Việc duy trì tình trạng tài chính của doanh nghiệp có thể phụ thuộc vào cách bạn theo dõi chi phí của mình. Cho dù bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ hay một doanh nghiệp lớn hơn, việc sắp xếp chi phí có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn, quản lý ngân sách và chuẩn bị cho mùa thuế.

Nếu bạn cần trợ giúp quản lý doanh nghiệp của mình, cố vấn tài chính có thể đề xuất các chiến lược để quản lý dòng tiền, giảm nghĩa vụ thuế và lập kế hoạch tăng trưởng dài hạn.

Hiểu chi phí kinh doanh

Chi phí kinh doanh là những chi phí phát sinh trong quá trình điều hành doanh nghiệp thông thường. Những chi phí này rất cần thiết để tạo ra doanh thu; và do đó, chúng có thể được khấu trừ khỏi thuế thu nhập của bạn để giảm bớt nghĩa vụ thuế chung của bạn.

Các ví dụ phổ biến về chi phí kinh doanh bao gồm:

• Thuê văn phòng
• Tiện ích
• Lương nhân viên
• Vật tư văn phòng
• Chi phí đi lại
• Chi phí tiếp thị
• Phí pháp lý và/hoặc phí kế toán
• Đăng ký phần mềm

Bạn nên lưu ý để phân biệt giữa chi phí vốn là khoản đầu tư vào tài sản dài hạn như thiết bị hoặc tài sản và chi phí hoạt động là chi phí liên tục cho hoạt động hàng ngày.

Điều này rất quan trọng vì chúng được đối xử khác nhau vì mục đích thuế. Chi phí vốn thường được khấu trừ theo thời gian thông qua khấu hao, trong khi chi phí hoạt động thường có thể được khấu trừ trong năm chúng phát sinh, ảnh hưởng đến thu nhập chịu thuế của bạn.

Để theo dõi chi phí, nhiều doanh nghiệp tổ chức biên lai, sử dụng phần mềm kế toán và thường xuyên phân loại chi phí theo hoạt động hoặc vốn để lập ngân sách và báo cáo thuế chính xác. Dưới đây là bảy bước cơ bản để giúp bạn bắt đầu:

1. Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp: Tài khoản ngân hàng dành riêng cho doanh nghiệp cho phép bạn theo dõi dòng tiền của công ty mình, tránh trộn lẫn các giao dịch cá nhân với giao dịch kinh doanh và chuẩn bị hồ sơ rõ ràng để khai thuế và khấu trừ thuế. 
2. Sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp: Thẻ tín dụng doanh nghiệp tạo ra các báo cáo hàng tháng cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về chi tiêu của công ty bạn. Nó cũng giúp bạn dễ dàng phát hiện các giao dịch bất thường hoặc hoạt động gian lận. Ngoài ra, nhiều thẻ tín dụng doanh nghiệp còn cung cấp các lợi ích như hoàn tiền, giảm giá hoặc thưởng du lịch giúp bạn tiết kiệm tiền cho các chi phí định kỳ.
3. Có chính sách chi tiêu: Nhân viên nên hiểu những gì đủ điều kiện là chi phí kinh doanh và cách báo cáo nó. Chính sách của bạn nên phác thảo các chi phí cho phép, các yêu cầu về tài liệu (như biên lai) và quy trình hoàn trả. Chính sách chi tiêu hợp lý giúp giảm nhầm lẫn và giảm thiểu rủi ro chi tiêu trái phép.
4. Chọn phần mềm kế toán phù hợp: Các ứng dụng và phần mềm báo cáo chi phí như QuickBooks, FreshBooks hoặc Xero có thể phân loại giao dịch, tạo báo cáo tài chính và chuẩn bị chứng từ thuế. Hãy tìm phần mềm tích hợp với tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng của doanh nghiệp bạn, đồng thời cung cấp các tính năng như lập hóa đơn tự động. 
5. Kết nối các tổ chức tài chính: Nhiều chương trình phần mềm kế toán cho phép bạn liên kết trực tiếp tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thẻ tín dụng của công ty với hệ thống kế toán của bạn. Kết nối này tự động nhập các giao dịch, giúp phân loại chi phí dễ dàng hơn và giảm lỗi nhập thủ công.
6. Sử dụng hóa đơn: Lưu giữ hồ sơ của tất cả các hóa đơn được gửi đến và nhận từ nhà cung cấp, khách hàng và nhà thầu để bạn có thể theo dõi thu nhập và chi phí hiệu quả hơn.
7. Ghi lại chi phí thường xuyên: Dành thời gian mỗi tuần hoặc mỗi tháng để cập nhật chi phí của bạn. Thói quen này giúp bạn tránh bỏ sót các giao dịch hoặc biên lai, giúp việc chuẩn bị thuế dễ dàng hơn và giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính của doanh nghiệp mình.

Lợi ích của việc theo dõi chi phí kinh doanh

Theo dõi chi phí kinh doanh có thể giúp bạn quản lý dòng tiền, giảm nghĩa vụ thuế và cải thiện các quyết định lập ngân sách. Dưới đây là ba lợi ích chung cần ghi nhớ:

• Cải thiện quản lý tài chính. Theo dõi chi phí chính xác giúp bạn biết dòng tiền của mình đang đi đâu, cho phép bạn quản lý ngân sách, trang trải chi phí hoạt động và đầu tư vào các cơ hội tăng trưởng.
• Chuẩn bị và tuân thủ thuế. Việc lưu giữ hồ sơ chi tiết về chi phí của bạn sẽ đơn giản hóa quy trình khai thuế và đảm bảo bạn yêu cầu tất cả các khoản khấu trừ đủ điều kiện, giảm nghĩa vụ thuế và tránh bị kiểm toán.
• Trách nhiệm giải trình và tính minh bạch. Việc duy trì hồ sơ chi phí chính xác sẽ thúc đẩy tính minh bạch tài chính và trách nhiệm giải trình, điều này rất quan trọng để xây dựng niềm tin với các bên liên quan, nhà đầu tư và nhân viên.

Dòng mấu chốt

Theo dõi chi phí của bạn có thể giúp bạn duy trì tình trạng tài chính của doanh nghiệp và hỗ trợ đưa ra quyết định tốt hơn. Sử dụng phương pháp tiếp cận có hệ thống với các công cụ và chính sách phù hợp cũng có thể đơn giản hóa việc quản lý chi phí, giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và giảm bớt căng thẳng.

Mẹo dành cho doanh nghiệp

• Cố vấn tài chính có thể giúp bạn quản lý doanh nghiệp của mình bằng cách lập kế hoạch tài chính để dự đoán thu nhập, dòng tiền trong tương lai và những thay đổi trong bảng cân đối kế toán. Tìm một cố vấn tài chính không phải là khó khăn. Công cụ miễn phí của SmartAsset kết nối bạn với tối đa ba cố vấn tài chính đã được hiệu đính phục vụ khu vực của bạn và bạn có thể thực hiện cuộc gọi giới thiệu miễn phí với cố vấn phù hợp để quyết định xem bạn cảm thấy ai phù hợp với mình. Nếu bạn đã sẵn sàng tìm một cố vấn có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu tài chính của mình, hãy bắt đầu ngay bây giờ.
• Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách lập kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp của mình, hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn qua các phần cơ bản. 

Nguồn ảnh:©iStock.com/Ridofranz, ©iStock.com/PeopleImages, ©iStock.com/dragana991