Không còn nghi ngờ gì nữa, việc chuyển hướng sang số hóa đang được cảm nhận rộng rãi ở khắp mọi nơi, kể cả trong lĩnh vực kế toán. Là một phần của sự thay đổi đó, chúng tôi đã thấy những thay đổi về luật được đưa ra, chẳng hạn như GDPR và gần đây là Tạo thuế kỹ thuật số (MTD), đã thúc đẩy các doanh nghiệp hướng tới một phương thức làm việc mới. Tuy nhiên, có rất nhiều bằng chứng thuyết phục rằng cách làm việc mới này là một cách làm việc tốt hơn.
Số hóa mang đến cho các doanh nghiệp cơ hội lớn để nâng cao hiệu quả và năng suất bằng cách tự động hóa các tác vụ quản trị. Những hiểu biết của riêng chúng tôi, do một công ty nghiên cứu độc lập thực hiện, cho thấy các doanh nghiệp Vương quốc Anh dành 120 ngày mỗi năm để làm các công việc hành chính. Đặt điều đó vào bối cảnh, con số đó tương đương với 30,8 tỷ bảng Anh mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã thiệt hại chung do thiếu năng suất liên quan đến việc quản lý không cần thiết.
Từ góc độ ngành kế toán, công nghệ kỹ thuật số đang cho phép các phương thức nhận, xử lý và giao tiếp dữ liệu hiệu quả hơn nhiều so với trước đây, đồng thời cho phép họ tương tác với khách hàng thường xuyên hơn, giúp xây dựng mối quan hệ sâu sắc hơn và gia tăng nhiều giá trị hơn. MTD theo nhiều cách đã mở đường cho các kế toán viên giúp đỡ những khách hàng chưa làm được điều đó để thực hiện bước đầu tiên hướng tới số hóa và một tương lai hiệu quả hơn.
Mặc dù vậy, việc bắt khách hàng thực hiện bước đầu tiên đó, ngay cả trong số những người hiện được yêu cầu làm như vậy theo luật mới, không phải lúc nào cũng diễn ra nhanh chóng.
Thực tế đơn giản là không phải tất cả các khách hàng đều giống nhau và nhiều người sẽ có quan điểm riêng về quá trình chuyển đổi kỹ thuật số đang diễn ra. Sẽ có một số người không muốn, dù sợ thay đổi hoặc thiếu hiểu biết về lợi ích của việc làm đó, và một số người có thể có ý chí nhưng không có kỹ năng. Những gì chúng ta biết có hiệu quả trong việc vượt qua một số rào cản đó là một cách tiếp cận phù hợp, một cách tiếp cận được định hình bằng cách đặt bạn vào vị trí của họ. Dưới đây là một số mẹo có thể hữu ích cho việc đó:
Bắt đầu bằng cách phân đoạn khách hàng bằng cách xác định vị trí của họ trong hành trình kỹ thuật số. Điều đó có thể bao gồm việc xem xét các quy trình ghi sổ kế toán hiện tại, khả năng và nguồn lực của họ để thực hiện chuyển đổi và mong muốn của họ để làm như vậy. Nó sẽ đòi hỏi phải đi sâu vào bất kỳ điểm khó khăn nào và đưa những điểm đó vào bối cảnh kế hoạch kinh doanh của họ.
Sau đó, nếu họ rơi vào ngưỡng VAT và bây giờ được yêu cầu gửi tờ khai kỹ thuật số, hãy đảm bảo bạn thông báo rõ ràng quy trình sẽ đòi hỏi gì, cách bạn có thể hỗ trợ điều đó và các công cụ kỹ thuật số có thể phù hợp với họ. Điều quan trọng là bạn phải chia sẻ nhiều thông tin dễ hiểu về lý do tại sao việc thực hiện thay đổi này là một điều tốt cho doanh nghiệp và nhóm của họ. Khi họ đã hiểu rõ hơn về bức tranh toàn cảnh, chỉ khi đó, bạn mới nên bắt đầu nghiên cứu các thực tế và quá trình tham gia.
Chúng tôi biết rằng việc giới thiệu thay đổi thường có thể cảm thấy hơi quá sức đối với các chủ doanh nghiệp bận rộn, vì vậy, đảm bảo rằng họ cảm thấy họ có sự hỗ trợ của một cố vấn đáng tin cậy là chìa khóa để giảm bớt bất kỳ mối lo ngại nào. Đảm bảo có sẵn một kế hoạch dịch vụ phù hợp với lời hứa sẽ có nhiều lời khuyên và đào tạo liên tục nếu cần. Và như một phần của quá trình cầm tay đó, hãy ngồi xuống với họ và vạch ra một lộ trình bao gồm một vài lần chạy thử trước khi họ cần nộp tờ khai thuế GTGT đầu tiên theo kỹ thuật số 'thực tế'.
MTD đánh dấu một cơ hội tuyệt vời cho các doanh nghiệp để gặt hái những lợi ích về năng suất của việc số hóa thuế và thực hiện một bước quan trọng để hợp lý hóa cách thức hoạt động kinh doanh của họ. Nó cung cấp thông tin chi tiết phong phú hơn để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn và giảm thời gian lãng phí cho các nhiệm vụ quản trị không cần thiết. Từ quan điểm của kế toán viên, MTD chắc chắn sẽ có tác động đến các mối quan hệ với khách hàng, nhưng nó lại đi kèm với các cơ hội mới. Ít nhất, đó là cơ hội để liên lạc với khách hàng và nâng cao trạng thái cố vấn đáng tin cậy của bạn bằng cách giúp họ chuyển sang cách làm việc kỹ thuật số - điều này đang diễn ra, cho dù họ có muốn hay không.
Tôi sẽ tổ chức một ‘ Tạo thuế kỹ thuật số:Phòng khám nhanh chóng ' trên Sage Stand (đứng 720) tại Accountex vào cả hai ngày từ 12 giờ trưa đến 1,45 giờ chiều. Tôi sẽ tham gia cùng Verna Gellvear từ Nhóm Sẵn sàng cho Bên liên quan của Khách hàng từ HMRC và Chris Downing, Giám đốc Sản phẩm, Kế toán, Sage, và chúng tôi sẽ chia sẻ thêm lời khuyên về cách chúng tôi có thể giúp bạn với đại lý và hành trình đăng ký kinh doanh.