Chi phí. Chúng ta không thể thoát khỏi chúng. Nhưng nếu chú ý cẩn thận, bạn có thể sử dụng chúng để giảm nghĩa vụ thuế của mình. Khi bạn biết những khoản chi phí kinh doanh nào cần khấu trừ, bạn sẽ chắc chắn rằng mình sẽ không phải trả nhiều hơn mức cần thiết. Vì vậy, không cần nói thêm, chi phí kinh doanh là gì?

Đọc tiếp để tìm hiểu cách tối đa hóa lợi nhuận của bạn khi bạn sử dụng các chi phí kinh doanh hợp pháp để giảm thuế.

Chi phí kinh doanh là gì?

Chi phí kinh doanh là chi phí bạn phải chịu trong khi điều hành hoạt động kinh doanh của mình. Các loại chi phí kinh doanh bao gồm mọi thứ, từ tiền thuê mặt bằng cửa hàng đến chi phí trả lương cho doanh nghiệp nhỏ. Chi phí của bạn đóng một vai trò trong việc bạn sẽ có lãi ròng hay lỗ trong một khoảng thời gian. Có cả chi phí kinh doanh cố định (chi phí không thay đổi) và chi phí kinh doanh biến đổi (chi phí thay đổi).

Bạn ghi lại các chi phí cho hoạt động kinh doanh trên báo cáo thu nhập của mình. Bao gồm chi phí kinh doanh trong phần doanh thu và khấu trừ chúng để tính đến lãi hoặc lỗ ròng của bạn.

• Dễ dàng thêm, theo dõi và quản lý chi phí, thu nhập và tiền bạc
• Nhập khách hàng, nhà cung cấp và số dư dùng thử của bạn
• Nhanh chóng tạo báo cáo chính xác mọi lúc, mọi nơi

Bảng kê chi phí kinh doanh

Các khoản chi phí khác nhau tùy theo doanh nghiệp. Bạn có thể cắt giảm chi phí của mình tùy thuộc vào mô hình kinh doanh và ngân sách của bạn.

Vì vậy, một số chi phí kinh doanh nhỏ phổ biến là gì? Sử dụng danh sách chi phí kinh doanh của chúng tôi để tìm hiểu:

• Thanh toán tiền thuê nhà hoặc thế chấp
• Thiết bị văn phòng
• Chi phí trả lương (ví dụ:tiền lương, phúc lợi và thuế)
• Quảng cáo và tiếp thị
• Tiện ích
• Bảo hiểm cho doanh nghiệp nhỏ
• Khấu hao
• Thuế
• Thanh toán khoản vay
• Thanh toán lãi suất
• Phí kinh doanh (giấy phép, giấy phép, đăng ký, v.v.)

Chi phí kinh doanh nhỏ và thuế

Doanh nghiệp hoạt động có lãi có thể báo cáo chi phí để giảm nghĩa vụ thuế. Để khấu trừ các chi phí kinh doanh đủ điều kiện, nó cần phải vừa bình thường vừa cần thiết, theo IRS:

• Thông thường: Các khoản chi phí phổ biến trong doanh nghiệp của bạn
• Cần thiết: Các khoản chi hữu ích và phù hợp trong công việc kinh doanh của bạn

Tùy thuộc vào loại chi phí, bạn có thể khấu trừ toàn bộ số tiền. Các khoản chi khác chỉ được khấu trừ một phần. Và, một số chi phí không được khấu trừ.

Các khoản chi được trừ

Hãy xem các ví dụ về chi phí kinh doanh sau đây mà bạn có thể khấu trừ toàn bộ hoặc một phần:

• Thuế tư doanh: Bạn có thể khấu trừ một nửa nghĩa vụ thuế tư doanh nếu bạn tự kinh doanh.
• Chi phí văn phòng tại nhà: Yêu cầu khấu trừ thuế văn phòng tại nhà nếu một phần ngôi nhà của bạn được sử dụng thường xuyên và dành riêng cho việc kinh doanh.
• Số dặm kinh doanh: Nếu bạn sử dụng phương tiện cá nhân để kinh doanh, bạn có thể yêu cầu khấu trừ số dặm kinh doanh cho bất kỳ số dặm kinh doanh nào đã lái.
• Bữa ăn và giải trí: Tùy trường hợp, bạn có thể yêu cầu bồi thường 50% hoặc 100% chi phí ăn uống và giải trí.
• Quà tặng có giá trị danh nghĩa: Bạn có thể khấu trừ chi phí của hàng hóa có giá trị danh nghĩa hoặc các mặt hàng tối thiểu khác mà bạn tặng cho nhân viên vào các ngày lễ.
• Tiền lương của nhân viên: Nói chung, bạn có thể khấu trừ tiền công, tiền lương, tiền thưởng hoặc các khoản bồi thường không phải tiền mặt khác mà bạn cho nhân viên.
• Chi phí quảng cáo: Nếu bạn có chi phí quảng cáo hợp lý liên quan đến doanh nghiệp của mình, bạn thường có thể khấu trừ chúng.
• Thuê: Nếu bạn thuê tài sản để kinh doanh, bạn có thể khấu trừ số tiền.

Để biết thêm thông tin về chi phí kinh doanh được khấu trừ, hãy xem IRS Publication 535, Business Chi phí.

Các khoản chi không được trừ

Một số chi phí kinh doanh không được trừ. Các khoản chi không được trừ bao gồm:

• Chi phí vận động hành lang
• Đóng góp chính trị
• Các khoản tiền phạt và hình phạt của chính phủ (ví dụ:tiền phạt thuế)
• Các hoạt động bất hợp pháp (ví dụ:hối lộ hoặc lại quả)
• Chi phí phá dỡ hoặc tổn thất
• Chi phí giáo dục phát sinh để giúp bạn đáp ứng mức tối thiểu
• yêu cầu đối với doanh nghiệp của bạn
• Phí pháp lý phát sinh để có được tài sản kinh doanh (thường là)

Bạn cũng không thể khấu trừ “chi phí vốn” trong một lần. Chi phí vốn bao gồm những thứ như phương tiện kinh doanh và các tài sản khác. Các chi phí này giảm dần theo thời gian và bạn có thể khấu trừ số khấu hao.

Tham khảo IRS Publication 535 để biết thêm thông tin về các chi phí kinh doanh nhỏ không được khấu trừ.

Mẹo chi phí kinh doanh

Khi nói đến việc xử lý chi phí kinh doanh của bạn, các mẹo sau đây là điều bắt buộc:

1. Tách biệt chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh
2. Lập ngân sách (và cố gắng bám vào ngân sách đó)
3. Lưu giữ hồ sơ tốt
4. Biết bạn có thể khấu trừ những khoản chi phí nào

Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn cần chia nhỏ chi phí cá nhân và kinh doanh. Ngoài việc có một tài khoản ngân hàng kinh doanh riêng, bạn cần phải tách biệt các chi phí cá nhân và kinh doanh của mình. Bạn không thể yêu cầu chi phí cá nhân. Và, nếu bạn có một khoản chi phí cho một thứ gì đó được sử dụng một phần cho công việc và lý do cá nhân, bạn có thể chia và khấu trừ phần kinh doanh. Ví dụ:thiết lập một không gian văn phòng tại nhà riêng để khấu trừ văn phòng tại nhà.

Nếu bạn muốn tránh bội chi và rơi vào lãnh thổ dòng tiền âm, hãy tạo và cập nhật ngân sách hàng năm. Hãy tính đến cả chi phí cố định và chi phí biến đổi khi lập ngân sách của bạn.

Bạn đã nghe nó một lần, hai lần, vô số lần — lưu giữ hồ sơ chi tiết là điều bắt buộc trong kinh doanh. Điều này cũng xảy ra với chi phí của bạn. Theo dõi mọi thứ bạn chi tiêu và giữ lại biên lai kỹ thuật số hoặc giấy. Nếu bạn không thể nhận được biên nhận, hãy viết tay một bản ghi bao gồm ngày tháng, lý do chi phí, số tiền và nhà cung cấp.

Biết được khoản chi phí nào bạn có thể khấu trừ là điều cần thiết khi yêu cầu khấu trừ. Một lần nữa, một số chi phí kinh doanh không bao giờ được khấu trừ. Nếu bạn nghi ngờ về các khoản chi phí kinh doanh được khấu trừ, hãy kiểm tra với kế toán thuế của bạn - và luôn an toàn, lành mạnh và có lãi!

Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 12 tháng 3 năm 2015.