Quy trình làm việc là một quy trình kinh doanh được tùy chỉnh chính thức, một phương pháp mà nhiều thành viên trong nhóm với các trách nhiệm khác nhau có thể sử dụng để cảm thấy tin tưởng rằng họ hiểu nhau, đồng ý về cách xử lý công việc và có thể đo lường và lập kế hoạch dựa trên kết quả nhất quán.
Các yếu tố thành công quan trọng nhất để triển khai giải pháp quy trình làm việc xảy ra trước khi bạn định cấu hình hoặc sử dụng phần mềm quy trình làm việc.
Ghi lại quy trình công việc hiện có của bạn. Bằng cách khách quan hóa những gì bạn và nhóm của bạn thực sự làm ngày hôm nay, việc xác định các khu vực mà bạn có thể cải thiện hiệu quả sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Bạn càng ít đưa ra giả định về những gì người khác làm, bạn càng chính xác. Bạn càng chính xác, thì quy trình làm việc mới của bạn sẽ được tất cả nhân viên của bạn áp dụng tốt hơn.
Tập trung vào:
Viết tuyên bố mục tiêu. Sau khi bạn và nhóm của bạn ghi lại quy trình làm việc hiện có, hãy xem lại mục tiêu dự kiến của quy trình đó.
Thành công trông như thế nào khi quy trình làm việc hoàn tất?
Khi tất cả các thành viên thích hợp của một tài liệu nhóm và đồng ý về kết quả thành công là như thế nào, việc đạt được sự đồng thuận về một quy trình tiêu chuẩn hóa rất đơn giản vì tất cả những người ra quyết định đều đã thống nhất về vị trí của họ, nơi họ muốn đến và có thể xem xét từng khả năng về mặt định lượng.
Thêm, thay đổi hoặc điều chỉnh. Với quy trình hiện có được lập thành văn bản và sự rõ ràng về những gì bạn đang cố gắng đạt được, bước tiếp theo là điều chỉnh và cải thiện quy trình hiện có bằng cách loại bỏ sự dư thừa và bao gồm khả năng của các công cụ mới.
Bước này không chỉ là một bài tập trí tuệ.
Các chuyên gia về chủ đề nên coi nó là một việc thực hành và lặp đi lặp lại. Ý tưởng là tiết lộ phương pháp tốt nhất có thể ở công ty của bạn.
Xem xét để có sự đồng thuận. Kết hợp những phát hiện trong Yếu tố Thành công 3 (ở trên) vào quy trình được lập thành văn bản của bạn và gặp gỡ tất cả nhân viên có liên quan để xác nhận rằng mọi người liên quan tin rằng nó sẽ hoạt động.
Cho đến khi đạt được sự đồng thuận, hãy yêu cầu các chuyên gia về vấn đề trở lại Yếu tố Thành công 3 (ở trên) để điều chỉnh lại quy trình cho đến khi đạt được sự đồng thuận.
Doc-It Inc sẽ có mặt tại Accountex trên Stand 936 (1-2 tháng 5, ExCeL London.
www.doc-it.com