Sử dụng Excel cho Kế toán? MỘT KHÔNG CÓ LỚN !!! Microsoft Excel và phần mềm Bảng tính khác có thể cung cấp cho bạn một giao diện dễ dàng để bắt đầu với công việc kế toán của bạn trong giai đoạn đầu, nhưng khi bạn tiếp tục và phát triển các tính năng được yêu cầu và cần thiết có độ phức tạp cao hơn và do đó không thể đạt được bằng sử dụng bất kỳ phần mềm Bảng tính nào.
Chúng tôi đã thực hiện Nghiên cứu của mình dựa trên phản hồi của khách hàng hiện tại đang sử dụng Excel trước khi đến làm việc với chúng tôi tại ZapERP và chúng tôi đã phát hiện ra 5 vấn đề chính cản trở sự phát triển kinh doanh của bạn nếu bạn sử dụng Excel.
Hơn 80% doanh nghiệp không tồn tại được cho rằng quản lý dòng tiền kém là lý do chính (nguồn). Không phải là những doanh nghiệp này không kiếm được tiền, mà là việc dự báo và lập ngân sách ngày càng khó hơn khi công ty phát triển.
2. Trên thực tế, Excel không phải là Dễ dàng (hoặc Trực quan) Không quan trọng bạn có mù chữ hay không, Excel yêu cầu kiến thức chuyên môn về lập trình, đặc biệt nếu bạn cần nó cho báo cáo tài chính. Công thức, bộ lọc, kết nối dữ liệu, v.v. khiến việc thiết lập một bảng tính để đáp ứng các nhu cầu kế toán cơ bản của bạn trở thành một cơn ác mộng! Bạn cũng có thể nhận thấy rằng bạn đang liên tục điều chỉnh mẫu của mình để đạt được kết quả bạn cần - việc làm đúng là hoàn toàn mất thời gian và khó chịu. Hoặc bạn có thể sử dụng phần mềm kế toán có sẵn tất cả các báo cáo và công cụ tổ chức tài chính mà bạn cần.
Làm thế nào để bạn biết phiên bản của tài liệu được cập nhật? Điều gì sẽ xảy ra nếu nhiều người trong doanh nghiệp của bạn cần sử dụng nó cùng một lúc? Trong khi Excel yêu cầu bạn gửi qua lại phiên bản mới nhất qua email, ZapERP cho phép bạn dễ dàng đăng nhập trực tuyến giữa các thiết bị. Nó cũng cho bạn biết những con số bạn đang xem hiện tại.
Ví dụ:không phải bất kỳ nhân viên nào cũng có thể truy cập thông tin nhân sự như mức lương thưởng, số an sinh xã hội và địa chỉ nhà riêng. Bảo mật bị lỗi không chỉ khiến nhân viên của bạn gặp rủi ro mà còn khiến doanh nghiệp của bạn có nguy cơ bị kiện hoặc bị phạt. Vậy câu trả lời của Excel về bảo mật bảng tính là gì? Truy cập bảo vệ bằng mật khẩu. Nói cách khác, mọi người có thể xem toàn bộ bảng tính hoặc bị chặn hoàn toàn. Không cần phải nói, điều này không lý tưởng trong các tình huống mà người dùng yêu cầu các mức độ truy cập khác nhau, giữa việc giữ bí mật với mọi thứ và không có gì.
Nhập dữ liệu thủ công, lỗi do con người và sai công thức có thể gây rối nghiêm trọng cho việc theo dõi và lập kế hoạch tài chính của bạn. Các công cụ phần mềm kế toán dựa trên đám mây như ZapERP, Xero hoặc Intuit QuickBooks hạn chế các lỗi nhập dữ liệu và lưu trữ hồ sơ vì chúng thực hiện hầu hết các công việc khó khăn cho bạn - một cách tự động. Bạn cũng sẽ nhận được chế độ xem trang tổng quan về tất cả dữ liệu tài chính của mình, từ báo cáo chi phí đến bảng chấm công, ngân sách đến báo cáo lưu chuyển tiền tệ - dễ dàng hơn nhiều so với việc quản lý một thư mục chứa đầy bảng tính Excel.
Với phần mềm trực tuyến, mọi thứ đều tự động - nguồn cấp dữ liệu, sao lưu lên đám mây, đồng bộ hóa với các ứng dụng kinh doanh khác. Excel thậm chí không đến gần. Bạn cũng được hưởng lợi từ các tính năng và bản cập nhật mới từ nhà cung cấp phần mềm (miễn phí) và không bị gián đoạn các quy trình kinh doanh. Tất cả đều diễn ra trên đám mây, không yêu cầu giấy phép mới hoặc phí nâng cấp. Cần truy cập dữ liệu kế toán của bạn khi đang di chuyển? Bỏ máy tính xách tay của bạn đi, các dịch vụ phần mềm kế toán dựa trên đám mây cũng có thể truy cập được từ điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn. Bạn cũng có thể cấp cho kế toán hoặc người kế toán của mình đặc quyền truy cập - một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng mọi người đang sử dụng cùng một dữ liệu trong khi việc chia sẻ bảng tính Excel sẽ nhanh chóng mở ra cánh cửa cho phiên bản kiểm soát địa ngục. Lo lắng về Giá cả? Đừng như vậy. Các gói dành cho người mới bắt đầu có giá dưới 1 đô la mỗi tháng trong khi các thỏa thuận mạnh mẽ hơn có giá khoảng 20 đô la mỗi tháng và hầu hết các nhà cung cấp đều cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày. Bạn đã sẵn sàng chuyển từ Excel chưa? Chỉ cần nhấp vào đây để tiếp tục đăng ký.
Có liên quan: 4 Điểm khác biệt chính giữa ERP và Phần mềm Kế toán