bất bình và phản đối từ những người khác trong công ty.

Ainsworth cho biết cách tiếp cận tốt nhất chỉ đơn giản là nói chuyện với cá nhân đó để hiểu mối quan tâm của họ và cố gắng phát triển mối quan hệ công việc bền chặt, có lợi cho cả hai bạn.

Hoover cho biết một giám đốc tài chính tạm thời nên lường trước một số mức độ phản đối.

“Sự phản kháng từ bộ phận kế toán là ngang bằng với khóa học trong rất nhiều tình huống. Cách bạn đối phó với sự phản kháng đó thực sự giúp bạn có được sự tin tưởng của những cá nhân này để xây dựng mối quan hệ làm việc tốt hơn.

Làm việc Từ xa

Làm việc từ xa có thể rất khác so với làm việc tại văn phòng và tương tác trực tiếp với mọi người. Vì vậy, đối với các giám đốc tài chính tạm thời từ xa, những người không có mối quan hệ trực tiếp và chỉ làm việc với công ty trong một khoảng thời gian giới hạn, việc giao tiếp là rất quan trọng.

Theo Ainsworth, làm việc từ xa yêu cầu giao tiếp rõ ràng và chủ động hơn.

“Mọi thứ có thể bị mất trong bản dịch thông qua email hoặc cuộc gọi điện thoại. Và khi gặp mặt trực tiếp tại văn phòng, bạn sẽ dễ dàng hiểu được các động lực của nhóm tồn tại để bạn có thể đối phó với chúng. Vì vậy, tôi nghĩ rằng bạn phải rõ ràng hơn nhiều trong thông điệp của mình và nó thường yêu cầu theo dõi. ”

Hoover đồng ý làm việc từ xa khác hẳn với bối cảnh văn phòng khi nói đến các mối quan hệ và sự tin tưởng.

“Bạn phải có khả năng thể hiện một tinh thần cá tính và một bản chất tự tin qua một video. Bạn phải có khả năng giành được sự tin tưởng thông qua các phương tiện phi cá nhân, chẳng hạn như video hoặc email, nơi bạn có thể không đáng tin cậy. Nó thực sự phụ thuộc vào việc tìm ra lý do để giao tiếp nhiều hơn, theo dõi, duy trì các mối quan hệ và giữ hòa bình. ”

Lập kế hoạch cho quá trình chuyển đổi

Khi công việc kết thúc, giám đốc tài chính tạm thời sẽ cần phải suy nghĩ về cách chuẩn bị tốt nhất cho công ty cho sự ra đi của mình.

Hoover cho biết chuẩn bị cho tài liệu chuyển đổi là chìa khóa.

“Điều quan trọng là phải ghi lại bất cứ điều gì bạn đang làm, đặc biệt là các quy trình tài chính của bạn. Tổ chức chức năng tài chính để giám đốc tài chính tiếp theo đến có thể thực hiện các quy trình ngay lập tức và tiếp tục chương trình bạn đã thiết lập, nếu nó đang hoạt động, ”Hoover đề xuất.

Cuối cùng, Ainsowrth cho biết sẽ để lại đánh giá về nhóm tài chính và các bên liên quan chính khác, vạch ra điểm mạnh và điểm yếu của họ, đồng thời lưu ý bất kỳ lĩnh vực rủi ro nào trong lĩnh vực tài chính và những lĩnh vực nào bây giờ có thể phát triển mạnh mẽ.

Thời gian là bản chất

Đối với một CFO tạm thời, thời gian là điều cốt yếu. Ưu tiên, giao tiếp và quản lý mối quan hệ hiệu quả là điều cần thiết để thành công trong một khung thời gian ngắn như vậy. Hơn bất cứ điều gì khác, chính những kỹ năng này sẽ cho phép Giám đốc tài chính tạm thời loại bỏ những trở ngại trên con đường của họ và tập trung vào những gì thực sự quan trọng:đảm bảo công ty có sức khỏe tài chính tốt và sẵn sàng cho tương lai.