Trong khi các điều kiện thị trường có thể thay đổi theo thời gian, một điều vẫn đúng đối với mọi công ty:Tiền mặt là điều cần thiết. Nếu không có sự tối ưu hóa dòng tiền phù hợp, các doanh nghiệp có thể có lãi trên giấy tờ nhưng vẫn có nguy cơ phá sản nếu họ không thể thanh toán các hóa đơn của mình.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đặc biệt có xu hướng có dòng tiền bất thường và khả năng thanh khoản hạn chế, do đó điều quan trọng là phải chú ý đến vốn lưu động và thiết lập các quy trình để quản lý vốn trước những thách thức - chẳng hạn như đại dịch - phát sinh.

Mặc dù COVID-19 không ảnh hưởng đến mọi ngành theo cách giống nhau, nhưng sự không chắc chắn mà nó tạo ra khiến nhiều chủ sở hữu phải quan tâm đến vốn lưu động. Và vì lý do chính đáng:Một nghiên cứu của Cục Dự trữ Liên bang năm 2021 cho thấy 65% ​​doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn trong việc thanh toán chi phí hoạt động vào năm 2020 và gần một nửa gặp khó khăn trong việc trả tiền thuê nhà hoặc trả bớt nợ.

Trong thời gian làm Giám đốc tài chính phân đoạn, tôi đã thấy nhiều công ty phải vật lộn để thực hiện một chiến lược hiệu quả để quản lý dòng tiền của họ. Thông thường, họ tìm đến các nguồn tài trợ bên ngoài trước khi xem xét nội bộ, điều này có thể hấp dẫn đối với một doanh nghiệp đang phát triển, nhưng các công ty hiếm khi huy động đủ tiền mặt theo cách đó.

Ít hơn 5% các công ty khởi nghiệp huy động vốn đầu tư mạo hiểm. Và việc đăng ký các khoản vay cũng không chắc chắn:Theo một cuộc khảo sát của Cục Dự trữ Liên bang năm 2019, chỉ một nửa số công ty nhỏ của Hoa Kỳ đã đăng ký tài trợ nhận được đầy đủ số tiền cần thiết. Đối với hơn một nửa số doanh nghiệp nhỏ, tài trợ từ bên ngoài liên quan đến việc thêm các khoản bảo lãnh cá nhân làm tài sản đảm bảo cho khoản nợ. Như những người chủ sở hữu này đang thấy, những khoản nợ đó có thể đến hạn thanh toán trước khi hoạt động kinh doanh hồi phục trở lại.

Bước đầu tiên tốt hơn là tạo phương pháp tiếp cận có cấu trúc để quản lý dòng tiền và đảm bảo rằng nó được tối ưu hóa hoàn toàn. Điều này sẽ không chỉ cung cấp đủ thanh khoản để duy trì hoạt động và tăng trưởng quỹ trong thời kỳ tốt đẹp mà còn tạo thêm một lớp ổn định trong thời kỳ khó khăn — đồng thời loại bỏ hoặc giảm nhu cầu tài chính bổ sung.

Phương pháp tiếp cận có cấu trúc dựa trên ba trụ cột chính:

1. Thực hiện các phương pháp hay nhất để quản lý vốn lưu động.
2. Tạo dự báo dòng tiền và thiết lập kỷ luật để xem xét.
3. Tham gia vào việc lập kế hoạch kịch bản và chuẩn bị cho cả những thách thức và khó khăn.

Triển khai các phương pháp hay nhất để quản lý vốn lưu động

Vốn lưu động là chênh lệch giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn, và nó thể hiện khả năng thanh khoản sẵn có của một doanh nghiệp để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn của mình. Trước khi bạn lập kế hoạch quản lý chu kỳ này và cải thiện dòng tiền, hãy bắt đầu bằng cách hiểu và tối ưu hóa từng yếu tố sau:khoản phải thu, khoản phải trả và hàng tồn kho.

Các khoản phải thu

Bạn có thể muốn nới lỏng điều khoản thanh toán để tạo ra nhiều hoạt động kinh doanh hơn, chẳng hạn như giảm giá hoặc cho phép khách hàng thanh toán muộn vì không có quy trình theo dõi chính thức. Nhưng có sự đánh đổi giữa tính thanh khoản và lợi nhuận:Nếu bạn cung cấp cho khách hàng của mình quá nhiều, bạn có thể kiếm được nhiều doanh thu nhưng không kiếm được nhiều tiền mặt.

Nắm bắt ba cơ hội quan trọng sau để tối ưu hóa các khoản phải thu của bạn:

1. Điều chỉnh Tài chính và Bán hàng . Các bộ phận này cần làm việc cùng nhau để phát triển các điều khoản thanh toán hợp lý cho cả khách hàng và công ty. Sau khi chính sách được xác định, hãy xem lại dữ liệu tổng thể của khách hàng, kiểm tra bất kỳ điểm bất thường nào và điều chỉnh những điểm bất thường mà bạn có thể tìm thấy. Ví dụ:nếu chính sách này có hiệu lực trong 30 ngày, thì dữ liệu chính của khách hàng sẽ không có giá trị trong 60 ngày.
2. Tạo quy trình thanh toán hiệu quả . Tự động hóa là chìa khóa ở đây, nhưng ngay cả việc lập hóa đơn tự động cũng có thể có lỗi hoặc xuất hiện muộn. Điều này có thể do chuỗi phê duyệt không hiệu quả, dữ liệu không chính xác hoặc các lỗi khác. Tập trung vào việc tạo ra một quy trình tinh gọn, đặt thời hạn nội bộ để gửi hóa đơn — lý tưởng là trong vòng một ngày kể từ ngày ký đơn đặt hàng — và xác định chủ sở hữu của dữ liệu tổng thể về khách hàng để đảm bảo ai đó chịu trách nhiệm cập nhật hóa đơn đó.
3. Chính thức hóa chiến lược thu thập . Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn có thể dễ dàng theo dõi tình trạng lão hóa trên báo cáo tài khoản phải thu của mình để bạn có thể nhanh chóng biết được liệu có tài khoản nào sắp quá hạn hay không. Tiếp theo, xác định lịch trình xem xét thường xuyên — ví dụ:kiểm tra quá hạn hàng tuần hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. Sau đó, xác định quy trình và lịch trình cho lời nhắc và các bước báo cáo tiếp theo. Cuối cùng, mặc dù theo truyền thống, bộ phận tài chính có vai trò xử lý các khoản thu nợ, nhưng việc duy trì mối quan hệ chặt chẽ với nhóm bán hàng có thể tạo điều kiện tiếp cận hiệu quả hơn với những khách hàng quá hạn.

Các khoản phải trả

Mặc dù bạn có thể đặt các điều khoản cho các khoản phải thu, nhưng các khoản phải trả yêu cầu bạn tuân theo các điều khoản của người khác. Các điều khoản thanh toán có thể rất khác nhau trên cơ sở nhà cung cấp của bạn, tạo ra cả cơ hội và thách thức.

Dưới đây là ba cách tuyệt vời để tối ưu hóa các khoản phải trả của bạn:

1. Thương lượng điều khoản thanh toán ngoài giá . Chúng ta thường tập trung quá nhiều vào giá cả mà chúng ta quên xem xét các điều khoản thanh toán có thể ảnh hưởng đến dòng tiền của chúng ta như thế nào. Khi đánh giá một nhà cung cấp mới, hãy luôn thương lượng các điều khoản thanh toán, chẳng hạn như giảm thiểu các khoản thanh toán trước hoặc đồng ý với các điều khoản tín dụng phù hợp với dự báo tiền mặt của bạn. Điều này có thể là thách thức đối với một doanh nghiệp mới hơn, nhưng khi doanh nghiệp phát triển và danh tiếng của nó được cải thiện, bạn nên thương lượng lại các điều khoản này.
2. Tăng khả năng hiển thị vào dữ liệu mua sắm của bạn . Khi quy trình mua sắm để thanh toán của bạn không đủ mạnh để cung cấp thông tin đáng tin cậy cho dự báo dòng tiền của bạn, có thể khó xác định các vấn đề và lập kế hoạch hiệu quả. Đảm bảo các đơn đặt hàng và hóa đơn mua hàng của bạn được khớp kịp thời để giúp bạn dễ dàng biết được mình có đang đi đúng hướng để đáp ứng chi phí của mình hay không.
3. Tối ưu hóa thời gian thanh toán của bạn . Nói chung, tốt nhất là bạn nên tuân theo lịch thanh toán đã thiết lập của mình để đảm bảo khả năng dự đoán, nhưng không loại trừ hoàn toàn việc thanh toán sớm khi điều đó có ý nghĩa. Nếu kế hoạch của bạn cho thấy bạn có dư tiền mặt, hãy cân nhắc tạm ứng tiền cho những nhà cung cấp có chiết khấu khi thanh toán sớm.

Khoảng không quảng cáo

Hàng tồn kho thường là hố tiền lớn nhất đối với một doanh nghiệp. Không phải tất cả các công ty đều kinh doanh hàng tồn kho, nhưng nếu công ty của bạn làm vậy, hãy ghi nhớ ba phương pháp sau:

1. Xác định mức tồn kho tối thiểu . Để tránh tích trữ quá nhiều tiền mặt trong kho, hãy cố gắng duy trì mức tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu biến động mà không bị dư thừa quá nhiều. Chiến lược ban đầu cho một doanh nghiệp nhỏ hoặc mới hơn có thể là tập trung vào việc giảm số lượng SKU. Chỉ giữ những món phổ biến nhất trên tay và đặt những món còn lại nếu cần. Việc này có thể làm tăng thời gian giao hàng đối với những mặt hàng đó nhưng sẽ giúp bạn không nhận được tiền mặt lâu hơn.
2. Theo dõi các mẫu nhu cầu . Điều quan trọng là phải hiểu nhu cầu của bạn thay đổi như thế nào trong suốt cả ngày, tuần, tháng và năm để tối ưu hóa mức tồn kho. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc ước tính, hãy cân nhắc chọn các nhà cung cấp lân cận có thể giao hàng nhanh hơn để bạn có thể đặt hàng các lô nhỏ thường xuyên hơn thay vì tận dụng các đơn đặt hàng số lượng lớn được chiết khấu có thể bị lãng phí. Tùy thuộc vào những gì bạn bán, bạn có thể đặt hàng khoảng không quảng cáo của mình theo yêu cầu.
3. Xem thời gian thực . Có nhiều chương trình phần mềm cho phép bạn quản lý hàng tồn kho của mình. Đảm bảo rằng của bạn có thể cung cấp cho bạn cái nhìn thời gian thực về kho hàng của bạn và vị trí của nó (nếu có) để bạn không vô tình mua quá nhiều. Nếu bạn không có giải pháp phần mềm, trước tiên hãy đảm bảo có quy trình để bán hoặc sử dụng những mặt hàng cũ nhất để giảm lãng phí.

Tạo Dự báo dòng tiền và thiết lập kỷ luật để xem xét

Khi bạn đã đặt nền móng cho việc quản lý tiền mặt có kỷ luật, bạn có thể bắt đầu theo dõi dòng tiền của mình và lập kế hoạch trước. Nhiều doanh nghiệp chỉ giám sát chặt chẽ dòng tiền của họ khi họ gặp vấn đề về thanh khoản, nhưng việc theo dõi thường xuyên có thể giúp bạn tận dụng được nguồn tiền thặng dư. Tự động hóa cực kỳ hữu ích ở đây, nhưng khi đó không phải là một tùy chọn, thì đây là một số bước thực tế để quản lý nó bằng tay:

Chọn Khoảng thời gian Dự báo và Phương pháp của Bạn

Dự báo từ 12 đến 18 tháng là một nguyên tắc chung, nhưng nó có thể không có ý nghĩa đối với công ty hoặc ngành của bạn. Khi bạn xác định khoảng thời gian dự báo hợp lý, bạn sẽ có thể tiếp tục khi có nhiều dữ liệu hơn.

Có hai phương pháp luận cần xem xét để dự báo tiền mặt, tùy thuộc vào thời kỳ và nhu cầu của bạn:

1. Phương pháp trực tiếp —Thông thường dưới 12 tháng. Nó sử dụng các lịch trình riêng biệt cho lượng tiền vào và ra dự kiến ​​dựa trên dự báo cơ sở tiền mặt (thay vì cơ sở dồn tích). Phương pháp này tốt nhất cho việc lập kế hoạch thanh khoản ngắn hạn.
2. Phương pháp gián tiếp —Thông thường trong hơn 12 tháng. Dự báo dòng tiền dựa trên báo cáo thu nhập dự báo liên kết với bảng cân đối kế toán DSO (số ngày bán hàng), DPO (số ngày phải trả) và DIO (số ngày tồn kho). Cách tiếp cận này có thể trở nên kém chính xác hơn so với phương pháp trực tiếp, có nghĩa là cách tốt nhất để lập kế hoạch chi phí vốn hoặc phân bổ vốn dài hạn.

Tập trung vào các đầu ra hữu ích

Kết quả đầu ra phải cung cấp các kết quả chính để hỗ trợ việc ra quyết định. Mức độ phức tạp của dự báo có thể thay đổi tùy theo nhu cầu và quy mô của công ty bạn, nhưng nó phải chứa ba yếu tố chính:

1. Tiền mặt hoạt động
2. Đầu tư tiền mặt (chi tiêu vốn hoặc không đầu tư)
3. Tiền mặt tài trợ (nợ hoặc vốn chủ sở hữu)

Tiền mặt hoạt động nên là lĩnh vực trọng tâm chính của bạn vì điều đó sẽ xác định nhu cầu tài chính của bạn hoặc cơ hội tái đầu tư vốn vào các sáng kiến ​​chiến lược.

Mục tiêu chính của dự báo dòng tiền là cung cấp thông tin hữu ích nên nó phải phù hợp với mục đích. Giữ cho mô hình của bạn càng đơn giản càng tốt — mô hình càng phức tạp thì càng dễ bị lỗi và thông tin có thể trở nên ít hữu ích hơn. Giữ cho đầu vào của bạn có tổ chức, xử lý đơn giản và đầu ra rõ ràng.

Thiết lập Lịch trình Đánh giá

Trong thời gian bình thường, có thể đủ để xem xét dòng tiền của bạn hàng tháng, nhưng khi điều kiện trở nên khó khăn hơn, bạn có thể muốn chuyển sang đánh giá hàng tuần để cải thiện độ chính xác của thông tin. So sánh dự báo của bạn với tuyên bố thực tế của bạn và phân tích các phương sai để cải thiện độ chính xác. Lên lịch xem xét trước ngày thanh toán xác định của công ty để có thể quản lý các điều chỉnh đối với kế hoạch thanh toán.

Tham gia vào Lập kế hoạch Kịch bản và Chuẩn bị cho Những Thử thách và Cạm bẫy

Trong những thời điểm không chắc chắn — chẳng hạn như đại dịch — có thể hữu ích nếu lập kế hoạch kịch bản nào đó và xác định các hành động mà doanh nghiệp của bạn có thể cần thực hiện để duy trì hoạt động. Xác định kết quả trường hợp tốt nhất, trường hợp trung bình và trường hợp xấu nhất. Đối với mỗi trường hợp, hãy ước tính cuộc khủng hoảng có thể kéo dài bao lâu và những biện pháp nào nên được áp dụng để duy trì hoạt động kinh doanh của bạn trong thời gian đó.

Nếu bạn đang lập kế hoạch trong thời gian ổn định hơn, bạn vẫn có thể căng thẳng kiểm tra dự báo của mình. Xác định điều gì có thể gây ra vấn đề thanh khoản (chẳng hạn như thuê nhân viên mới, mở chi nhánh hoặc nhà máy mới, đầu tư vào các dự án vốn hoặc điều chỉnh để tiếp xúc đáng kể với một khách hàng trở thành khách hàng kém tin cậy hơn), xác định điều đó có thể ảnh hưởng như thế nào đến dự báo của bạn và xác định những gì bạn có thể làm để giảm thiểu rủi ro.

Cách quản lý tình trạng thiếu hụt và khủng hoảng thanh khoản:Kiểm soát và mua thời gian

Khủng hoảng thiếu hụt và thanh khoản có thể xuất phát từ các yếu tố bên ngoài (ví dụ, điều kiện thị trường thay đổi) hoặc bên trong (ví dụ, hoạt động kém hiệu quả). Trong cả hai trường hợp, điều quan trọng nhất cần làm là dành đủ thời gian để giải quyết những thách thức trong tổ chức của bạn hoặc giúp bạn vượt qua cho đến khi điều kiện thị trường ổn định.

Trước khi giải quyết thay đổi chiến lược hoặc hoạt động, hãy hiểu rõ nhất có thể về lượng thời gian bạn cần mua. (Như chúng ta đã thấy trong thời kỳ đại dịch, một số cú sốc khó dự đoán hơn những cú sốc khác.) Trong giai đoạn này, hãy tập trung giải quyết vấn đề ngắn hạn theo cách hỗ trợ tối đa cho mục tiêu dài hạn của bạn.

Đặc biệt chú ý đến các hành động tức thì có thể tạo ra tiền mặt mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và thực hiện càng nhiều càng tốt. Một số ví dụ thực tế bao gồm:

• Giảm các chi phí không mang tính chiến lược.
• Tập trung vào các sản phẩm và dịch vụ có tỷ suất lợi nhuận cao hơn.
• Không mua tài sản — hãy thuê chúng. Bán các tài sản không mang tính chiến lược và nếu khả thi, hãy bán và cho thuê lại những tài sản chiến lược.
• Ưu tiên những khách hàng ít rủi ro hơn để tăng khả năng các khoản thanh toán sẽ đến đúng hạn.
• Nhận đơn đặt hàng trước cho các sản phẩm nếu bạn có bất kỳ sản phẩm nào trong quá trình chuẩn bị.
• Không cắt giảm chi phí trong các lĩnh vực ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh nếu chúng không tạo ra bất kỳ lợi ích tiền mặt nào.

Có lẽ điều quan trọng nhất trong tất cả:Liên lạc với các chủ nợ của bạn. Giao tiếp cởi mở là rất quan trọng để mua thời gian. Khi khủng hoảng thanh khoản xảy ra, điều tự nhiên là bạn muốn giữ thông tin đó cho các nhà cung cấp của mình để không làm tổn hại đến danh tiếng của công ty, nhưng sự im lặng sẽ làm tổn hại danh tiếng của bạn nhiều hơn. Việc trì hoãn thanh toán mà không có lời giải thích sẽ luôn làm tổn hại đến lòng tin của nhà cung cấp của bạn. Hãy cho các nhà cung cấp của bạn biết điều gì đang xảy ra với doanh nghiệp của bạn, tại sao họ không được thanh toán và khi nào họ có thể mong đợi khoản thanh toán dựa trên kế hoạch xử lý khủng hoảng của bạn.

Cách Quản lý Thanh khoản Thặng dư:Điều chỉnh Vốn phù hợp với Chiến lược

Mặc dù có thể bớt căng thẳng hơn khi quản lý thanh khoản dư thừa so với tình trạng thiếu hụt, nhưng nó có thể dễ dàng mắc sai lầm. Rủi ro chính là phân bổ vốn vào các lĩnh vực không mang tính chiến lược cho doanh nghiệp hoặc trả lại tiền cho cổ đông trước khi phân tích xem bạn có đủ tiền mặt để thực hiện các chi tiêu vốn quan trọng về mặt chiến lược hay không.

Cách tốt nhất để tối ưu hóa số tiền dư thừa của bạn là:

• Xác định các ưu tiên chiến lược cho doanh nghiệp và phân bổ đủ vốn để đạt được các mục tiêu này.
• Khám phá các cơ hội chiến lược để chi tiêu số tiền dư thừa (ví dụ:thanh toán trước cho nhà cung cấp để được giảm giá).
• Xác định mức tiền mặt phù hợp để giữ bên cạnh làm vật đệm cho những thời điểm tồi tệ.
• Trả lại bất kỳ khoản tiền mặt nào còn lại cho các cổ đông.

Những điểm rút ra chính

Tạo ra kỷ luật trong tổ chức của bạn là rất quan trọng để tối ưu hóa dòng tiền của bạn, tăng khả năng phục hồi của bạn trước các cú sốc thanh khoản và nắm bắt các cơ hội khi thanh khoản dư thừa phát sinh. Để làm điều này:

• Đặt nền tảng cho việc quản lý dòng tiền.
• Tạo một cách tiếp cận có cấu trúc để lập kế hoạch và xem xét.
• Dành thời gian trong thời gian khủng hoảng thanh khoản để kiểm soát dòng tiền của bạn và cẩn thận giải quyết tình huống ngắn hạn mà không ảnh hưởng đến các mục tiêu dài hạn của bạn.
• Điều chỉnh vốn cho phù hợp với chiến lược và tạo lợi thế cạnh tranh khi gặp khó khăn.