Bạn muốn cho khách hàng của mình biết chi phí ước tính của một dự án là bao nhiêu? Nếu vậy, bạn cần biết thông tin chi tiết của việc tạo ước tính kinh doanh.
Nhưng tất nhiên, bạn là một chủ doanh nghiệp bận rộn. Bạn muốn tạo ra các ước tính và tạo ra tiền hơn là đọc về chúng. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tổng hợp danh sách các dữ kiện nhanh về ước tính này.
Bắt đầu bằng cách tìm hiểu ước tính là gì; sau đó, đi sâu vào sự thật nhanh của chúng tôi.
Trước khi tìm hiểu về các dữ kiện ước tính kinh doanh chớp nhoáng của chúng tôi, hãy nói về ước tính trong kinh doanh là gì.
Ước tính kinh doanh là một tài liệu trình bày chi tiết số tiền bạn dự định tính phí cho một hàng hóa hoặc dịch vụ của khách hàng. Nó chia nhỏ chi phí theo từng dòng (ví dụ:từng chi phí cung cấp lắp đặt vách thạch cao) để khách hàng biết tổng số tiền đến từ đâu.
Tạo ước tính giúp bạn phác thảo phạm vi của một dự án, bạn sẽ tiêu tốn bao nhiêu (cả về thời gian và tiền bạc) và số tiền bạn sẽ kiếm được.
Tóm lại, tài liệu này ước tính thời gian, tiền bạc, vật liệu và nhân công cần thiết để cung cấp một hàng hóa hoặc dịch vụ.
Khi khách hàng đồng ý với một ước tính, họ nên hiểu rằng họ đồng ý với một số tiền có thể thay đổi. Hóa đơn cuối cùng (tức là hóa đơn) có thể nhiều hơn hoặc ít hơn tổng số tiền ước tính.
Sẵn sàng để bắt đầu gửi ước tính cho khách hàng? Bạn muốn cải thiện quy trình ước tính hiện tại của mình? Hãy xem sáu sự thật sau đây về ước tính để bắt đầu.
Bạn không chắc việc gửi ước tính có phù hợp với loại hình kinh doanh và ngành của mình không? Có một số doanh nghiệp sử dụng ước tính, bao gồm:
Một số doanh nghiệp lớn hơn dựa vào các công cụ ước tính chi phí để ước tính thời gian, tiền bạc, nguyên vật liệu và lao động cần thiết cho một công việc. Bạn có thể thuê một nhà tư vấn ước tính chi phí hoặc tổng hợp các ước tính của riêng bạn.
Đôi khi, mọi người sử dụng các thuật ngữ ước tính và báo giá thay thế cho nhau. Tuy nhiên, chúng không giống nhau.
Một lần nữa, ước tính là một số tiền gần đúng (hay còn gọi là dự đoán tốt nhất) về chi phí của một công việc. Giá ước tính có thể thay đổi khi bạn bắt đầu thực hiện công việc và gặp phải những trục trặc không lường trước được.
Mặt khác, một báo giá chính xác hơn và ràng buộc bạn (và khách hàng) với giá được báo giá. Khi khách hàng đồng ý với mức giá đã niêm yết, họ đồng ý trả cho bạn một mức giá cố định, cố định cho công việc.
Nếu bạn cung cấp một ước tính, giá của bạn có thể tăng hoặc giảm tùy thuộc vào thời gian và vật liệu mà bạn cần để hoàn thành công việc. Nhưng nếu bạn báo giá cho khách hàng, họ cần phải trả cho bạn giá đã báo.
Mặc dù không phải tất cả các ước tính kinh doanh đều giống nhau, nhưng hầu hết đều tuân theo một mẫu chuẩn. Bằng cách đó, khách hàng biết họ đang xem gì và tìm thông tin ở đâu. Bạn có biết phải nói gì khi gửi ước tính không?
Biết cách viết một ước tính sẽ giúp bạn hiểu được những phần tiêu chuẩn này của một ước tính. Ước tính của bạn nên bao gồm:
Bạn cũng có thể quyết định thêm màu sắc và biểu tượng doanh nghiệp của mình để làm cho ước tính chuyên nghiệp hơn và có thương hiệu hơn.
Các phần của một ước tính có quen thuộc không? Các phần của ước tính tương tự như các phần của hóa đơn, là tài liệu cuối cùng yêu cầu khách hàng thanh toán.
Dưới đây là một ví dụ ước tính để cung cấp cho bạn ý tưởng về cấu trúc điển hình mà chúng tuân theo:
Một lần nữa, không có hai ước tính nào giống nhau. Có nhiều loại ước tính khác nhau mà bạn có thể sử dụng, tùy thuộc vào tình huống.
Các loại ước tính khác nhau về mức độ chi tiết mà chúng đưa ra và độ chính xác của tổng chi phí. Các loại ước tính cơ bản bao gồm:
Sau khi gửi ước tính cho khách hàng, công việc của bạn vẫn chưa xong. Đừng để ước tính của bạn thu thập bụi kỹ thuật số. Thay vào đó, bạn nên chuyển nó thành hóa đơn — trừ khi bạn cần sửa đổi hoặc loại bỏ nó.
Giá có quá cao so với khách hàng không? Hoặc, khách hàng có muốn các dịch vụ bổ sung được thêm vào ước tính không?
Nếu khách hàng của bạn cần mở rộng quy mô đối với một số dịch vụ hoặc sản phẩm để tiết kiệm tiền, bạn có thể sửa đổi ước tính. Tương tự như vậy, khách hàng có thể quyết định họ muốn thêm các dịch vụ hoặc sản phẩm bổ sung, tăng giá… và nhắc bạn sửa đổi nó.
Sau khi sửa đổi dự toán, hãy gửi lại cho khách hàng để phê duyệt.
Nếu khách hàng quyết định rằng họ không muốn tiếp tục với ước tính của bạn, bạn có thể loại bỏ ước tính đó. Tuy nhiên, bạn nên lưu nó vào hồ sơ của mình để phòng trường hợp sau này họ đổi ý.
Sau khi ước tính đã sẵn sàng để thực hiện, hãy bám vào nó. Sau khi bạn cung cấp xong hàng hóa hoặc dịch vụ, đã đến lúc lập hóa đơn cho khách hàng. Hợp lý hóa quy trình lập hóa đơn cho khách hàng của bạn bằng cách chuyển ước tính thành hóa đơn.
Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán có khả năng chuyển đổi ước tính thành hóa đơn, việc này có thể đơn giản như nhấp vào một nút.
Nếu bạn không sử dụng phần mềm, hãy lưu ước tính trong hồ sơ để bạn có thể tham khảo. Hãy nhớ cộng hoặc trừ bất kỳ chi phí nào khỏi ước tính trước khi gửi hóa đơn cuối cùng.
Biết cách viết một đề xuất dự toán chi phí cần có thời gian và thực hành. Nhưng khi bạn đã tổng hợp một ước tính, bạn có thể sử dụng mẫu này làm cơ sở cho các ước tính trong tương lai.
Để đơn giản hóa hơn nữa quy trình gửi ước tính cho khách hàng, bạn có thể sử dụng mẫu ước tính công việc. Có sẵn mẫu ước tính công việc:
Bạn có kế hoạch chuyển đổi ước tính của mình thành hóa đơn, thu tiền thanh toán qua thẻ tín dụng và ghi lại giao dịch trong sổ sách của mình không? Nếu vậy, bạn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán để hợp lý hóa quy trình từ đầu đến cuối.
Đang tìm kiếm phần mềm kế toán cho phép bạn tạo ước tính, chuyển ước tính thành hóa đơn và ghi lại khoản thanh toán trong sổ sách của mình? Của người yêu nước Phí bảo hiểm kế toán bạn đã được bảo hiểm. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh các ước tính của mình để phản ánh thương hiệu của doanh nghiệp bạn! Nhận bản dùng thử miễn phí của bạn ngay hôm nay.