Quy trình lập hóa đơn của bạn có giống như thế này không? In, gấp, dán giấy vào phong bì, đóng dấu, thêm tem, thêm địa chỉ, thư và lặp lại. Nếu bạn đang suy nghĩ về việc phải gửi thêm một hóa đơn cho khách hàng của mình, bạn có thể cân nhắc việc lập hóa đơn điện tử.

Lập hóa đơn điện tử là gì?

Lập hóa đơn điện tử, còn được gọi là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn kỹ thuật số, là quá trình lập hóa đơn cho khách hàng trực tuyến chứ không phải qua thư. Khách hàng nhận được hóa đơn của họ qua email hoặc cổng thông tin an toàn (ví dụ:tài khoản trực tuyến). Nói chung, các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cũng cung cấp cho khách hàng khả năng thanh toán hóa đơn trực tuyến.

Nếu bạn đang nghĩ đến việc lập hóa đơn điện tử cho khách hàng, hãy nhớ rằng bạn cần phải bao gồm thông tin giống như bạn sẽ làm trên hóa đơn giấy. Giống như hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử bao gồm thông tin chính về giao dịch mua của khách hàng, bao gồm:

• Ngày tháng
• Thông tin khách hàng và người bán
• Hàng hoá hoặc dịch vụ đã mua
• Số tiền đến hạn
• Ngày đến hạn thanh toán
• Các phương thức thanh toán được chấp nhận
• Chiết khấu khi thanh toán sớm (nếu có)
• Số hóa đơn

Bạn có thể yêu cầu khách hàng chọn tham gia lập hóa đơn điện tử bằng cách đăng ký hoặc xác nhận rằng họ đồng ý với lập hóa đơn điện tử. Bạn thậm chí có thể thêm ưu đãi cho những khách hàng đăng ký (ví dụ:giảm $ X cho hóa đơn tiếp theo của họ). Trước khi gửi hóa đơn kỹ thuật số cho khách hàng, hãy đảm bảo họ có quyền truy cập vào địa chỉ email hoặc cổng thông tin an toàn để tránh bị chậm trễ.

Lập hóa đơn kỹ thuật số:Ưu và nhược điểm

Vì vậy, bạn nên chuyển sang lập hóa đơn điện tử hay đưa nó vào quy trình lập hóa đơn của mình? Trước khi đưa ra quyết định đó, hãy cân nhắc những ưu và nhược điểm của lập hóa đơn điện tử.

Dưới đây là một số ưu điểm của lập hóa đơn điện tử:

• Sự thuận tiện: Bạn không phải lo lắng về những thứ như mực, giấy, phong bì hoặc tem khi lập hóa đơn cho khách hàng. Thay vào đó, chỉ cần tạo và gửi hóa đơn theo phương thức điện tử.
• Tự động hóa: Tùy thuộc vào cách bạn theo đuổi hình thức lập hóa đơn điện tử (ví dụ:phần mềm kế toán), bạn có thể tự động hóa quy trình cho những khách hàng có hóa đơn định kỳ. Bằng cách đó, bạn không phải lo lắng về việc nhớ tạo và gửi hóa đơn.
• Tiết kiệm thời gian: Toàn bộ quá trình in, gửi thư, lặp lại đó? Không còn. Lập hóa đơn điện tử có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian cần thiết để gửi hóa đơn qua thư, đặc biệt nếu bạn sử dụng tự động hóa.
• Thanh toán nhanh hơn: Bạn có thể tăng tốc độ thanh toán của khách hàng (và do đó có dòng tiền lành mạnh hơn) thông qua lập hóa đơn điện tử. Khách hàng có thể thích thanh toán ngay khi nhận được hóa đơn điện tử hơn, đặc biệt nếu họ có thể thanh toán trực tuyến.
• Dấu vết giấy kỹ thuật số: Việc gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng cung cấp một đường dẫn giấy (không cần giấy tờ) được tích hợp sẵn để bạn có thể theo dõi hồ sơ tốt hơn.
• Giao hàng miễn phí liên hệ: Khách hàng của bạn nhận được hóa đơn của họ mà không cần phải tương tác với bất kỳ người hoặc giấy tờ nào.

Trước khi bạn bắt đầu gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng, hãy xem xét những điều sau:

• Vấn đề bảo mật: Một số khách hàng có thể không có địa chỉ email an toàn, điều này có thể dẫn đến các vấn đề bảo mật.
• Bộ lọc thư rác: Tùy thuộc vào cài đặt email của khách hàng, hóa đơn điện tử của bạn có thể chuyển thẳng vào thư mục spam của họ.
• Sở thích của khách hàng: Không phải tất cả khách hàng của bạn đều muốn nhận hóa đơn điện tử. Một số có thể thích bản in hơn. Một lần nữa, hãy giao tiếp với khách hàng trước khi lập hóa đơn điện tử cho họ.

Cách tạo và gửi hóa đơn điện tử

Bạn có nghĩ rằng gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng là cách tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn? Nếu vậy, hãy hiểu cách tạo và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng.

Bạn có thể tạo hóa đơn điện tử bằng:

• Mẫu
• Phần mềm kế toán

Sau khi tạo hóa đơn trực tuyến, bạn có thể gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc thông qua cổng thông tin an toàn, chẳng hạn như tài khoản trực tuyến của họ.

Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán, bạn có thể đơn giản hóa hơn nữa quy trình bằng cách:

• Thiết lập hóa đơn định kỳ
• Tự động gửi lời nhắc thanh toán
• Chọn từ các mẫu hóa đơn
• Theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán (và các hóa đơn đã thanh toán) trong phần mềm

Bạn muốn đơn giản hóa quy trình lập hóa đơn điện tử? Phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ của Patriot giúp bạn dễ dàng gửi hóa đơn điện tử có thể tùy chỉnh cho khách hàng, chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng, v.v. Bắt đầu thử nghiệm miễn phí của bạn bây giờ!