Điều hành doanh nghiệp của bạn là rất nhiều công việc. Điều cuối cùng bạn muốn lo lắng là một sai lầm tốn kém từ một sơ suất liên quan đến bảng lương. Trên thực tế, 40% doanh nghiệp nhỏ bị phạt trung bình 850 đô la mỗi năm vì thanh toán không đúng các khoản thuế liên quan đến tiền lương của họ, vì vậy đây là một mối lo ngại không hề nhỏ.
Đối với nhiều chủ doanh nghiệp lần đầu, thường nghĩ thuế kinh doanh giống như thuế thu nhập cá nhân. Nói cách khác, tôi sẽ nộp thuế vào cuối năm (hoặc vào tháng 4!).
Nhưng bạn có biết rằng bạn có thể phải nộp thuế quanh năm? IRS và cơ quan quản lý của mỗi tiểu bang quy định lịch trình thanh toán thuế của bạn và lịch trình này khác nhau giữa mỗi tiểu bang. Ngoài ra, tần suất thanh toán thuế của bạn cũng phụ thuộc vào tần suất trả lương của bạn (ví dụ:hàng tháng, hai tuần một lần).
Một sai lầm khác là thanh toán thuế không khớp với lịch trả lương của nhân viên của bạn. Ví dụ:nếu doanh nghiệp của bạn trả lương hàng tháng cho hầu hết nhân viên của bạn và hàng tháng cho những người khác. Thay vì trả thuế theo kỳ lương của nhân viên, bạn trả thuế hàng tháng cho tất cả mọi người. Bởi vì bạn không khớp các loại thuế của mình dựa trên kỳ trả lương, bạn có thể gặp rủi ro bị phạt thuế. Để bảo vệ doanh nghiệp của bạn, hãy thuê ngoài bảng lương của bạn cho một nhà cung cấp hoặc kế toán bên thứ ba.
Bạn đang bắt đầu công việc kinh doanh của mình và một người bạn sẽ giúp bạn thực hiện một số công việc thiết kế. Lúc đầu, cô ấy đến và đi tùy thích, nhưng doanh nghiệp của bạn sẽ thành công. Giờ đây, cô ấy đến thường xuyên hơn và sử dụng không gian làm việc mà bạn đã tạo cho cô ấy và trên máy tính làm việc. Bạn của bạn là nhân viên hay nhà thầu?
Phân loại sai nhân viên của bạn có thể là một sai lầm tốn kém trên nhiều phương diện. Nếu nhà thầu của bạn thực sự là một nhân viên, bạn có thể đang trả lương thấp hơn. Trung bình, chi phí nhân viên có thể cao hơn 25-30% so với nhà thầu.
Ngoài ra, gần 30% nhân viên bị phân loại sai thành nhà thầu. Bộ Lao động đang đàn áp những người sử dụng lao động đang phân loại sai người lao động là nhà thầu. Sử dụng danh sách kiểm tra hữu ích này để xem nhân viên của bạn là nhân viên hay nhà thầu.
Trên thực tế, báo cáo tốt có thể giúp bạn quản lý doanh nghiệp của mình hoặc giúp bạn tránh bị phạt tiền pháp lý tốn kém. Đối với bảng lương, bạn có nghĩa vụ pháp lý phải lưu giữ một số tài liệu trong hồ sơ:
Biểu mẫu I-9 :Mỗi nhân viên cần điền vào Mẫu I-9 để xác minh rằng họ có đủ điều kiện hợp pháp để làm việc tại Hoa Kỳ. Bạn không cần phải gửi biểu mẫu, nhưng bạn phải giữ nó trong hồ sơ (bản sao kỹ thuật số hoạt động tốt) cho toàn bộ công việc của nhân viên và tối thiểu là 3 năm kể từ ngày thuê hoặc 1 năm kể từ thời hạn ngày nào dài hơn.
Theo tùy chọn, bạn có thể chọn xác minh tình trạng công việc của nhân viên trực tuyến bằng cách sử dụng e-Verify.
Biểu mẫu W-4 :Nhân viên của bạn cũng sẽ cần phải điền vào Mẫu W-4 để xác định khấu trừ thuế của họ (Lưu ý:Bạn không thể làm điều này thay mặt họ). W-4 không cần phải được nộp ở bất cứ đâu, nhưng mỗi công ty được yêu cầu về mặt pháp lý để giữ hồ sơ W-4 của mọi nhân viên trong tối thiểu bốn năm.
Chỉ những nhà cung cấp bảng lương hiện đại như Gusto mới thay mặt bạn và nhân viên của bạn quản lý thuế khấu lưu.
Báo cáo tuyển dụng mới cho các tiểu bang :Mỗi tiểu bang có một bộ phận báo cáo việc thuê mới của bạn. Bạn thường sẽ cung cấp tên, địa chỉ và số an sinh xã hội của nhân viên. Tùy thuộc vào tiểu bang, bạn có thể có bất kỳ khoảng thời gian nào từ vài ngày đến 90 ngày để gửi thông tin này cho tiểu bang. Kiểm tra trang web về thuế, lao động và lực lượng lao động của tiểu bang địa phương của bạn để biết thêm thông tin. Ví dụ:ở California, một nhân viên phải nộp DE-34. May mắn thay, nhà cung cấp dịch vụ trả lương của bạn có thể thay mặt bạn gửi các tài liệu như DE-34 tự động.
Bạn đang bận điều hành công việc kinh doanh của mình nhưng một khoản phạt thuế thực sự có thể khiến công việc kinh doanh của bạn bị ảnh hưởng. Để được trợ giúp, chúng tôi khuyên bạn nên làm việc với một nhà cung cấp dịch vụ trả lương trực tuyến đầy đủ.